Làm thế nào khi nhập khẩu Chứng từ từ file excel vào phần mềm báo lỗi không hợp lệ (Phần 2) ?

Vấn đề: Khi nhập khẩu Excel chứng từ mua hàng có mặt hàng dịch vụ, phần mềm vẫn báo lỗi yêu cầu nhập Mã kho, khiến Anh chị không thể thực hiện nhập khẩu dữ liệu.

Biểu hiện: Anh chị có thể gặp các trường hợp sau:

• Nhập khẩu Excel chứng từ mua hàng có mặt hàng dịch vụ nhưng phần mềm báo thiếu Mã kho.
• Đã khai báo mặt hàng là dịch vụ nhưng khi nhập khẩu vẫn phát sinh lỗi liên quan đến kho.
• Không thể nhập khẩu chứng từ mua dịch vụ từ tệp Excel do phần mềm yêu cầu thông tin kho.
• Tệp Excel đang sử dụng có các cột thông tin kho không phù hợp với chứng từ mua dịch vụ.

Nguyên nhân: Khi nhập khẩu Excel, Anh chị chưa chọn đúng Loại chứng từ: Mua dịch vụ, dẫn đến việc chưa tải và sử dụng đúng tệp mẫu Excel dành cho chứng từ mua dịch vụ.

Giải pháp: Đối với mặt hàng là dịch vụ, Anh chị cần hạch toán trên loại chứng từ Mua dịch vụ để không phát sinh yêu cầu khai báo thông tin kho.

Khi nhập khẩu Excel chứng từ mua dịch vụ, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng \ tab Mua hàng, nhấn biểu tượng mũi tên (˅) cạnh nút Thêm > chọn Nhập từ Excel.

Bước 2: Trên giao diện nhập khẩu, tại mục Loại chứng từ, nhấn biểu tượng mũi tên (˅) và chọn Mua dịch vụ.

Bước 3: Nhấn Tải tệp mẫu, sau đó khai báo thông tin mặt hàng dịch vụ và các thông tin liên quan trên tệp Excel vừa tải.

Bước 4: Thực hiện nhập khẩu Excel

• Tại mục Loại chứng từ, chọn Mua dịch vụ.
• Nhấn Chọn tệp và chọn đến file Excel đã khai báo.
• Nhấn Tiếp tục để thực hiện ghép cột và kiểm tra thông tin dữ liệu.
• Kiểm tra dữ liệu, sau đó nhấn Thực hiện để hoàn tất nhập khẩu.

Vấn đề: Anh chị nhập khẩu file Excel để lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại và đã điền thông tin Đơn giá vốn, Tiền vốn, tuy nhiên sau khi nhập khẩu, thông tin đơn giá vốn không hiển thị trên phiếu nhập kho.

Biểu hiện

• File Excel đã có thông tin Đơn giá vốn, Tiền vốn nhưng phiếu nhập kho không hiển thị đơn giá vốn.
• Nhập khẩu phiếu nhập kho hàng bán trả lại nhưng giá vốn không được lấy theo file Excel.
• Thông tin đơn giá vốn trên file Excel không được cập nhật vào chứng từ sau khi nhập khẩu.
• Muốn tự nhập giá vốn trên file Excel nhưng phần mềm không hiển thị giá vốn trên phiếu nhập kho.

Nguyên nhân: Do trên file Excel nhập khẩu, cột Cách lấy đơn giá nhập chưa được thiết lập là Nhập đơn giá bằng tay nên phần mềm không lấy thông tin đơn giá vốn đã nhập trên file Excel.

Giải pháp: Trường hợp Anh chị muốn tự điền đơn giá vốn trên chứng từ hàng bán trả lại, cần thiết lập Cách lấy đơn giá nhập là Nhập đơn giá bằng tay. Khi đó, phần mềm sẽ lấy và hiển thị giá vốn theo thông tin đã nhập trên file Excel.

Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Trên file Excel nhập khẩu theo tệp mẫu:

• Tại cột Kiêm phiếu nhập kho, nhấn biểu tượng mũi tên và chọn Có.
• Tại cột Cách lấy đơn giá nhập, nhấn biểu tượng mũi tên và chọn Nhập đơn giá bằng tay.

Bước 2: Nhập thông tin giá vốn tại cột Đơn giá vốn, Tiền vốn.

Bước 3: Bổ sung đầy đủ các thông tin còn thiếu trên file Excel theo yêu cầu của tệp mẫu.

Bước 4: Thực hiện nhập khẩu lại file Excel vào phần mềm.

Sau khi nhập khẩu thành công, phần mềm sẽ lấy thông tin Đơn giá vốn, Tiền vốn đã khai báo trên file Excel để hiển thị trên phiếu nhập kho.

Vấn đề: Khi nhập khẩu chứng từ mua hàng từ Excel, hệ thống báo thiếu Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán và không cho tiếp tục do thông tin này đang được thiết lập là bắt buộc nhập.

Biểu hiện

• Nhập khẩu Excel chứng từ mua hàng báo lỗi “Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán được tích bắt buộc nhập ở bước Ghép dữ liệu nên không được để trống”.
• Cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán trên file Excel đang để trống nhưng hệ thống yêu cầu nhập.
• Không nhập khẩu được chứng từ mua hàng từ Excel do thiếu Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán.
• Đã chọn phương thức thanh toán nhưng vẫn báo thiếu số chứng từ thanh toán.
• Không biết xử lý thông tin Phương thức thanh toán và Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán khi nhập Excel.

Nguyên nhân: Trong file Excel, cột Phương thức thanh toán đang chọn một trong các hình thức Thanh toán ngay (Tiền mặt, Uỷ nhiệm chi,…), khiến Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán được xác định là thông tin bắt buộc nhưng đang để trống.

Giải pháp: Căn cứ vào tình trạng thanh toán của chứng từ mua hàng, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tương ứng dưới đây:

– Trường hợp 1: Chứng từ mua hàng thanh toán ngay

• Bước 1: Trên file Excel nhập khẩu, tại cột Phương thức thanh toán, chọn phương thức thanh toán tương ứng như Tiền mặt, Ủy nhiệm chi,…
• Bước 2: Tại cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán, nhập số chứng từ tương ứng. Anh/chị có thể tự đặt số chứng từ theo nhu cầu theo dõi.

• Bước 3: Lưu file Excel và thực hiện nhập khẩu lại vào phần mềm.

– Trường hợp 2: Chứng từ mua hàng chưa thanh toán

• Bước 1: Trên file Excel nhập khẩu, tại cột Phương thức thanh toán, chọn Chưa thanh toán.

• Bước 2: Để trống cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán trên file Excel.
• Bước 3: Tại bước Ghép dữ liệu trên phần mềm, tìm dòng Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán và bỏ tích chọn Bắt buộc ghép cột.

• Bước 4: Tiếp tục thực hiện nhập khẩu chứng từ mua hàng từ file Excel.

Vấn đề: Khi nhập khẩu Excel chứng từ mua hàng vào AMIS Kế toán, phần mềm báo lỗi: “Chứng từ Mua hàng trong nước không qua kho không được để trống Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán”

Nguyên nhân: Do chứng từ đang được khai báo theo hình thức Mua hàng trong nước không qua kho, nên bắt buộc phải nhập Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán.

Giải pháp: 

• Bước 1: Mở file Excel dùng để nhập khẩu chứng từ mua hàng, kiểm tra cột Hình thức mua hàng đã khai báo đúng với nghiệp vụ thực tế chưa.

• Bước 2: Nếu hình thức mua hàng là Mua hàng trong nước không qua kho, bổ sung thông tin Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán trên file Excel.
• Bước 3: Lưu file Excel và thực hiện nhập khẩu lại chứng từ vào phần mềm.

Lưu ý: Với hình thức Mua hàng trong nước nhập kho, không bắt buộc nhập thông tin này do số liệu đã được ghi nhận tại Số phiếu nhập.

– Nguyên nhân 1: Do ghép nhầm cột trên file excel

Giải pháp: Tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu, bạn kiểm tra cột trên phần mềm và cột trên tệp dữ liệu phần Đơn vị tính (ĐVT) xem đã ghép đúng chưa.

– Nguyên nhân 2: Đơn vị tính được nhập trên file Excel được khai báo trong danh mục Đơn vị tính chưa được khai báo là đơn vị tính chính hoặc đơn vị chuyển đổi của Mã hàng trong danh mục Vật tư hàng hóa.

Giải pháp:

Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục tại mục Vật tư hàng hóa chọn Vật tư hàng hóa , tìm đến mã hàng đang bị báo lỗi

Bước 2: Nhấn Sửa.

Nếu đã có dữ liệu: bạn phải khai báo đơn vị tính này vào thông tin chi tiết của mã hàng trước, sau đó nhập khẩu lại.

• Trường hợp đơn vị có theo dõi một đơn vị tính: Tại mục Đơn vị tính chính (ĐVT chính), chọn lại đơn vị tính của mã hàng khớp với file Excel.
• Trường hợp đơn vị có theo nhiều đơn vị tính:Tại mục Đơn vị chuyển đổi khai báo các đơn vị chuyển đổi ngoài đơn vị tính chính khớp với file Excel.

Nếu đã có dữ liệu: bạn kiểm tra một số giải pháp sau

• Trên file Excel, kiểm tra lại đơn vị tính đó có bị dấu cách trắng không thì bỏ dấu cách trắng, đồng thời kiểm tra Đơn vị tính đó đã khớp với khai báo trên danh mục chưa.
• Có thể file Excel đó lỗi => Tải lại file excel mẫu, nhập lại dữ liệu vào excel, sau đó nhập khẩu Excel vào phần mềm.