Làm thế nào để thêm Thông tin bổ sung, ghi chú, trường mở rộng trên chứng từ?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn việc thiết lập các trường thông tin bổ sung (trường mở rộng) trên chứng từ, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý linh hoạt, ghi chú hoặc bổ sung thông tin đặc thù cho doanh nghiệp.

Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn tạo và đặt tên trường thông tin bổ sung
Thiết lập kiểu dữ liệu và giá trị cho trường mở rộng
Hiển thị trường mở rộng trên chứng từ và báo cáo

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu, doanh nghiệp có nhu cầu quản lý thông tin linh hoạt

Biểu hiện: Anh/Chị có thể gặp một trong các trường hợp sau:

Muốn thêm cột thông tin mới vào chứng từ, báo cáo nhưng không tìm thấy cột tương ứng trong phần tùy chỉnh báo cáo
Muốn bổ sung một trường thông tin riêng theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp và hiển thị trường này trên chứng từ và báo cáo.
Cần hiển thị các thông tin bổ sung/trường mở rộng trên chứng từ, mẫu in hoặc báo cáo nhưng chưa biết cách thiết lập.

2. Các bước thực hiện

Bước 1. Tạo các ô thông tin bổ sung (trường mở rộng)

Thông tin bổ sung chung: là các ô thông tin chung như mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, diễn giải…
- Trên các chứng từ, chọn biểu tượng bánh răng ⚙ để tùy chỉnh giao diện, chọn Sửa mẫu hiện tại
- Chọn mục Thông tin bổ sung
- Tích chọn hiển thị thêm Trường mở rộng, đặt tên cho ô thông tin bổ sung tại cột Tên cột giao diện
- Các trường mở rộng thuộc mục Thông tin bổ sung là thông tin dùng chung cho toàn bộ chứng từ nên có thể được hiển thị thành các cột trên danh sách chứng từ.

Thông tin bổ sung chi tiết: là các ô thông tin chi tiết ứng với từng dòng mã hàng như số lượng, đơn giá, đơn vị tính…

- Tại phần tùy chỉnh giao diện, chọn mục Hàng tiền
- Tích chọn hiển thị thêm Trường mở rộng, đặt tên cho ô thông tin bổ sung tại cột Tên cột trên giao diện
- Các trường mở rộng thuộc phần Hàng tiền là thông tin chi tiết theo từng dòng hàng hóa, dịch vụ nên không hỗ trợ hiển thị thành cột trên danh sách chứng từ.

Bước 2. Thiết lập kiểu dữ liệu cho trường mở rộng

Tại phần Tùy chỉnh giao diện, chọn Thiết lập kiểu dữ liệu cho trường mở rộng
Lựa chọn Kiểu dữ liệu phù hợp (Kiểu chữ, kiểu tích chọn, kiểu Danh sách, Kiểu ngày tháng, kiểu số lượng, kiểu tiền quy đổi, kiểu tiền nguyên tệ, kiểu tỷ giá,…)

Lưu ý: Việc thiết lập kiểu dữ liệu cho trường mở rộng sẽ áp dụng chung cho tất cả các loại chứng từ trên dữ liệu.

Với kiểu dữ liệu là Danh sách, trên phần Tùy chỉnh giao diện, ấn vào biểu tượng cây bút để thêm các giá trị lựa chọn. Sau đó ấn Đồng ý và Cất. Khi nhập liệu tại trường mở rộng nhấn mũi tên ˅ để lựa chọn giá trị trong Danh sách

Các ô Thông tin bổ sung (trường mở rộng) sẽ được hiển thị trên chứng từ:

Bước 3. Thêm trường thông tin bổ sung (trường mở rộng) trên mẫu in

Tại giao diện chứng từ nhấn mũi tên ▼ cạnh chức năng In, mở mẫu in cần chỉnh sửa

Trên giao diện mẫu in chọn ✎ Sửa mẫu, chọn mục Nội dung

Chọn Thêm thông tin\Trường mở rộng 1 và gõ nội dung thông tin cần thêm trên cột Tên nhãn trên giao diện

Nhấn Cất. Chứng từ sẽ hiển thị thông tin theo nội dung chỉnh sửa

Bước 4. Hiển thị các trường thông tin bổ sung khi xem báo cáo

Trên giao diện xem báo cáo, ấn vào biểu tượng bánh răng để tùy chỉnh mẫu báo cáo

Chọn Sửa mẫu hiện tại
Tích chọn hiển thị các trường mở rộng chung và chi tiết mong muốn
Tích Sửa tên cột hiển thị và độ rộng để sửa lại tên trường mở rộng theo mong muốn
Sau đó ấn Cất để các trường mở rộng hiện thị trên báo cáo