1. Tổng quan
Hướng dẫn anh/chị thiết lập quy trình tự động trên nhằm chuẩn hóa và thực thi các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng, thanh toán và quyết toán tạm ứng.Từ đó, các quy trình nghiệp vụ kế toán có thể được phân công người xử lý một cách chính xác, luân chuyển đến đúng cấp phê duyệt, kiểm soát trạng thái xử lý và lưu vết đầy đủ trong từng bước.
Nội dung gồm hướng dẫn bao gồm:
- Thiết lập tự động hóa các quy trình
- Phát hành quy trình và gửi thông báo qua AMIS Chat
Đối tượng áp dụng: Quản trị hệ thống, quản trị ứng dụng và nhân viên phụ trách thiết lập, vận hành quy trình trên AMIS Quy trình.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập tự động hóa các quy trình
Tính năng Thiết lập tự động cho phép anh/chị trải nghiệm thử các quy trình như tạm ứng, thanh toán và quyết toán tạm ứng ngay trên giao diện AMIS Kế toán. Qua đó, anh/chị có thể nắm được cách vận hành của AMIS Quy trình trước khi phát hành chính thức.
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt\Tiền gửi Tab Quy trình bấm Thiết lập tự động.
Bước 2: Tại màn hình Quy trình tạm ứng bấm Sử dụng ngay
Bước 3: Màn hình tự động chuyển sang giao diện AMIS Quy trình, người dùng Xem phim giới thiệu, sau đó bấm Tiếp tục.
Bước 4: Chương trình hiển thị giao diện xem Thao tác mô phỏng, anh/chị xem để nắm được luồng thực hiện, sau đó bấm Tiếp tục.
Bước 5: Tiếp theo anh/chị thực hiện các thao tác Chạy thử nghiệm để làm quen với luồng thao tác.
2.2. Phát hành quy trình và gửi thông báo qua AMIS Chat
Bước 1: Khi quy trình đã phù hợp, kế toán nhấn Phát hành.
Bước 2: Chương trình sẽ chuyển đến giao diện thiết lập nội dung và đối tượng nhận thông báo qua AMIS Chat để cán bộ nhân viên nắm được quy định mới.
Bước 3: Mục danh sách thành viên, chương trình hiển thị các đối tượng sẽ gửi thông báo phát hành quy trình.
Lưu ý: Với những nhân viên chưa kích hoạt tài khoản, anh/chị có thể nhấn Mời thành viên, sau đó nhập SĐT/Email để chương trình gửi qua Zalo, email hoặc SMS, giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận thông tin, kích hoạt tài khoản và tham gia quy trình.
Bước 4: Tại mục Thiết lập thông báo phát hành, chương trình đã mặc định sẵn nội dung thông báo cơ bản, anh/chị có thể chỉnh sửa nội dung Thông báo đến Cán bộ nhân viên/Ban lãnh đạo & giám đốc.
Lưu ý: Anh/chị có thể tùy chọn bật/tắt gửi thông báo tới các đối tượng CBNV, Ban lãnh đạo & Giám đốc
Bước 5: Phát hành quy trình:
- Kiểm tra lại danh sách Thành viên trong quy trình và nội dung thông báo.
- Nhấn nút Phát hành ở góc dưới cùng bên phải màn hình.
- Hệ thống sẽ chính thức áp dụng quy trình và gửi các thông báo đã thiết lập đến đúng đối tượng qua AMIS Chat.
