Trả lương tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng

Bài viết này giúp kế toán và nhân sự nắm được quy trình, nguyên tắc định khoản và cách thực hiện nghiệp vụ tạm ứng tiền lương cho nhân viên trên phần mềm, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, minh bạch và đúng quy định nội bộ.

Nội dung bài viết gồm: Quy trình tạm ứng lương, định khoản kế toán, hướng dẫn thao tác lập và in phiếu chi trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, nhân sự hoặc người phụ trách thực hiện, quản lý nghiệp vụ tạm ứng lương trên phần mềm.

• Bước 1: Nhân viên làm đề nghị tạm ứng tiền lương bằng văn bản hoặc biểu mẫu theo nội quy công ty.
• Bước 2: Bộ phận kế toán hoặc nhân sự thẩm định và duyệt đề nghị tạm ứng dựa trên quy định công ty.
• Bước 3: Lập phiếu chi tiền tạm ứng hoặc lệnh chi theo quy định, ghi rõ số tiền, tên người nhận, mục đích.
• Bước 4: Kê khai, xác nhận ký nhận tiền tạm ứng của nhân viên.
• Bước 5: Thanh toán tiền tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Bước 6: Ghi nhận nghiệp vụ kế toán, theo dõi số tiền tạm ứng trên sổ kế toán.
• Bước 7: Quyết toán tạm ứng khi trả lương chính thức: Trừ số tiền đã ứng trước, phần còn lại chi trả cho nhân viên.

Lưu ý:

• Việc tạm ứng phải có giấy đề nghị và phê duyệt rõ ràng, tránh thất thoát.
• Số tiền tạm ứng không vượt quá quy định hoặc thỏa thuận trong nội quy lao động.
• Nhân viên phải hoàn trả số tạm ứng nếu thôi việc hoặc không làm đủ thời gian quy định.

Nợ TK 334              Phải trả người lao động

Có TK 112    Tiền gửi ngân hàng

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi\tab Thu, chi tiền, chọn Thêm

Bước 2: Chọn lý do chi là Trả lương tạm ứng cho nhân viên:

Bước 3: Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ

Bước 4: Nhấn Cất

Bước 5: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

Lưu ý: Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ trả lương tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây.