Làm thế nào để theo dõi công nợ theo đối tượng cho tài khoản khác 138, 338, 341…?

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và theo dõi công nợ chi tiết theo đối tượng cho các tài khoản khác như 138, 338, 341… trên phần mềm AMIS Kế toán. Mục đích giúp kế toán quản lý và đối chiếu công nợ phát sinh ngoài các tài khoản thông thường 131, 331, đảm bảo việc theo dõi công nợ được chi tiết, chính xác và thống nhất cho từng đối tượng liên quan.

Hiện tại việc theo dõi công nợ theo đối tượng thường theo dõi trên những tài khoản 131, 331… nhưng trên thực tế bạn có phát sinh những tài khoản như 138, 338, 341… và muốn theo dõi công nợ những tài khoản này giống như việc theo dõi cho tài khoản 131, 331…

➤ Giải pháp:

Để theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác 138, 338, 341… theo từng đối tượng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xóa số dư đầu kỳ (Nếu có)

1. Vào Các tiện ích và thiết lập > Nhập số dư ban đầu.
2. Chọn Số dư tài khoản.
3. Chọn Tài khoản cần xóa tại cột Chức năng, tích vào mũi tên ngay sau chữ Sửa và chọn Xóa.

Bước 2: Khai báo tài khoản theo đối tượng

1. Vào Các tiện ích và thiết lập > Quản lý danh mục > Hệ thống tài khoản.
2. Tìm kiếm tài khoản cần khai báo bằng cách vào tab Tìm kiếm theo tên, số tài khoản và Gõ số tài khoản cần khai báo.
3. Tại cột Chức năng chọn Sửa.
4. Tại tab Theo dõi Chi tiết theo tích chọn Đối tượng và nhấn Cất.

Lưu ý: Thông thường, TK 138 theo dõi chi tiết theo đối tượng là Khách hàng, TK 338, 341 theo dõi chi tiết theo đối tượng là Nhà cung cấp.

5. Khi nhấn Cất, phần mềm cảnh báo “Vui lòng thực hiện bảo trì dữ liệu…” thì nên sao lưu dữ liệu và thực hiện bảo trì. Xem hướng dẫn tại đây

Bước 3: Nhập số dư ban đầu (Nếu có)

Thực hiện Nhập số dư ban đầu theo hướng dẫn tại đây

Bước 4: Lập chứng từ phát sinh

Thực hiện nhập phát sinh cho tài khoản theo dõi đối tượng tương ứng từng phân hệ theo hướng dẫn tại đây

Đối với các tài khoản 138, 338, 341,… có tích “Theo dõi theo đối tượng”: 

• Nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng là Khách hàng → xem Báo cáo công nợ phải thu

• Nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng là Nhà cung cấp → xem Báo cáo công nợ phải trả

• Nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng là Nhân viên → xem Báo cáo công nợ nhân viên

Lưu ý: Khi xem Báo cáo công nợ hoặc một số báo cáo khác tại mục Chọn tham số, tab Tài khoản chọn tài khoản tương ứng cần xem báo cáo.

Trong một số trường hợp, đơn vị muốn theo dõi một tài khoản theo nhiều loại đối tượng khác nhau.

Ví dụ:

• TK 1388 vừa muốn theo dõi theo Khách hàng, vừa theo dõi theo Nhân viên

• TK 3388 vừa muốn theo dõi theo Nhà cung cấp, vừa theo dõi theo Nhân viên

Tuy nhiên, trong danh mục Hệ thống tài khoản, mỗi tài khoản chỉ cho phép chọn một loại đối tượng theo dõi chính, nên cần thiết lập phù hợp để đáp ứng nhu cầu quản lý.

=> Giải pháp: Để theo dõi một tài khoản cho nhiều loại đối tượng, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Danh mục \ Hệ thống tài khoản

• Tại tài khoản cần theo dõi (ví dụ 1388, 3388), vẫn tích chọn Theo dõi chi tiết theo đối tượng là Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp).

Bước 2: Vào Danh mục \ Nhân viên

• Tại các nhân viên cần theo dõi công nợ, tích chọn thêm ô Là khách hàng (hoặc Là nhà cung cấp).

Sau khi thiết lập, nhân viên sẽ đồng thời được quản lý như một khách hàng/nhà cung cấp, từ đó có thể hạch toán và theo dõi công nợ trên cùng tài khoản theo nhu cầu quản lý của đơn vị.