11. Thương mại máy vi tính, linh kiện điện tử (MỚI)

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Khai báo Khách hàng/Nhà cung cấp: Vào Danh mục → Đối tượng, tạo khách lẻ/khách doanh nghiệp và nhà cung cấp linh kiện, hãng, đại lý.
2. Khai báo Hàng hóa: Vào Danh mục → Vật tư hàng hóa, tạo mã theo nhóm: Máy (Laptop/PC), Linh kiện (CPU/RAM/SSD…), Phụ kiện (chuột/phím/dây…)
3. Khai báo Kho: Tạo kho Kho hàng, Kho bảo hành (nếu doanh nghiệp tách), Kho trưng bày (nếu có quản lý riêng).
4. Khai báo nhóm hàng: Nhóm theo hãng/dòng sản phẩm để lên báo cáo doanh thu, lãi gộp theo nhóm.
5. Nhập tồn kho ban đầu: Nhập số lượng và giá trị theo từng mã hàng/kho (nếu có serial thì nhập theo quy trình doanh nghiệp đang áp dụng).
6. Nhập công nợ ban đầu: Nhập số dư 131 và 331 theo từng đối tượng, ưu tiên nhập chi tiết theo hóa đơn để đối trừ chuẩn.

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện:

1. Lập chứng từ mua hàng: Vào Nghiệp vụ → Mua hàng, chọn nhà cung cấp, ngày chứng từ.
2. Chọn hàng hóa mua: Chọn đúng mã hàng (máy/linh kiện/phụ kiện), nhập số lượng, đơn giá, thuế suất.
3. Nhập kho: Chọn kho nhập (Kho hàng/Kho trưng bày…), kiểm tra hạch toán giá trị vào hàng hóa.
4. Ghi nhận thanh toán hoặc công nợ: Nếu chưa thanh toán, theo dõi 331 theo hóa đơn; nếu thanh toán ngay thì ghi nhận qua quỹ/ngân hàng.
5. Đối chiếu: Kiểm tra tồn kho, công nợ phải trả và bảng kê mua vào (nếu kê khai thuế GTGT).

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Mua hàng nhập kho: Nợ 156 (và Nợ 1331 nếu khấu trừ) / Có 111/112/331

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện (đúng luồng lắp ráp/tháo dỡ):

1. Chuẩn bị danh mục: Đảm bảo đã có mã thành phẩm/bộ (VD: PC-BUILD01) và mã linh kiện (CPU/RAM/SSD…).
2. Lập chứng từ Lắp ráp: Vào nghiệp vụ Lắp ráp/Tháo dỡ (theo phân hệ phần mềm), chọn hàng hóa tạo thành (bộ PC) và linh kiện cấu thành.
3. Chọn kho xuất linh kiện và kho nhập bộ: Thống nhất kho để tránh lệch tồn (thường cùng 1 kho, hoặc xuất kho linh kiện và nhập kho thành phẩm).
4. Ghi nhận số lượng và kiểm tra giá trị: Hệ thống sẽ giảm tồn linh kiện và tăng tồn bộ PC theo thiết lập, đảm bảo tổng giá trị hợp lý.
5. Tháo dỡ (nếu có): Lập chứng từ tháo dỡ để giảm tồn bộ và tăng tồn linh kiện theo thực tế.

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện:

1. Lập chứng từ bán hàng: Vào Bán hàng → Bán hàng hóa, chọn khách hàng (khách lẻ/khách doanh nghiệp), điều khoản thanh toán.
2. Chọn mặt hàng bán: Chọn đúng mã hàng (máy/bộ PC/linh kiện), nhập số lượng, đơn giá, chiết khấu (nếu có), thuế suất.
3. Xuất kho: Hệ thống ghi nhận xuất kho theo chứng từ bán (đảm bảo chọn đúng kho xuất).
4. Xuất hóa đơn: Phát hành hóa đơn theo quy định (và theo dõi công nợ theo hóa đơn nếu bán chịu).
5. Ghi nhận bảo hành: Ghi nhận thông tin bảo hành theo chính sách doanh nghiệp (thời hạn, điều kiện, thông tin sản phẩm/serial nếu có).
6. Xử lý bảo hành phát sinh: Khi khách mang hàng bảo hành, ghi nhận tiếp nhận, xử lý đổi/trả/sửa và đối chiếu chi phí liên quan theo quy trình nội bộ.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Ghi nhận doanh thu: Nợ 111/112/131 / Có 511 (và Có 3331 nếu có)
• Ghi nhận giá vốn: Nợ 632 / Có 156

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Thu tiền khách hàng: Vào Quỹ/Ngân hàng → Thu tiền, chọn Thu tiền khách hàng, tích chọn đúng hóa đơn để đối trừ công nợ.
2. Chi phí vận hành: Lập chứng từ chi phí (thuê mặt bằng, điện nước, internet, marketing…), hạch toán vào 641/642 theo thực tế.
3. Hạch toán lương: Ghi nhận lương nhân viên bán hàng, kỹ thuật, kho, quản lý:
   • 641: bộ phận bán hàng/marketing.
   • 642: quản lý, hành chính, kỹ thuật hỗ trợ, kho (tùy cơ cấu DN).
4. Đối chiếu: Kiểm tra số dư quỹ/ngân hàng, công nợ phải thu và tuổi nợ.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Thu tiền: Nợ 111/112 / Có 131
• Ghi nhận lương: Nợ 641/642 / Có 334

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Phân loại: Xác định tài sản thuộc TSCĐ hay CCDC theo chính sách DN.
2. Ghi tăng CCDC: Vào Công cụ dụng cụ → Ghi tăng, khai báo dụng cụ lắp ráp/sửa chữa.
3. Tính phân bổ CCDC: Vào Công cụ dụng cụ → Tính phân bổ, phân bổ vào 641/642 theo bộ phận dùng.
4. Ghi tăng TSCĐ: Vào Tài sản cố định → Ghi tăng, khai báo tài sản (nguyên giá, ngày sử dụng, thời gian khấu hao).
5. Tính khấu hao: Vào Tài sản cố định → Tính khấu hao theo tháng, hạch toán vào 641/642.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Khấu hao TSCĐ: Nợ 641/642 / Có 214
• Phân bổ CCDC: Nợ 641/642 / Có 242 (hoặc TK phân bổ tương ứng)

Xem phim hướng dẫn:

Các nghiệp vụ thực hiện:

1. Tính giá xuất kho: Chạy chức năng Tính giá xuất kho theo kỳ để cập nhật giá vốn.
2. Đối chiếu mua vào/bán ra: Kiểm tra hóa đơn, thuế suất, bảng kê thuế.
3. Hạch toán thuế (nếu có): Thực hiện bút toán thuế theo tờ khai và số liệu phát sinh.
4. Kết chuyển lãi lỗ: Thực hiện kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
5. Lập báo cáo: Lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị theo nhu cầu.

Xem phim hướng dẫn:

Các báo cáo trọng yếu:

• Báo cáo bán hàng: Doanh thu theo khách hàng, theo mặt hàng/nhóm hàng, theo nhân viên (nếu theo dõi).
• Báo cáo lãi gộp: Doanh thu – giá vốn theo mặt hàng/nhóm hàng để biết mặt hàng nào “nuôi” cửa hàng.
• Báo cáo tồn kho: Tồn kho theo kho, theo nhóm hàng, theo vòng quay tồn kho.
• Báo cáo công nợ phải thu: Công nợ theo khách hàng, theo hóa đơn, tuổi nợ.
• Báo cáo thu chi: Dòng tiền theo kỳ, theo khoản mục.