Hướng dẫn lập biên bản khi lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh

Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện lập biên bản thỏa thuận với người mua trước khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP . Việc này giúp đảm bảo sự đồng thuận giữa hai bên, tuân thủ đúng quy định pháp luật và nâng cao tính minh bạch, hợp pháp trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót.

Nội dung tổng quan bao gồm:

• Giới thiệu điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về việc bắt buộc lập biên bản thỏa thuận khi phát hiện hóa đơn sai sót.
• Các bước lập biên bản điều chỉnh
• Các bước lập biên bản thay thế

Theo điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC: Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

→ Như vậy, theo Thông tư 91/2026/TT-BTC biên bản thỏa thuận không có quy định cụ thể về số lần lần

Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý sai sót theo hình thức thay thế thì khi tiếp tục phát hiện sai sót ở các lần sau, doanh nghiệp phải tiếp tục xử lý theo hình thức thay thế, không được chuyển sang hình thức điều chỉnh.

Vì vậy, hệ thống không cho phép lập Biên bản điều chỉnh đối với hóa đơn đã được xử lý theo hình thức thay thế ở lần đầu.. Tương tự, nếu lần đầu xử lý bằng điều chỉnh thì sẽ không lập Biên bản thay thế cho các lần xử lý tiếp theo.

3.1. Hướng dẫn lập biên bản thay thế hóa đơn

• Tại phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn chức năng Lập biên bản thay thế hóa đơn:

• Chương trình sẽ tự động điều hướng sang phần mềm MISA meInvoice để người dùng thực hiện lập biên bản thay thế hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

3.2. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

• Tại phân hệ Quản lý hóa đơn, nhấn chức năng Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:

• Chương trình sẽ tự động điều hướng sang phần mềm MISA meInvoice để người dùng thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.