Hướng dẫn hạch toán mượn tiền giám đốc

Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận và xử lý kế toán khi doanh nghiệp mượn tiền từ Giám đốc theo đúng bản chất giao dịch.

Nội dung gồm ba phần: phân loại các trường hợp phát sinh (góp vốn chưa hoàn tất, vay không lãi, vay có lãi); nguyên tắc hạch toán tương ứng; và các lưu ý pháp lý – thuế như phân biệt vay với góp vốn, xác định giao dịch liên kết và rủi ro ấn định thuế TNCN.

Tùy vào bản chất của khoản tiền mà giám đốc cho công ty vay, kế toán sẽ có cách hạch toán phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp:

2.1. Giám đốc góp vốn nhưng chưa hoàn tất thủ tục góp vốn

Trong một số trường hợp, giám đốc (đồng thời là chủ sở hữu doanh nghiệp) có thể chuyển tiền vào công ty nhưng chưa hoàn tất thủ tục góp vốn theo quy định. Khi đó, kế toán cần ghi nhận tạm thời số tiền này là khoản tiền góp vốn.

Bút toán ghi nhận khi giám đốc chuyển tiền vào doanh nghiệp:

Nợ TK 111,112

Có TK 411 -Vốn chủ sở hữu

Lưu ý: Nếu sau thời gian cam kết góp vốn mà giám đốc không hoàn tất thủ tục góp vốn, khoản tiền này có thể bị chuyển thành khoản vay từ giám đốc và hạch toán như khoản vay thông thường.

2.2. Giám đốc cho công ty mượn tiền không lãi suất 

• Trường hợp giám đốc hỗ trợ tài chính cho công ty nhưng không tính lãi suất, kế toán ghi nhận khoản vay này như sau:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (Nếu khoản vay là khoản vay dài hạn)

Có TK 338  – Phải trả khác ( Nếu khoản vay là khoản vay ngắn hạn)

• Bút toán khi công ty hoàn trả khoản vay:

Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (Nếu khoản vay là khoản vay dài hạn)

Nợ TK 338  – Phải trả khác ( Nếu khoản vay là khoản vay ngắn hạn)

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

2.3. Giám đốc cho công ty mượn tiền có lãi suất

Nếu khoản vay có lãi suất, kế toán cần ghi nhận chi phí lãi vay vào tài khoản chi phí tài chính (TK 635).

• Bút toán ghi nhận khi nhận khoản vay từ giám đốc:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính

• Bút toán ghi nhận chi phí lãi vay hàng tháng/quý:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính

• Bút toán thanh toán khoản vay khi đến hạn:

Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

Có các TK 111, 112

• Phân biệt rõ khoản vay và khoản góp vốn?

Nếu khoản tiền được chuyển vào công ty mà không có hợp đồng vay hoặc không có kế hoạch hoàn trả, khoản này có thể bị xem là góp vốn thay vì khoản vay.

Nếu vốn điều lệ của công ty chưa góp đủ, việc giám đốc đưa tiền vào doanh nghiệp nên được hạch toán như khoản góp vốn.

• Công ty mượn tiền từ Giám đốc có phải là giao dịch liên kết không?

Việc công ty mượn tiền từ Giám đốc có thể được xác định là giao dịch liên kết, nhưng không phải mọi trường hợp đều được coi là như vậy. Điều này phụ thuộc vào quy mô khoản vay và vị trí của Giám đốc trong doanh nghiệp.

Theo điểm l khoản 2 Điều 5 Nghị định 132/2020/NĐ-CP và theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, một giao dịch mượn tiền giữa công ty và Giám đốc được coi là giao dịch liên kết khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:

• • Điều kiện 1: Giám đốc là người trực tiếp điều hành, kiểm soát doanh nghiệp.
  • Điều kiện 2: Số tiền vay từ Giám đốc ít nhất 10% vốn góp của chủ sở hữu tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Trường hợp không phải giao dịch liên kết: Nếu khoản vay không đạt mức 10% vốn góp của chủ sở hữu hoặc Giám đốc không thuộc nhóm cá nhân điều hành, kiểm soát doanh nghiệp, thì giao dịch này không bị coi là giao dịch liên kết.

Lưu ý : Nếu khoản vay từ Giám đốc được xác định là giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về kê khai, báo cáo và xác định giá giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Việc không thực hiện đúng có thể dẫn đến rủi ro thuế hoặc bị xử phạt do không tuân thủ quy định pháp luật.

• Giám đốc cho công ty mượn tiền không lấy lãi thì có bị ấn định thuế TNCN không?

Trong trường hợp giao dịch mượn tiền từ giám đốc được xác định là giao dịch liên kết và có dấu hiệu không tuân thủ nguyên tắc giao dịch độc lập, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp ấn định thuế. Cụ thể, nếu khoản vay không tính lãi suất hoặc có lãi suất thấp hơn mức thị trường, cơ quan thuế có thể coi phần chênh lệch lãi suất này là thu nhập chịu thuế của giám đốc và tiến hành ấn định thuế TNCN tương ứng.