Kiểm kê kho

Để phục vụ cho công tác Quyết toán báo cáo tài chính, vào cuối kỳ Kế toán đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có theo đúng quy định.

• Xem các quy định và quy trình thực hiện kiểm kê tại đây.

Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:

1. Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán hàng tồn kho và cách xử lý tại đây.

2. Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê theo một trong các trường hợp sau:

Với những vật tư, hàng hóa phát sinh chênh lệch, Kế toán có thể xử lý như sau:

• Chọn Lập phiếu nhập trên bảng kiểm kê, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho cho các vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế > Số liệu trên sổ kế toán.

Lưu ý:

• Nếu khi lập bảng kiểm kê, Anh/Chị tích chọn “Kiểm kê giá trị” và có chênh lệch giá trị so với sổ kế toán, thì khi lập phiếu nhập kho từ kiểm kê, hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị chênh lệch.
• Ngược lại, nếu không tích chọn “Kiểm kê giá trị”, phiếu nhập kho sẽ không có giá trị và Anh/Chị cần nhập tay số tiền chênh lệch (nếu có).

• Chọn Lập phiếu xuất trên bảng kiểm kê, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho cho các vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế < Số liệu trên sổ kế toán.

• Sau khi xử lý kết quả kiểm kê, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa\tab Kết quả xử lý.

Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn trong đơn vị theo quy định, Kế toán tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê hàng tồn kho) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.

Vấn đề: đơn vị thực hiện kiểm kê kho thì phần mềm hiển thị cảnh báo “Vật tư <…> ko thể điều chỉnh vừa tăng vừa giảm cho một vật tư trong một kho”

Nguyên nhân: do mặt hàng đang báo lỗi được kiểm kê tăng số lượng (chênh lệch số lượng dương) nhưng giảm giá trị (chênh lệch giá trị âm) hoặc ngược lại kiểm kê giảm số lượng (chênh lệch số lượng âm) nhưng tăng giá trị (chênh lệch giá trị dương) trong cùng 1 mã kho

Giải pháp: Theo nguyên tắc khi kiểm kê trong cùng 1 kho, Anh chị điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa thì giá trị hàng hóa đó cũng phải tăng/giảm tương ứng (cùng thể hiện chênh lệch dấu dương/âm)

=> Anh chị kiểm tra lại cột số lượng, giá trị theo kiểm kê và so sánh với cột số lượng, giá trị theo sổ kế toán để đảm bảo cùng chênh lệch tăng/giảm.

Vấn đề

Khi cất bảng kiểm kê kho, phần mềm báo lỗi: “Tổng số lượng các cột Còn tốt 100%, Kém phẩm chất, Mất phẩm chất đang không khớp với số lượng kiểm kê”, nên không thể cất bảng kiểm kê.

Biểu hiện

• Khi cất bảng kiểm kê, phần mềm cảnh báo tổng số lượng tại nhóm cột Phẩm chất không khớp với Số lượng theo kiểm kê.
• Đã nhập Số lượng theo kiểm kê nhưng chưa phân bổ đầy đủ số lượng vào các cột Còn tốt 100%, Kém phẩm chất, Mất phẩm chất.
• Tổng số lượng hàng hóa tại các cột Còn tốt 100%, Kém phẩm chất, Mất phẩm chất lớn hơn hoặc nhỏ hơn Số lượng theo kiểm kê.
• Không thể cất bảng kiểm kê do thông tin phân loại phẩm chất hàng hóa chưa khớp với số lượng thực tế kiểm kê.

Nguyên nhân

Do tổng số lượng hàng hóa được phân loại theo Phẩm chất không bằng Số lượng theo kiểm kê.

Giải pháp

Khi kiểm kê kho có điều chỉnh về số lượng hàng hóa, Anh chị cần nhập và phân loại đầy đủ số lượng hàng hóa theo từng nhóm phẩm chất, đảm bảo:

Số lượng còn tốt 100% + Số lượng kém phẩm chất + Số lượng mất phẩm chất = Số lượng theo kiểm kê

Việc phân loại phẩm chất nhằm xác định trong tổng số lượng hàng hóa tồn thực tế theo kiểm kê có bao nhiêu hàng còn tốt, bao nhiêu hàng kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất, phục vụ việc thống kê và theo dõi hàng tồn kho.

Ví dụ:
Số lượng theo kiểm kê là 100 sản phẩm, Anh chị có thể phân loại:

• Còn tốt 100%: 80 sản phẩm
• Kém phẩm chất: 15 sản phẩm
• Mất phẩm chất: 5 sản phẩm

Khi đó: 80 + 15 + 5 = 100, khớp với số lượng theo kiểm kê và có thể cất bảng kiểm kê.