Xử lý hóa đơn từ chối cấp mã, hóa đơn không hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Bài viết hướng dẫn kế toán thực hiện xử lý các hóa đơn: Hóa đơn có trạng thái từ chối cấp mã (Đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế) và Hóa đơn không hợp lệ (Đối với hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để lập hóa đơn mới, đảm bảo số liệu kế toán lên bảng kê được chính xác.

Nội dung bài viết bao gồm: hướng dẫn các bước xử lý hóa đơn bị từ chối cấp mã, hóa đơn không hợp lệ trên phần mềm và lưu ý về việc phát hành lại hóa đơn mới sau khi xử lý.

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Quy trình, chọn chức năng Xử lý hóa đơn không hợp lệ:

Bước 2: Tại giao diện xử lý hóa đơn không hợp lệ, nhấn Thêm:

Bước 3: Thực hiện thiết lập điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn không hợp lệ như sau:

• Nhấn vào biểu tượng kính lúp.
• Tại giao diện chọn hóa đơn, khai báo tham số khoảng thời gian, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Chương trình hiển thị các hóa đơn không hợp lệ cần xử lý thỏa mãn điều kiện khoảng thời gian mà bạn vừa thiết lập.
• Khi đó, bạn thực hiện chọn hóa đơn cần xử lý, sau đó nhấn Đồng ý.

• Bạn cũng có thể chọn nhanh hóa đơn cần xử lý bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên, sau đó chọn hóa đơn cần xử lý (như hình dưới):

Bước 4: Chương trình sẽ tự động hiển thị giao diện xử lý cho hóa đơn không hợp lệ vừa được chọn ở trên. Tại đây bạn thực hiện kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, nhập Lý do xử lý hóa đơn và có thể sửa lại Ngày xử lý hóa đơn (nếu cần).

Bước 5: Nhấn Cất để lưu lại thông tin.

Bước 6: Trên giao diện danh sách hóa đơn, hóa đơn vừa được xử lý ở trên sẽ được cập nhật trạng thái là Đã xử lý để bạn có thể nhanh chóng nắm được thông tin, tránh nhầm lẫn:

Sau khi xử lý hóa đơn không hợp lệ, bạn có thể thực hiện lập và phát hành hóa đơn mới:

• Trường hợp hóa đơn độc lập: Bạn cần thực hiện lập hóa đơn mới và phát hành.
• Trường hợp lập hóa đơn kèm chứng từ bán hàng: Bạn chỉ cần vào chứng từ bán hàng và thực hiện các bước phát hành hóa đơn như bình thường.