Làm thế nào khi lấy Hóa đơn đầu vào về AMIS thì phần mềm báo Hóa đơn không hợp lệ?

Nguyên nhân:  Thông tin Công ty của bạn trên Cơ cấu tổ chức của phần mềm MeInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào (Invbot) khác với Thông tin người mua trên Hóa đơn

Giải pháp : Để xử lý cảnh báo Sai tên/địa chỉ người mua hàng, anh/chị thao tác như sau:

• Vào phân hệ Mua hàng \ Xử lý hóa đơn đầu vào \ tích dấu 3 chấm ở mục Đơn vị nhận hóa đơn \ Mở MISA meInvoice -> phần mềm sẽ điều hướng lên web Meinvoice xử lý hóa đơn

• Trên giao diện web Meinvoice xử lý hóa đơn, vào Cơ cấu tổ chức \ tích dấu 3 chấm cuối dòng tên đơn vị \ Chỉnh sửa

• Kiểm tra lại thông tin tên công ty, địa chỉ đã khai báo. Trường hợp sai, Anh chị có thể tích chuột vào để sửa lại hoặc ấn Thêm dòng để khai báo thêm thông tin mới (trong trường hợp công ty có thay đổi về tên công ty / địa chỉ)
• Nhấn Lưu

• Sau khi khai báo thông tin đơn vị xong, Anh chị vào Hóa đơn đầu vào \ tích chọn các hóa đơn bị sai thông tin người mua \ tích chọn dấu 3 chấm \ Kiểm tra lại. 

• Quay lại AMIS kế toán, tại tab Xử lý hóa đơn đầu vào, Anh chị tích chọn biểu tượng mũi tên xoay chiều để Lấy lại dữ liệu

Lưu ý:

• Trên giao diện xem hóa đơn đầu vào, Anh chị cũng có thể ấn Chấp nhận tên người mua/địa chỉ này nếu như thông tin trên hóa đơn đã chính xác nhưng chỉ khác 1 ký tự đặc biệt hoặc viết tắt. 

• Việc thay đổi thông tin đơn vị trên MeInvoice – xử lý hóa đơn đầu vào được thực hiện độc lập đối với thay đổi thông tin công ty trên MeInvoice – phát hành hóa đơn. Vì vậy nếu đơn vị mới chỉ thay đổi thông tin công ty trên Hồ sơ hóa đơn điện tử của MeInvoice – phát hành hóa đơn và gửi tờ khai thay đổi thông tin cho CQT (nếu có) thì bên MeInvoice – xử lý hóa đơn đầu vào vẫn sẽ báo sai thông tin người mua, Anh chị cần thực hiện thêm thao tác thay đổi thông tin theo hướng dẫn ở các bước trên. 

Nguyên nhân : Phần mềm đang đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn so với thông tin của người bán trên trang web http://tracuunnt.gdt.gov.vn, nếu thông tin khác nhau (kể cả khác về các ký tự viết tắt, khoảng trắng…) thì sẽ cảnh báo để người dùng kiểm tra lại.

Giải pháp:

• Truy cập vào trang http://tracuunnt.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế và kiểm tra thông tin công ty xem có khớp với Hóa đơn không, nếu thông tin trên trang này cũng bị sai thì cần báo lại bên người bán liên hệ lên CQT để nhờ kiểm tra cập nhật thông tin đúng.
• Trường hợp thông tin sai lệch không nghiêm trọng (do viết tắt, có khoảng trắng, sai khác dấu chấm phẩy, thiếu chữ Tỉnh/Thành phố hoặc tên đất nước…) và mã số thuế người bán vẫn đúng, đồng thời đơn vị chấp nhận thông tin này thì Anh chị có thể bỏ qua hoặc nhấn Chấp nhận tên người bán / địa chỉ này

Biểu hiện: Khi kiểm tra phần mềm cảnh báo chữ ký số NCC không hợp lệ

Hoặc trên giao diện danh sách hóa đơn đầu vào, kết quả kiểm tra thể hiện thông báo: Thông tin thuê bao chứng thư số không hợp lệ.

Phần mềm sẽ liệt kê các thông tin về chứng thư số (nhà phát hành, ngày hiệu lực, ngày ký…). Anh/chị kiểm tra xem thông báo lỗi cụ thể là gì:

– Nếu cảnh báo chữ ký số NCC không hợp lệ hoặc Thông tin thuê bao chứng thư số không hợp lệ:

• Nếu lỗi do ngày ký khác ngày phát hành hóa đơn:
  • Theo quy định hiện hành, ngày ký và ngày phát hành hóa đơn không bắt buộc trùng nhau. Tuy nhiên, quy định mới nêu rõ ngày ký số trên hóa đơn không được chậm quá 01 ngày làm việc so với ngày lập hóa đơn. Phần mềm kiểm tra và hiện cảnh báo: cảnh báo nếu ngày ký số lệch với ngày hóa đơn nhiều hơn 1 ngày.
  • Anh/chị nhấn nút Chấp nhận hóa đơn có ngày ký và ngày phát hành hóa đơn không trùng nhau là hóa đơn hợp lệ trên giao diện kiểm tra chi tiết.

• Nếu do nguyên nhân khác: Liên hệ với người bán để người bán tự tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục với nhà cung cấp chữ ký số

– Nếu vẫn muốn chấp nhận hóa đơn hợp lệ, kế toán nhấn nút Chấp nhận hóa đơn hợp lệ trên giao diện kiểm tra chi tiết.