Khi thực hiện xuất kho, chương trình sẽ tự động cảnh báo kho âm khi chèn thêm chứng từ phía trước

Tính năng Cảnh báo khi lập chèn phiếu xuất kho làm cho số tồn kho bị âm giúp người dùng kiểm soát chặt chẽ số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho, tránh tình trạng xuất kho sai thứ tự thời gian dẫn đến tồn kho âm. Việc lập chèn phiếu xuất kho cũng có thể làm sai sót giá xuất kho đã tính của các phiếu đã lập trước đó.

Nội dung bài viết giúp người dùng:

• Hiểu rõ ý nghĩa của tùy chọn cảnh báo khi chèn phiếu xuất kho

• Biết cách thiết lập tùy chọn cảnh báo phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị

• Nhận biết và xử lý thông báo “Đã có phát sinh phiếu xuất sau chứng từ này, việc ghi sổ chứng từ này sẽ dẫn đến tồn kho âm” khi cất/ghi sổ chứng từ

• Chủ động xử lý chứng từ và điều chỉnh quy trình hạch toán nhằm đảm bảo số liệu tồn kho chính xác

Anh/chị thiết lập tùy chọn này bằng cách:

Bước 1: Vào hình bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư, hàng hóa

Bước 2: Tại mục Chung, tùy chọn Cảnh báo khi lập chèn phiếu xuất kho làm cho số tồn kho bị âm thực hiện thiết lập theo nhu cầu của đơn vị.

• Không cảnh báo (ngầm định): Chương trình không hiển thị cảnh báo khi chèn phiếu xuất kho, người dùng vẫn có thể cất và ghi sổ chứng từ bình thường.

• Cảnh báo và có ghi sổ: Chương trình hiển thị thông báo cảnh báo “Đã có phát sinh phiếu xuất sau chứng từ này, việc ghi sổ chứng từ này sẽ dẫn đến tồn kho âm” nhưng vẫn cho phép ghi sổ chứng từ.

• Cảnh báo và không ghi sổ: Chương trình hiển thị cảnh báo “”Đã có phát sinh phiếu xuất sau chứng từ này, việc ghi sổ chứng từ này sẽ dẫn đến tồn kho âm” và không cho phép ghi sổ, buộc người dùng xử lý lại chứng từ trước khi tiếp tục.

Khi người dùng cất/ghi sổ chứng từ trong trường hợp chèn phiếu xuất kho làm tồn kho bị âm, chương trình sẽ hiển thị thông báo:

“Đã có phát sinh phiếu xuất sau chứng từ này, việc ghi sổ chứng từ này sẽ dẫn đến tồn kho âm.”

Cách xử lý: Khi gặp thông báo cảnh báo, anh/chị có thể xử lý theo một trong các cách sau:

• Xem xét thay đổi tùy chọn cảnh báo: Vào hình bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư, hàng hóa, thiết lập lại tùy chọn Cảnh báo khi lập chèn phiếu xuất kho làm cho số tồn kho bị âm chuyển sang chế độ Cảnh báo và có ghi sổ hoặc Không cảnh báo.

• Kiểm tra lại thứ tự thời gian chứng từ: Điều chỉnh ngày chứng từ xuất kho cho đúng với trình tự phát sinh thực tế.

• Bổ sung chứng từ nhập kho trước thời điểm xuất: Nếu hàng hóa thực tế đã nhập nhưng chưa hạch toán, cần lập phiếu nhập kho trước khi ghi sổ phiếu xuất.

• Để kiểm tra có bị phát sinh lập chèn chứng từ xuất kho hay không thì Anh chị có thể vào Báo cáo / Kho / Báo cáo chi tiết kho / Sổ chi tiết vật tư hàng hóa và xem thứ tự các chứng từ đã nhập

• Tùy chọn Cảnh báo khi lập chèn phiếu xuất kho làm cho số tồn kho bị âm chỉ hiển thị khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau:

• • Phương pháp tính giá khác phương pháp tính giá Đích danh.
  • Tích chọn Không cho phép xuất quá số lượng tồn.