Kết nối với cơ sở dữ liệu Dược quốc gia

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Kết nối ứng dụng.

Bước 2: Chọn mục Cơ sở DL Dược quốc gia, nhấn Kết nối .

Bước 3: Nhập thông tin tài khoản kết nối, sau đó nhấn Kết nối.

Bước 4: Khi đó chương trình hiển thị giao diện Thiết lập đồng bộ chứng từ và đang ngầm định Tự động đồng bộ lên CSDL Dược Quốc Gia.

Bước 5: Nhấn Hoàn thành để hoàn tất việc kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia.

Lưu ý:

• Khi tắt tính năng tự động đồng bộ này thì sẽ phải thực hiện đồng bộ thủ công các chứng từ lên CSDL Dược Quốc Gia.
• Hệ thống không tự động đồng bộ với hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện đồng bộ thủ công sau khi hóa đơn được phát hành hợp lệ.

Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia, có thể thực hiện Thêm mới, sửa vật tư hàng hóa là thuốc, cho phép lấy thuốc từ danh mục Dược Quốc Gia về hoặc thêm mới thuốc đẩy lên để cấp mã Dược cơ sở. Cụ thể như sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Vật tư hàng hóa.

Bước 2: Trên danh sách hàng hóa dịch vụ, chọn Thêm. Chọn tính chất cho hàng hóa dịch vụ là Hàng hóa/Dịch vụ/Nguyên vật liệu/Thành phẩm.

Bước 1: Trên giao diện thông tin vật tư, hàng hóa, dịch vụ:

• Tích chọn Là mặt hàng thuốc/ bấm vào dấu mũi tên phần mềm sẽ hiển thị danh sách thuốc từ CSDL Dược

• Người dùng nhập tên thuốc và chọn ngay trên danh sách hoặc bấm vào nút Tìm nhanh để mở ra mẫu tìm kiếm.
• Ngoài ra nếu danh sách từ dược bị cũ tìm kiếm không thấy, người dùng có thể nhấn vào nút Lấy lại danh mục từ DQG để lấy dữ liệu, sau đó bấm Đồng ý để hoàn tất.

Bước 2: Thực hiện điền đầy đủ các trường thông tin vào các ô dữ liệu.

• Tại phần Đơn vị tính, người dùng tích chọn là Đơn vị tính nhỏ nhất cho hàng hóa, dịch vụ sau đó bấm Cất để hoàn tất.

Bước 3: Sau khi Cất, trên danh sách hàng hóa, dịch vụ sẽ hiển thị thông tin mã Dược Quốc Gia, và mặt hàng thuốc này Đã đồng bộ từ CSDL Dược.

Lưu ý: Chương trình chỉ đồng bộ các mặt hàng có tích chọn Là mặt hàng thuốc, có Mã Dược Quốc Gia/Dược cơ sở và đồng bộ lên theo đơn vị tính nhỏ nhất.

Để Đồng bộ tồn kho đầy kỳ lên CSDL Dược, trước hết cần Đồng bộ tồn kho đầu kỳ lên DQG, người dùng thực hiện các bước:

Bước 1: Vào Danh mục/ Vật tư hàng hóa/ bấm vào biểu tượng dấu ba chấm rồi chọn Đồng bộ tồn kho đầy kỳ lên DQG

Bước 2: Chọn Lấy tồn kho đến ngày, sau đó bấm Lấy dữ liệu, phần mềm sẽ hiển thị danh sách các mặt hàng thuốc có tồn kho đầu kì tính đến ngày 06/10/2026. Bấm Đồng bộ tồn kho lên CSDL Dược để thực hiện đồng bộ.

• Các chứng từ được đồng bộ lên CSDL Dược Quốc Gia:

1. Chứng từ kiểm kê
2. Chứng từ mua hàng trong nước nhập kho
3. Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn trong nước nhập kho
4. Chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho
5. Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn nhập khẩu nhập kho
6. Chứng từ trả lại hàng bán kiêm phiếu nhập kho
7. Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
8. Chứng từ trả lại hàng mua kiêm phiếu xuất kho
9. Phiếu xuất kho loại Khác khi có tích chọn là loại xuất hủy
10. Chứng từ bán hàng trong nước/xuất khẩu lập kèm hóa đơn
11. Hóa đơn bán hàng trong nước
12. Hóa đơn bán hàng xuất khẩu

• Ví dụ:
  • Trên phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, người dùng thực hiện nhập liệu các thông tin, chọn vật tư hàng hóa là thuốc và đã đồng bộ với CSDL Dược Quốc Gia. Khi đó chương trình sẽ tự động lấy lên Mã dược quốc gia của vật tư hàng hóa.
  • Khi nhấn Cất, chương trình sẽ tự động đồng bộ chứng từ với CSDL Dược quốc gia (nếu tại bước kết nối ở trên có tích chọn chức năng tự động đồng bộ).
  • Có thể theo dõi quá trình đồng bộ trên danh sách chứng từ tại cột thông tin Đồng bộ CSDL Dược.

• • Đối với các chứng từ đã đồng bộ xong, hệ thống Dược Quốc Gia sẽ tự động trả về thông tin mã giao dịch theo hệ thống Dược Quốc Gia.

• Các trường thông tin cần thực hiện nhập bổ sung trên giao diện chi tiết chứng từ:
  • Phiếu Nhập kho: Số lô thuốc, Hạn dùng thuốc, Số lượng thuốc quy ra đơn vị tính nhỏ nhất, Tên đơn vị tính nhỏ nhất của thuốc.
  • Phiếu Xuất kho: Số lô thuốc, Hạn dùng thuốc, Đơn giá thuốc, Số lượng thuốc quy ra đơn vị tính nhỏ nhất, Tên đơn vị tính nhỏ nhất của thuốc.
  • Hóa đơn: Số lô của thuốc, Hạn dùng thuốc, Tên đơn vị tính của thuốc, Hàm lượng hoạt chất chính, Đơn giá thuốc, Thành tiền, Số lượng thuốc theo đơn vị tính, Tỷ lệ quy đổi từ đơn vị tính bán ở trên so với đơn vị cơ bản.