Làm thế nào để phát hành hóa đơn hóa đơn kinh doanh xe trường hợp Người mua là khách hàng cá nhân?

Khởi tạo mẫu hóa đơn kinh doanh xe có thông tin Số máy, số khung, tên nhãn hiệu, năm sản xuất, số giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, phiếu kiểm tra chất lượng…Đặc biệt với người mua là cá nhân mẫu cần hiển thị thông tin Họ tên người mua

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Quy trình \ Khởi tạo mẫu => chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Thực hiện khởi tạo mẫu hóa đơn kinh doanh xe trên MeInvoice web.

• Truy cập phân hệ Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn, nhấn Thêm mới.
• Thiết lập điều kiện chọn mẫu hóa đơn kinh doanh xe
•  Thiết lập các thông tin tên mẫu, ký hiệu hóa đơn kinh doanh xe, nhấn Tiếp tục.

Lưu ý: Đối với hộ kinh doanh thì không cần thiết lập thông tin địa điểm kinh doanh, tránh rủi ro cơ quan thuế phản hồi hoá đơn không hợp lệ.

– Với mẫu hóa đơn kinh doanh xe, phần mềm đã tự động thể hiện thông tin Số máy, số khung, tên nhãn hiệu, năm sản xuất, số giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, thông tin phương tiện, người dùng nhấn chọn Tùy chỉnh nội dung chi tiết hóa đơn để chỉnh sửa.

• Trường hợp ô tô, xe máy là xe nhập khẩu thì cần có thông tin Số giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT.
• Trường hợp ô tô, xe máy là xe sản xuất, lắp ráp trong nước thì cần có thông tin Số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.

• Thêm thông tin Họ tên người mua và nhấn Lưu để hoàn tất khởi tạo mẫu.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 3: Sau khi khởi tạo mẫu xong, thực hiện cập nhật mẫu hóa đơn về phần mềm AMIS kế toán: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Kết nối MeInvoice \ Cập nhật thông tin từ MISA MeInvoice

Bước 1: Thiết lập theo dõi hàng hóa theo mã quy cách:

Vào ⚙️ Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Vật tư hàng hóa \ Tại mục Mã quy cách, chọn dòng Có sử dụng mã quy cách là Có \ Nhấn Cất \ Nhấn Đóng 

Bước 2: Vào phân hệ Danh mục \ Vật tư hàng hóa

Bước 3: Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.

Bước 4: Khai báo thông tin vật tư hàng hóa

– Chọn tính chất Hàng hóa và khai báo các thông tin chi tiết như Tên hàng, Mã hàng,…

– Tại mục Loại hàng hóa đặc trưng chọn Xe ô tô, xe mô tô:

• Phần mềm sẽ tự động thiết lập hàng hóa này theo dõi theo Số khung, số máy tại trường Mã quy cách. 

• Đồng thời sẽ tự động hiển thị mục Thông tin tài sản.

– Tại mục Thông tin tài sản: khai báo các thông tin của tài sản với loại hàng hóa đặc trưng là Xe ô tô, xe mô tô để ngầm định lấy lên hóa đơn bao gồm:

• Loại tài sản: Ô tô hoặc Mô tô xe máy
• Trình trạng tài sản: Chưa qua sử dụng hoặc Đã qua sử dụng
• Xuất xứ: Sản xuất, lắp ráp trong nước hoặc Nhập khẩu
• Mã nước sản xuất, Năm sản xuất, Tên thương mại, Tên nhãn hiệu, Kiểu loại xe, Thể tích làm việc hoặc Công suất, Trọng tải, Số người cho phép chở

Bước 5: Nhấn Cất để lưu thông tin

Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng, khai báo thông tin khách hàng cá nhân mới.

• Số CCCD: điền số căn cước công dân (số định danh cá nhân) của người mua
• Mã số thuế: bắt buộc điền số căn cước công dân của người mua đã được đăng ký MST

Lưu ý: CCCD người mua cần được đăng ký MST trước khi lập hoá đơn để tránh rủi ro hoá đơn bị CQT phản hồi không hợp lệ. Tra cứu MST theo CCCD xem hướng dẫn tại đây. Trường hợp CCCD chưa đăng ký MST thì thực hiện đăng ký MST theo hướng dẫn tại đây.

• Tên khách hàng: Nhập đầy đủ họ và tên của người mua theo CCCD.
• Địa chỉ: Nhập đúng địa chỉ đăng ký xe mà người mua cung cấp (địa chỉ nơi người mua muốn đăng ký xe).
• Số điện thoại, Email: Nhập số điện thoại, email của chủ sở hữu xe.

Lưu ý:

• Số điện thoại, email của chủ sở hữu dùng để nhận Thông báo nộp tiền lệ phí trước bạ từ cơ quan thuế, qua ứng dụng eTax Mobile và qua email. Anh/chị cần đề nghị người mua cung cấp chính xác.
• Không bỏ trống Mã số thuế vì khi phát hành báo lỗi thiếu thông tin

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng\Bán hàng, nhấn Thêm.

• Chọn đúng mã khách hàng cá nhân đã khai báo trong danh mục
• Kiểm tra điền bổ sung đầy đủ thông tin Tên khách hàng, Mã số thuế/CCCD, Số điện thoại, Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường, Địa chỉ, Email, Người mua hàng

Bước 2: Thiết lập hiển thị cột Quy cách và Thông tin tài sản trên chứng từ bán hàng

Trên giao diện chứng từ bán hàng:

• Nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện\Sửa mẫu hiện tại.
• Tại mục Hàng tiền, nhấn Hiển thị thêm.
• Tích chọn các dòng Quy cách và Thông tin tài sản.
• Nhấn Cất để lưu thiết lập.

Bước 3: Khai báo thông tin trên chứng từ bán hàng

• Chọn mã hàng xe đã khai báo trên danh mục Vật tư hàng hóa.

– Khai báo thông tin Quy cách: Tại cột Quy cách, nhấn Chọn Quy cách, chọn kho, tích chọn thông tin Số khung, Số máy của xe cần xuất bán, sau đó nhấn Đồng ý.

– Khai báo Thông tin tài sản: tại cột Thông tin tài sản, nhấn nội dung dòng mã Tài sản cần điền thông tin để hiện thị giao diện Nhập thông tin tài sản

• Phần mềm tự động lấy thông tin đã khai báo tại mục Thông tin tài sản trên danh mục Vật tư hàng hóá như: Loại Tài sản, Tình trạng tài sản, Xuất xứ. Mã nước sản xuất, Tên loại tài sản đăng ký,…
• Có thể chỉnh sửa và bổ sung các thông tin đặc thù khác như Số giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT, Số seri Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, Số biển kiểm soát… Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

• Trường hợp ô tô, xe máy là xe nhập khẩu thì cần nhập thông tin Số giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT.
• Trường hợp ô tô, xe máy là xe sản xuất, lắp ráp trong nước thì cần nhập thông tin Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.
• Trường hợp xe đã qua sử dụng bắt buộc khai báo các thông tin: Mã nước sản xuất, Tên loại tài sản đang ký, Năm sản xuất, Tên thương mại, Tên nhãn hiệu, Kiểu loại xe, Thể tích làm việc hoặc công suất, Trọng tải, Số người cho phép chở, Số biển kiểm soát.

Ví dụ 1: Hàng hóa kinh doanh là xe mô tô Air Blade KVG anh chị khai báo như sau:

• Loại xe: Xổ mũi tên chọn Mô tô
• Kiểu xe: AIR BLADE KVG
• Thương hiệu: HONDA
• Hình thức: Xổ mũi tên chọn Sản xuất, lắp ráp trong nước
• Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng: AB-2026-0012345
• Giá bán: 28.500.000 VNĐ

Ví dụ 2: Hàng hóa kinh doanh là xe Audi A4 Cabriolet 2.0T Quattro, thực hiện nhập thông tin như sau:

• Loại xe: Xổ mũi tên chọn Ô tô
• Kiểu xe: A4 CABRIOLET 2.0T QUATTRO
• Thương hiệu: AUDI
• Hình thức: Xổ mũi tên chọn Nhập khẩu từ nước ngoài
• Số giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT: 
• Giá bán: 1.990.000.000 VNĐ

=> Anh chị cần điền đầy đủ thông tin và thông tin phải chính xác để phục vụ việc đăng ký xe của người mua được thuận lợi.

• Bổ sung các thông tin khác trên chứng từ bán hàng (nếu có), sau đó nhấn Cất.

Bước 4: Phát hành hóa đơn

Nhấn Phát hành hóa đơn. Phần mềm hiển thị giao diện phát hành hóa đơn.

• Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn: Chọn ngày hóa đơn và ký hiệu đã khởi tạo riêng cho mẫu hóa đơn kinh doanh xe.
• Tích chọn Mẫu hóa đơn có theo dõi theo mã quy cách.

• Tích chọn và khai báo thông tin Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu có).
• Nhấn Xem hóa đơn để kiểm tra nội dung hóa đơn nháp.

• Kiểm tra thông tin xong. Nhấn Phát hành.

Bước 5: Xác nhận hướng dẫn khai báo và cập nhật quy định hóa đơn kinh doanh xe

1. Hướng dẫn khai báo thông tin hóa đơn kinh doanh xe

– Sau khi nhấn Phát hành, phần mềm hiển thị hướng dẫn lấy thông tin lên hóa đơn

• Thông tin Số khung, Số máy của hóa đơn sẽ được lấy dữ liệu từ mã quy cách có tên tương ứng trên chứng từ.
• Các thông tin chi tiết của tài sản như Loại tài sản, Tình trạng tài sản, Xuất xứ,… lấy từ Thông tin tài sản trên chứng từ

– Sau khi kiểm tra và nắm rõ cách khai báo, anh/chị thực hiện: Tích chọn Tôi đã đọc và hiểu cách khai báo để phát hành hóa đơn cho đơn vị kinh doanh xe mô tô, xe ô tô và nhấn Tiếp tục phát hành

(Lưu ý: Hướng dẫn này sẽ chỉ hiển thị khi đơn vị phát hành hóa đơn kinh doanh xe lần đầu tiên, sau khi xác nhận đã đọc và hiểu cách khai báo thì phần mềm sẽ không hiển thị lại nữa)

2. Cập nhật quy định mới về hóa đơn kinh doanh xe

– Phần mềm tiếp tục hiển thị Giao diện cập nhật quy định mới về hóa đơn kinh doanh xe. Anh/chị có thể tích chọn Không hiển thị lại lần sau nếu đã đọc và nắm rõ nội dung, sau đó nhấn Tiếp tục phát hành để tiếp tục quá trình phát hành hóa đơn.

Theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC và Quyết định 1233/QĐ-CT, khi xuất hóa đơn kinh doanh xe ô tô, xe máy cho khách hàng cá nhân, cần đảm bảo đầy đủ cả hai thông tin Tên người mua và Họ tên người mua để việc đăng ký xe trên Cổng Dịch vụ công được thực hiện thành công.

Trường hợp chưa thiết lập hiển thị đồng thời hai thông tin này trên hóa đơn, khi phát hành hóa đơn có thể gặp thông báo lỗi: “Phát hành hóa đơn <Tên khách hàng> không được vượt quá 400 ký tự, kiểu dữ liệu bắt buộc là <Chuỗi kí tự>”.

Để khắc phục lỗi và hiển thị đồng thời cả hai thông tin trên hóa đơn, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng ⚙️ Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung.
• Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, chọn Thiết lập các thông tin không đẩy vào XML.
• Bước 3: Bỏ tích tùy chọn Tên khách hàng cá nhân (với HĐ không từ MTT), Tên khách hàng cá nhân (với HĐ từ MTT), để thông tin Tên người mua được đẩy vào XML khi phát hành hóa đơn và hiển thị đồng thời với thông tin Họ tên người mua trên hóa đơn.

• Bước 4: Nhấn Cất để lưu thiết lập và xem lại hóa đơn. Sau khi thiết lập, Anh/Chị cần kiểm tra lại hóa đơn để đảm bảo cả hai thông tin Tên người mua và Họ tên người mua đều hiển thị đầy đủ.

Nguyên nhân: Do đối tượng khách hàng đang chọn là Bán cho người tiêu dùng cuối cùng (cá nhân mua để sử dụng, khách lẻ). Thông tin này sẽ được hiển thị tại mục Họ tên người mua hàng. Anh/Chị cần bổ sung thông tin này lên mẫu hóa đơn.

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Quy trình \ Khởi tạo mẫu => chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Vào chức năng Đăng ký phát hành/Mẫu hoá đơn, chọn biểu tượng cây bút để chỉnh sửa.

Bước 3: Bổ sung thông tin Họ tên người mua

• Tại bước Tùy chỉnh nội dung chi tiết hóa đơn, tích chọn Họ tên người mua, nhấn Lưu để hoàn tất.

Bước 4: Sau khi khởi tạo mẫu xong, thực hiện cập nhật mẫu hóa đơn về phần mềm AMIS kế toán: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Kết nối MeInvoice \ Cập nhật thông tin từ MISA MeInvoice và xem lại hóa đơn

Biểu hiện: Tùy theo thông tin còn thiếu, chương trình có thể hiển thị một trong các cảnh báo sau:

• Theo chuẩn XML về truyền nhận dữ liệu Hóa đơn điện tử, khi phát hành hóa đơn đối với loại hàng hóa đặc trưng là Xe ô tô, xe mô tô, bạn cần khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết về người mua: Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường, Số điện thoại. Vui lòng kiểm tra lại.
• Theo chuẩn XML về truyền nhận dữ liệu Hóa đơn điện tử, khi phát hành hóa đơn đối với loại hàng hóa đặc trưng là Xe ô tô, xe mô tô, bạn cần khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết về người mua: Mã số thuế.
• Theo chuẩn XML về truyền nhận dữ liệu Hóa đơn điện tử, khi phát hành hóa đơn đối với loại hàng hóa đặc trưng là Xe ô tô, xe mô tô, bạn cần khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết về người mua: Số điện thoại

Giải pháp: Mở tab Hóa đơn trên chứng từ và kiểm tra, bổ sung đầy đủ thông tin người mua:

• Mã số thuế/CCCD chủ hộ: Nhập số căn cước công dân (số định danh cá nhân) của người mua.
• Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường: Khai báo đầy đủ địa chỉ của người mua.
• Số điện thoại, Email: Nhập số điện thoại, email của chủ sở hữu xe.

Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, thực hiện phát hành hóa đơn.

Lưu ý:

• CCCD người mua cần được đăng ký MST trước khi lập hoá đơn để tránh rủi ro hoá đơn bị CQT phản hồi không hợp lệ. Tra cứu MST theo CCCD xem hướng dẫn tại đây. Trường hợp CCCD chưa đăng ký MST thì thực hiện đăng ký MST theo hướng dẫn tại đây.
• Số điện thoại, email của chủ sở hữu dùng để nhận Thông báo nộp tiền lệ phí trước bạ từ cơ quan thuế, qua ứng dụng eTax Mobile và qua email. Anh/chị cần đề nghị người mua cung cấp chính xác.
• Không bỏ trống Họ tên người mua, nếu bỏ trống thì khách hàng không đăng ký được xe trên Cổng dịch vụ công