Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Bài viết hướng dẫn cách lập phiếu chi để hạch toán nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt trên phần mềm, giúp kế toán ghi nhận chính xác khoản ứng trước theo hợp đồng mua hàng đã thỏa thuận và đảm bảo cập nhật đầy đủ vào sổ quỹ và sổ kế toán.
Nghiệp vụ này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán trước tiền hàng cho nhà cung cấp theo thỏa thuận,  nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng hoặc điều kiện thanh toán đã ký kết.

Khi trả trước tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, hạch toán:

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Nghiệp vụ “Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt” được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, chọn tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Chi tiền.

Bước 2: Chọn lý do chi là Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn).

Bước 3: Khai báo thông tin chi tiết chứng từ

• Thông tin nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp đang thực hiện trả trước tiền
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu chi
• Thông tin hạch toán chi tiết: Diễn giải, Tài khoản, Số tiền
• Các thông tin thống kê khác (nếu cần)

Bước 4: Nhấn Cất

Lưu ý:

• Nếu cần in phiếu chi: Chọn chức năng In, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.

• Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.