Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến Khế ước đi vay

Vấn đề: Khi khai báo khế ước đi vay và thực hiện cất dữ liệu, phần mềm không cho phép lưu và hiển thị thông báo lỗi liên quan đến Ngày trả nợ gốc đầu tiên và Ngày trả lãi đầu tiên: “Ngày trả gốc đầu tiên không được nhỏ hơn ngày trả lãi đầu tiên” hoặc “Ngày trả gốc đầu tiên không được khác ngày trả lãi đầu tiên”

Nguyên nhân

• Theo cơ chế của phần mềm, khi khai báo khế ước vay, nếu đơn vị chọn trả gốc và trả lãi cùng 1 kỳ (ví dụ cùng trả Hàng tháng hoặc Hàng quý) thì ngày trả nợ gốc đầu tiên và ngày trả lãi đầu tiên phải bằng nhau. Nếu đơn vị nhập 2 trường này khác ngày nhau trong cùng kỳ, phần mềm sẽ báo lỗi “Ngày trả gốc đầu tiên không được khác ngày trả lãi đầu tiên”
• Nếu đơn vị chọn trả gốc và trả lãi khác kỳ (kỳ trả gốc cần lớn hơn kỳ trả lãi) (ví dụ trả gốc hàng quý, trả lãi hàng tháng) thì cần đảm bảo ngày trả nợ gốc đầu tiên phải lớn hơn ngày trả lãi đầu tiên. Nếu đơn vị nhập ngày trả nợ gốc đầu tiên nhỏ hơn ngày trả lãi đầu tiên, phần mềm sẽ báo lỗi “Ngày trả gốc đầu tiên không được nhỏ hơn ngày trả lãi đầu tiên”

Giải pháp: Để khai báo khế ước đi vay thành công, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Mở khế ước đi vay đang báo lỗi.

Bước 2: Vào tab Hình thức trả nợ.

Bước 3: Kiểm tra lại các tham số: kỳ trả gốc và trả lãi, ngày trả nợ gốc đầu tiên và ngày trả lãi đầu tiên

Bước 4: Điều chỉnh lại ngày theo đúng điều kiện:

• Nếu trả gốc và lãi chọn cùng kỳ: Ngày trả nợ gốc đầu tiên phải bằng Ngày trả lãi đầu tiên.

• Nếu trả gốc và lãi chọn khác kỳ (kỳ trả gốc cần lớn hơn kỳ trả lãi): Ngày trả nợ gốc đầu tiên phải lớn hơn Ngày trả lãi đầu tiên.

Bước 5: Nhấn Cất để lưu lại khế ước.

Vấn đề
Ngày đáo hạn trên khế ước vay khác với ngày thanh toán hiển thị trên bảng tính lịch trả nợ.

Biểu hiện

• Ngày thanh toán cuối cùng trên bảng tính lịch trả nợ lại khác ngày đáo hạn.
• Kỳ trả nợ cuối cùng không trùng với ngày đáo hạn trên khế ước vay.
• Bảng tính lịch trả nợ kết thúc sớm hơn ngày đáo hạn.
• Thay đổi ngày đáo hạn nhưng lịch trả nợ không tự cập nhật theo.

Nguyên nhân: Bảng tính lịch trả nợ không lấy theo trường Ngày đáo hạn tại tab Thông tin giải ngân, mà được xác định theo Ngày trả gốc đầu tiên và Ngày trả lãi đầu tiên tại tab Hình thức trả nợ trên khế ước vay.

Giải pháp: Nếu muốn bảng tính lịch trả nợ hiển thị đến đúng ngày đáo hạn, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Khế ước đi vay, nhấn Sửa.

Bước 2: Chuyển sang tab Hình thức trả nợ.

Bước 3: Sửa Ngày trả gốc đầu tiên và Ngày trả lãi đầu tiên trùng với Ngày đáo hạn mong muốn.

Bước 4: Nhấn Cất.

Bước 5: Khi phần mềm hiển thị thông báo: “Bạn đã sửa lại một số thông tin trên khế ước vay làm ảnh hưởng đến bảng tính lịch trả nợ, chương trình sẽ cập nhật lại bảng tính lịch trả nợ. Bạn có chắc chắn muốn cất không?”

Anh/Chị chọn Có để cất khế ước và phần mềm cập nhật lại bảng tính lịch trả nợ, sau đó kiểm tra lại lịch trả nợ đã hiển thị đúng theo ngày mong muốn.

Vấn đề
Khi nhập khẩu khế ước vay từ file Excel, phần mềm báo lỗi do thông tin trên file chưa đáp ứng quy tắc dữ liệu hoặc chưa khớp với danh mục trên phần mềm.

Biểu hiện

• Báo lỗi “Ngày trả lãi đầu tiên không được nhỏ hơn ngày giải ngân” hoặc “Ngày trả gốc đầu tiên không được nhỏ hơn ngày giải ngân”.
• Báo lỗi “Mã đối tượng cho vay không tồn tại”.
• Báo lỗi “Tài khoản hạch toán lãi vay không tồn tại”, “Tài khoản hạch toán nợ gốc không tồn tại” hoặc “Không được nhập tài khoản cha <…>”.

Giải pháp

1. Lỗi “Ngày trả lãi đầu tiên không được nhỏ hơn ngày giải ngân” hoặc “Ngày trả gốc đầu tiên không được nhỏ hơn ngày giải ngân”.

Đối với khế ước đi vay, phần mềm quy định ngày trả gốc đầu tiên và ngày trả lãi đầu tiên phải lớn hơn hoặc bằng ngày giải ngân.

→ Anh/Chị kiểm tra và sửa lại trên file Excel các cột Ngày giải ngân, Ngày trả gốc đầu tiên, Ngày trả lãi đầu tiên để đảm bảo: Ngày trả gốc đầu tiên và ngày trả lãi đầu tiên ≥ Ngày giải ngân.

Sau đó thực hiện nhập khẩu lại.

2. Lỗi “Mã đối tượng cho vay không tồn tại”

Thông tin Mã đối tượng cho vay được lấy theo Mã nhà cung cấp đã khai báo trong danh mục.

→ Anh/Chị kiểm tra:

• Mã đối tượng cho vay trên file Excel đã trùng với Mã nhà cung cấp trong danh mục chưa, có dấu cách hay khoảng trắng nào không.
• Nếu chưa có mã nhà cung cấp, thêm mới vào Danh mục Nhà cung cấp.
• Nếu đối tượng đã được khai báo nhưng ở danh mục Khách hàng hoặc Nhân viên, mở thông tin đối tượng trong danh mục tương ứng, chọn Sửa, tích chọn Là nhà cung cấp, cất lại rồi thực hiện nhập khẩu lại.

3. Lỗi “Tài khoản hạch toán lãi vay không tồn tại”, “Tài khoản hạch toán nợ gốc không tồn tại” hoặc “Không được nhập tài khoản cha <…>”

Thông tin Tài khoản hạch toán nợ gốc và Tài khoản hạch toán lãi vay phải đúng với danh mục Hệ thống tài khoản trên phần mềm. Trường hợp tài khoản có mở tài khoản chi tiết thì phải nhập tài khoản con cấp cuối.

→ Anh/Chị vào Danh mục \ Hệ thống tài khoản, kiểm tra:

• Tài khoản hạch toán nợ gốc/lãi vay trên file Excel đã tồn tại trong danh mục Hệ thống tài khoản chưa.
• Đã nhập đúng số tài khoản theo danh mục chưa, có dấu cách hay khoảng trắng nào không
• Nếu tài khoản có tài khoản con thì sử dụng tài khoản con cấp cuối, không nhập tài khoản cha.

Sau khi điều chỉnh thông tin trên file Excel, thực hiện nhập khẩu lại khế ước vay.

Vấn đề:Anh/chị thấy Số ngày tính lãi trên Bảng tính lịch trả nợ của khế ước vay không tròn tháng và chưa biết cần kiểm tra, điều chỉnh thông tin nào để số ngày tính lãi được tính đúng.

Biểu hiện:

• Số ngày tính lãi không tròn tháng.
• Số ngày tính lãi hiển thị 30 hoặc 31 ngày không đúng với mong muốn.
• Ngày giải ngân và ngày trả lãi đầu tiên không cùng ngày trong tháng.
• Muốn thiết lập để kỳ tính lãi đầu tiên được tính đủ một tháng.

Nguyên nhân: Ngày giải ngân và Ngày trả lãi đầu tiên không cùng ngày trong tháng tiếp theo, dẫn đến Số ngày tính lãi không được tính tròn tháng.

Giải pháp: Để số ngày tính lãi được tính tròn tháng, anh/chị kiểm tra và thiết lập Ngày trả lãi đầu tiên cùng ngày với Ngày giải ngân của tháng tiếp theo:

Bước 1: Mở khế ước vay, nhấn Sửa

Bước 2: Tại tab Thông tin giải ngân kiểm tra Ngày giải ngân; sau đó chuyển sang tab Hình thức trả nợ kiểm tra Ngày trả lãi đầu tiên.

Bước 3: Thiết lập Ngày trả lãi đầu tiên cùng ngày với Ngày giải ngân nhưng thuộc tháng tiếp theo.

Ví dụ:

• Tại tab Thông tin giải ngân khai báo Ngày giải ngân: 25/08/2026
• Tab Hình thức trả nợ chọn Ngày trả lãi đầu tiên: 25/09/2026

→ Khi xem Bảng tính lịch trả nợ hiển thị Số ngày tính lãi: 31 ngày.

Vấn đề: Khi xem danh sách Khế ước đi vay, anh/chị chỉ thấy các khế ước kèm số hợp đồng nhưng muốn lọc riêng danh sách các hợp đồng tín dụng mà công ty đã ký với ngân hàng.

Biểu hiện:

• Muốn xem riêng danh sách hợp đồng tín dụng đã ký với các ngân hàng.
• Danh sách Khế ước đi vay đang hiển thị cả khế ước và hợp đồng, khó theo dõi riêng hợp đồng tín dụng.
• Muốn lọc các khế ước là hợp đồng tín dụng để theo dõi.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện hiển thị cột Là hợp đồng tín dụng và lọc các khế ước là hợp đồng tín dụng theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi \ Khế ước đi vay, nhấn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện.

Bước 2: Tích chọn hiển thị cột Là hợp đồng tín dụng và nhấn Cất để lưu tùy chỉnh.

Bước 3: Tại giao diện Danh sách khế ước, đặt chuột vào cột Là hợp đồng tín dụng, nhấn biểu tượng phễu Lọc, tích chọn Có và nhấn Áp dụng.

→ Phần mềm sẽ hiển thị riêng danh sách các hợp đồng tín dụng của công ty.

Vấn đề: Khi nhập khẩu khế ước đi vay từ Excel, phần mềm báo lỗi “Tổng số tiền của tất cả các nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc bằng Giá trị khoản vay”

Nguyên nhân: Cột Giá trị khoản vay phải thể hiện tổng số tiền thực vay, tương ứng với tổng số tiền giải ngân cho tất cả các nhà cung cấp. Nếu số tiền giải ngân lớn hơn Giá trị khoản vay thì phần mềm sẽ báo lỗi khi nhập khẩu.

Giải pháp: Để nhập khẩu khế ước đi vay thành công, Anh/Chị kiểm tra và điều chỉnh Giá trị khoản vay và số tiền giải ngân trên tệp Excel như sau:

Bước 1: Mở tệp mẫu khế ước đi vay, sửa lại Giá trị khoản vay bằng tổng số tiền thực vay.

Bước 2: Tại cột Số tiền của nhóm Thông tin giải ngân, chỉ nhập giá trị giải ngân tương ứng với từng dòng nhà cung cấp.

Bước 3: Lưu file và thực hiện nhập khẩu Excel trên phần mềm.

Biểu hiện thường gặp:

• Đã giải ngân khế ước vay nhưng không thấy khoản tiền vay trên Sổ tiền gửi ngân hàng.
• Đã lập chứng từ giải ngân nhưng không thấy phát sinh trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
• Khoản vay đã được ghi nhận trên khế ước nhưng chưa thấy số tiền tăng trên sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sổ quỹ tiền mặt.

Nguyên nhân: Khi lập chứng từ giải ngân, đã chọn nhầm Phương thức giải ngân: Chuyển khoản vào tài khoản NCC. Với phương thức này, khoản tiền vay được chuyển trực tiếp cho nhà cung cấp nên không phát sinh vào Sổ tiền gửi ngân hàng hoặc Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.

Giải pháp: Thực hiện xóa chứng từ giải ngân đã lập nhầm và lập lại chứng từ với phương thức giải ngân phù hợp.

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi\Khế ước đi vay, tại dòng Khế ước đi vay cần kiểm tra→ nhấn mũi tên cạnh Xem → chọn Xem tình hình thực hiện.

Bước 2: Tại giao diện Chi tiết khế ước vay, chọn tab Chứng từ → mở chứng từ giải ngân đã lập nhầm → chọn Bỏ ghi → chọn Tiện ích\Xóa.

Bước 3: Quay lại giao diện Khế ước đi vay, chọn khế ước đi vay → nhấn mũi tên tại Xem. Tại Phương thức giải ngân, chọn:

• Tiền mặt nếu khoản vay được nhận bằng tiền mặt.
• Chuyển khoản vào tài khoản DN nếu khoản vay được chuyển vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Bước 4: Nhấn Cất, chọn Lập chứng từ giải ngân và kiểm tra lại báo cáo tương ứng.

Vấn đề: Khi thực hiện giải ngân từ Khế ước đi vay, người dùng không thấy chức năng Lập chứng từ nhận giải ngân để tiếp tục hạch toán cho nhà cung cấp hoặc bổ sung thêm đối tượng nhận giải ngân.

– Biểu hiện

• Khế ước đi vay không hiển thị chức năng Lập chứng từ nhận giải ngân.
• Đã giải ngân cho một nhà cung cấp, sau đó muốn bổ sung giải ngân cho nhà cung cấp khác nhưng không thể lập thêm chứng từ nhận giải ngân.
• Không tìm thấy chức năng Lập chứng từ nhận giải ngân trên khế ước đi vay.
• Muốn hạch toán thêm khoản giải ngân cho nhà cung cấp nhưng khế ước đã ở trạng thái Đã giải ngân.
• Sau khi lập chứng từ giải ngân lần đầu, chức năng Lập chứng từ nhận giải ngân không còn hiển thị.

– Nguyên nhân: Sau khi đã lập chứng từ nhận giải ngân, phần mềm sẽ tự động cập nhật trạng thái khế ước đi vay thành Đã giải ngân và không còn hiển thị chức năng “Lập chứng từ nhận giải ngân” trên khế ước.

– Giải pháp:

• Trường hợp 1: Muốn bổ sung thêm khoản giải ngân cho nhà cung cấp khác

Khi khế ước đã ở trạng thái Đã giải ngân, thực hiện hạch toán bổ sung như sau:

• Bước 1: Vào Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, chọn Thêm chứng từ.
• Bước 2: Chọn loại chứng từ Vay ngân hàng chuyển trả cho nhà cung cấp.
• Bước 3: Khai báo thông tin giải ngân:
  • Hạch toán Nợ TK 331/Có TK 341 với số tiền giải ngân.
  • Chọn Đối tượng Nợ là nhà cung cấp nhận giải ngân.
  • Chọn Khế ước đi vay tương ứng.
• Bước 4: Nhấn Cất. Phần mềm sẽ cập nhật số liệu giải ngân trên Khế ước đi vay.

Trường hợp 2: Chứng từ nhận giải ngân đã lập nhưng hạch toán không đúng

Nếu chứng từ giải ngân đã lập bị sai thông tin và cần xóa để lập lại, thực hiện:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi\Khế ước đi vay, tại dòng Khế ước đi vay cần kiểm tra→ nhấn mũi tên cạnh Xem → chọn Xem tình hình thực hiện.

Bước 2: Tại giao diện Chi tiết khế ước vay, chọn tab Chứng từ → mở chứng từ giải ngân đã lập nhầm → chọn Bỏ ghi → chọn Tiện ích\Xóa.

Bước 5: Mở lại Khế ước đi vay. Khi đó, chức năng Lập chứng từ nhận giải ngân sẽ hiển thị lại để thực hiện lập chứng từ với thông tin chính xác.

Biểu hiện:

• Không thấy tab Khế ước đi vay hoặc Khế ước cho vay tại phân hệ Tiền gửi.
• Phân hệ Tiền gửi chỉ hiển thị các tab khác, không có tab Khế ước.
• Có nhu cầu theo dõi khế ước vay nhưng không tìm thấy chức năng để lập và quản lý khế ước.
• Tài khoản khác có thể sử dụng tính năng nhưng tài khoản hiện tại không thấy tab Khế ước.

Nguyên nhân và giải pháp:

– Nguyên nhân 1: Đơn vị đang sử dụng gói giấy phép Starter hoặc Standard nên chưa được hỗ trợ tính năng Khế ước đi vay, Khế ước cho vay.

Giải pháp 1: Nếu muốn sử dụng tính năng theo dõi khế ước vay, đơn vị cần sử dụng giấy phép thuộc một trong các gói Professional, Enterprise hoặc Enterprise Plus.

Anh/Chị kiểm tra gói giấy phép sử dụng (gói thuê bao) của đơn vị theo hướng dẫn tương ứng tại đây.

– Nguyên nhân 2: Đơn vị chưa thiết lập sử dụng nghiệp vụ Khế ước đi vay, Khế ước cho vay trong chức năng Ẩn hiện nghiệp vụ.

Giải pháp 2: Anh/Chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Ẩn hiện nghiệp vụ.
• Bước 2: Tại mục Tiền gửi, thiết lập Khế ước đi vay và khế ước cho vay là Có sử dụng.

• Bước 3: Nhấn Cất, sau đó nhấn Đóng.

– Nguyên nhân 3: Đơn vị đã thiết lập sử dụng nghiệp vụ nhưng chưa thiết lập hiển thị tab Khế ước đi vay, Khế ước cho vay tại phân hệ Tiền gửi.

Giải pháp 3: Anh/Chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi.
• Bước 2: Nhấn biểu tượng Thiết lập hiển thị tab hình hai thanh trượt kết hợp với biểu tượng ⚙ ở góc bên phải giao diện.

• Bước 3: Tích chọn Khế ước cho vay và Khế ước đi vay để hiển thị các tab tương ứng.

– Nguyên nhân 4: Tài khoản đăng nhập chưa được phân quyền sử dụng tính năng Khế ước đi vay, Khế ước cho vay.

Giải pháp 4: Anh/Chị liên hệ tài khoản có quyền Quản trị dữ liệu để thiết lập lại quyền sử dụng tính năng.

Tại phần Quản lý người dùng & phân quyền, thực hiện phân quyền cho tài khoản được sử dụng tính năng Khế ước đi vay, Khế ước cho vay tại Phân quyền nghiệp vụ \ Tiền gửi.