Hướng dẫn triển khai AMIS Education

1. Thực trạng việc học và thi môn kế toán máy tại các trường

1.1. Quá trình học môn kế toán máy

• Giáo viên sẽ giảng dạy, hướng dẫn sinh viên học và thực hành các nghiệp vụ Kế toán máy trên trên phần mềm kế toán.
• Sau đó, giáo viên sẽ phân quyền sinh viên vào phần mềm kế toán để các sinh viên có thể nhập liệu trực tiếp trên phần mềm, thực hành các nghiệp vụ đã học.

=> Giáo viên mong muốn sinh viên có thể thao tác thực hành các nghiệp vụ kế toán máy đã học trên phần mềm Kế toán.

1.2. Quá trình thi môn kế toán máy tại trường

• Giáo viên phát bài thi giấy cho sinh viên. Mỗi sinh viên sẽ thực hành trên 1 máy vi tính, sinh viên sẽ căn cứ vào đề thi giấy để làm bài thi trên phần mềm kế toán. Sinh viên chỉ được phép làm bài trong khoảng thời gian quy định (khoảng 90p).
• Sau khi thi xong, sinh viên sẽ nộp bài thi cho giáo viên thông qua các việc xuất các báo cáo bản mềm theo yêu cầu (VD: Bảng cân đối tài khoản, Sổ nhật ký chung,…) để giáo viên chấm thi.

=> Giáo viên mong muốn sinh viên có thể làm bài thi trên phần mềm kế toán và nộp bài thi môn kế toán máy theo yêu cầu.

1.3. Kết thúc quá trình thi môn Kế toán máy

• Đối với những trường học phần mềm kế toán offline: Giáo viên sẽ xuất file backup để lưu trữ. Trong quá trình chấm thi, nếu sinh viên phúc khảo thì nhập file backup vào phần mềm để kiểm tra.
• Một số trường chỉ cần lưu lại bộ báo cáo sinh viên xuất ra để lưu trữ.

=> Giáo viên mong muốn lưu trữ được bài thi của sinh viên và có thể kiểm tra lại kết quả trên phần mềm khi cấn thiết.

1.4. Kết thúc khóa học theo từng lớp

• Giáo viên thực hiện xóa các lớp cũ để thực hiện tạo các lớp mới vào phần mềm, phục vụ các khóa học tiếp theo.

=> Giáo viên mong muốn có thể xóa các lớp học cũ trên phần mềm kế toán để tiếp tục theo dõi và nhập các lớp mới.

2. Giải pháp đáp ứng trên AMIS Education

• Quản lý mỗi dữ liệu là 1 lớp học. Mỗi sinh viên là 1 chi nhánh tương ứng với từng lớp và sinh viên chỉ được phép nhập liệu trên chi nhánh của mình.
• Không thực hiện check license đối với gói Education: Luôn đầy đủ các nghiệp vụ, không giới hạn thời gian sử dụng, không giới hạn số lượng dữ liệu và không giới hạn số lượng user truy cập vào phần mềm.

3. Các bước triển khai AMIS Education

3.1. Thực hiện thêm trường học trên phần mềm

• Khi trường học có nhu cầu sử dụng phần mềm thì ban phát triển kinh doanh thực hiện gửi mail cho dự án AMIS Platform để dự án thực hiện tạo mới trường học:

• Các thông tin trong email để tạo mới trường học trên phần mềm bao gồm:
  • Họ và Tên người quản lý trường học.
  • Số điện thoại người quản lý trường học.
  • Email người quản lý trường học.
  • Mã số thuế của trường học.
  • Tên trường học.
  • Địa chỉ trường học.

3.2. Quản lý lớp học trong quá trình học môn kế toán máy

Sau khi thực hiện tạo mới trường học. Truy cập vào đường link:https://amiseduapp.misa.vn thực hiện các bước sau để quản lý lớp học:

Bước 1: Thực hiện thêm các đơn vị là các lớp học và thêm hàng loạt giáo viên, sinh viên của khóa học trên AMIS Platform.

• Vào Hệ thống\Cơ cấu tổ chức trên AMIS Platform, chọ chức năng Nhập khẩu:

• Thực hiện nhập khẩu danh sách khoa, lớp học vào chương trình:
  • Mỗi khoa là 1 chi nhánh.
  • Mỗi lớp là 1 phòng ban thuộc khoa.

• Trên file nhập khẩu danh sách các thành viên:
  • Nhập các thông tin của giáo viên và chọn đơn vị công tác của giáo viên.
  • Nhập các thông tin của sinh viên và chọn đơn vị công tác là các lớp tương ứng.

Lưu ý: Những sinh viên có tên trùng nhau thì thêm số 1, 2,… vào tên để dễ phân biệt. VD: Đoàn Thị Thảo 1, Đoàn Thị Thảo 2.

Bước 2: Thực hiện tạo hàng loạt dữ liệu tương ứng là các lớp học trên AMIS Kế toán

• Vào ứng dụng Kế toán thực hiện khởi tạo hàng loạt các dữ liệu kế toán:
  • Nhập danh sách dữ liệu (Tương ứng là các lớp học của khóa học).
  • Chọn Quản trị dữ liệu của từng dữ liệu (Tương ứng là giáo viên chủ nhiệm của từng lớp).

Lưu ý:

• • Chỉ người dùng có quyền Quản trị ứng dụng Kế toán hoặc quản trị của hệ thống AMIS mới được khởi tạo dữ liệu kế toán đầu tiên.
  • Chỉ được phép tạo tối đa 50 dữ liệu 1 lần.
• Thực hiện chọn các thông tin tùy chọn của dữ liệu cho tất cả các dữ liệu kế toán đã nhập:

• Sau khi hoàn thành khởi tạo hàng loạt dữ liệu, người khởi tạo có thể xem kết quả khởi tạo bằng các cách sau:
  • Cách 1: Chương trình sẽ gửi email thông báo kết quả khởi tạo dữ liệu cho người tạo (dựa theo email Misa ID). Người dùng có thể nhấn: Xem kết quả để xem danh kết quả khởi tạo dữ liệu.

• • Cách 2: Trên dữ liệu người khởi tạo đang làm việc trên AMIS Kế toán chương trình sẽ gửi thông báo trên toast và quả chuông. Tại đây người dùng có thể nhấn: Xem kết quả để xem danh kết quả khởi tạo dữ liệu.

• Danh sách Kết quả khởi tạo hàng loạt dữ liệu:
  • Hiển thị danh sách các dữ liệu khởi tạo thành công và khởi tạo không thành công.
  • Nếu có dữ liệu khởi không thành công người dùng có thể dùng chức năng Tạo lại dữ liệu lỗi để khởi tạo danh sách các dữ liệu lỗi với các thông tin khởi tạo giống như ban đầu.

Bước 3: Thực hiện tạo hàng loạt chi nhánh tương ứng với từng sinh viên của lớp trên AMIS Kế toán

• Vào Dữ liệu kế toán (Tương ứng là lớp học)\Danh mục CCTC thực hiện nhập từ excel danh sách chi nhánh (Tương ứng là danh sách sinh viên của lớp học đó).
  • Nhập Mã, Tên sinh viên.
  • Nhập Thuộc đơn vị là Tổng công ty.
  • Chọn Cấp tổ chức Chi nhánh, hình thức hạch toán: Hạch toán độc lập

Lưu ý:

• • Những sinh viên có tên trùng nhau thì thêm số 1, 2,… vào tên để dễ phân biệt. VD: Đoàn Thị Thảo 1, Đoàn Thị Thảo 2.
  • Các thông tin trên file này có thể lấy từ file nhập khẩu Thành viên ban đầu.

Bước 4: Thực hiện phân quyền cho sinh viên vào dữ liệu kế toán để thực hành

Mỗi sinh viên sẽ được phân quyền vào 1 chi nhánh để làm việc. Hệ thống cho phép lấy hàng loạt sinh viên đã khai báo trên AMIS Platform về AMIS Kế toán và phân quyền chi nhánh làm việc cho sinh viên đó.

• Vào Quản lý người dùng\Nhấn thêm người dùng hàng loạt:

• Trên màn Chọn người dùng:
  • Tại combo đơn vị: Chọn đơn đơn vị (Tương ứng là lớp học) để lấy người dùng về. Chương trình sẽ load các người dùng trên AMIS Platform thuộc lớp học đã chọn.
  • Sau khi Chọn lớp học => Thực hiện Chọn tất cả người dùng (Tương ứng là sinh viên của lớp) để kéo về dữ liệu làm việc.

• Trên giao diện Chọn chi nhánh:
  • Thực hiện chọn chi nhánh làm việc cho các sinh viên của lớp học.
  • Chương trình sẽ tự động ngầm định chi nhánh làm việc cho các sinh viên nếu Tên chi nhánh = Tên người dùng.

• Trên giao diện Chọn vai trò:
  • Thực hiện vai trò làm việc cho tất cả các sinh viên của lớp học.
  • Chương trình ngầm định mang đi 2 vai trò: Quản trị hệ thống và Học viên. Trường học có thể phân quyền lại cho các vai trò.

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, sinh viên của lớp học có thể vào nhập liệu trên chi nhánh được phân quyền.

3.3. Quản lý lớp học trong quá trình thi môn kế toán máy

• Sau khi Giáo viên phát bài thi, sinh viên thực hành làm bài thi trên phần mềm. Làm bài xong sinh viên thực hiện kết xuất excel/pdf báo cáo theo yêu cầu và nộp bài.
• Khi hết giờ làm bài thi giáo viên coi thi thực hiện đẩy sinh viên của lớp ra khỏi phần mềm bằng cách:
  • Trên chức năng Quản lý người dùng thực hiện lọc các người dùng có vai trò là: Học viên.
  • Sau đó chọn tất cả Sinh viên. Thực hiện hàng loạt => Nhấn Ngừng hoạt động tất cả các sinh viên.

Sau khi ngừng kích hoạt thì các sinh viên của lớp đó sẽ không được vào phần mềm nữa.

3.4. Quản lý lớp học sau khi kết thúc khóa học

Sau khi kết thúc khóa học: Người quản lý các lớp học sẽ thực hiện xóa các lớp học cũ (nếu có nhu cầu) để chuẩn bị cho các khóa học mới.

• Vào Quản lý dữ liệu, chọn các lớp học muốn xóa.
• Chọn chức năng thực hiện hàng loạt => Nhấn Xóa.