Làm thế nào để theo dõi công nợ theo đối tượng cho tài khoản khác 138, 338, 341…?

Bước 1: Vào bánh răng cưa ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \  Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Tìm kiếm tài khoản cần khai báo bằng cách vào tab Tìm kiếm theo tên, số tài khoản và Gõ số tài khoản cần khai báo.

Bước 3: Tại cột Chức năng chọn Sửa.

Bước 4: Tại tab Theo dõi Chi tiết theo tích chọn Đối tượng và nhấn Cất.

• Tích chọn Khách hàng: Xem báo cáo liên quan đến các khoản phải thu, chi tiết công nợ phải thu khách hàng, tổng hợp công nợ phải thu khách hàng,…
• Tích chọn Nhà cung cấp: Xem báo cáo liên quan đến các khoản phải trả, chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp, tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp,…
• Tích chọn Nhân viên: Xem báo cáo liên quan đến phải thu, phải trả nhân viên, tổng hợp công nợ nhân viên,…

Bước 5: Khi nhấn Cất, nếu tài khoản đã phát sinh chứng từ trước đó và chương trình hiển thị cảnh báo “Vui lòng thực hiện bảo trì dữ liệu…”, anh/chị nên sao lưu dữ liệu và thực hiện Bảo trì dữ liệu để hệ thống cập nhật lại số liệu trên các chứng từ đã hạch toán theo thiết lập theo dõi đối tượng vừa bổ sung. Xem hướng dẫn tại đây

Khi tích theo dõi chi tiết theo đối tượng như hướng dẫn trên nhưng phần mềm cảnh báo: ” Tài khoản <…> đã có số dư ban đầu. Bạn phải xóa số dư ban đầu trước khi sửa thông tin chi tiết theo“.

Anh/chị thực hiện xử lý cảnh báo và nhập số dư đầu kỳ liên quan đến đối tượng như sau:

Bước 1: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Nhập số dư ban đầu để xóa số dư đầu kỳ

• Chọn tab Số dư tài khoản.
• Tại tài khoản cần xử lý, ở cột Chức năng, chọn mũi tên cạnh nút Sửa và chọn Xóa để xóa số dư đầu kỳ
• Nếu dữ liệu có sử dụng chi nhánh thì cần thực hiện xóa số dư đầu kỳ tại tất cả chi nhánh.

Bước 2: Vào Quản lý danh mục \ Hệ thống tài khoản và tích lại thông tin theo dõi chi tiết theo đối tượng cho tài khoản.

Bước 3: Vào Nhập số dư ban đầu và khai báo lại số dư theo đúng loại đối tượng đã tích theo dõi:

• Theo dõi Khách hàng: nhập tại mục Công nợ khách hàng.
• Theo dõi Nhà cung cấp: nhập tại mục Công nợ nhà cung cấp.
• Theo dõi Nhân viên: nhập tại mục Công nợ nhân viên.

Khi phát sinh chứng từ, hạch toán nhập chọn đúng đối tượng tại cột Đối tượng để hỗ trợ thống kê số liệu trên báo cáo.

Đối với các tài khoản 138, 338, 341,… có tích “Theo dõi theo đối tượng”: 

• Nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng là Khách hàng → vào Báo cáo \ Bán hàng\ nhóm Báo cáo công nợ khách hàng (ví dụ: Báo cáo công nợ phải thu)

• Nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng là Nhà cung cấp → vào Báo cáo \ Mua hàng\ nhóm Báo cáo công nợ nhà cung cấp ( ví dụ: Báo cáo công nợ phải trả)

• Nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng là Nhân viên → vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Báo cáo công nợ (ví dụ: Tổng hợp công nợ nhân viên)

• Khi xem báo cáo Bảng cân đối tài khoản tích Hiển thị số dư hai bên sẽ hiển thị vừa dư Nợ vừa dư Có khi công nợ chưa đối trừ hết

Ví dụ: Tài khoản 338 có đối tượng A còn dư Nợ cuối kỳ, đối tượng B còn dư Có cuối kỳ. Khi xem Bảng cân đối tài khoản và tích chọn Hiển thị số dư hai bên, báo cáo sẽ đồng thời hiển thị cả Dư Nợ cuối kỳ và Dư Có cuối kỳ của tài khoản 338.

Lưu ý: Khi xem Báo cáo công nợ hoặc một số báo cáo khác tại mục Chọn tham số, tab Tài khoản chọn tài khoản tương ứng cần xem báo cáo.