Tự động hạch toán hóa đơn đầu vào với AVA Kế toán

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\tab Xử lý hóa đơn đầu vào.

Bước 2: Tại tab Tự động hạch toán hóa đơn: Nhấn Quy tắc hạch toán tự động để thiết lập quy tắc hạch toán tự động cho các hóa đơn được lấy về.

Bước 3: Thực hiện thiết lập các điều kiện của quy tắc hạch toán:

• Phương thức thanh toán
• Đối tượng hạch toán
• Vật tư hàng hóa

• Thiết lập phương thức thanh toán: Có 2 lựa chọn cách xác định phương thức thanh toán

  • Dựa theo hình thức thanh toán của từng hóa đơn: Chương trình sẽ lấy đúng phương thức thanh toán ghi trên hóa đơn (tiền mặt, chuyển khoản…).

  • Mặc định chung một phương thức thanh toán: Chọn một giá trị cố định cho tất cả hóa đơn.

• Tài khoản ngân hàng dùng khi thanh toán chuyển khoản

  • Nhập tài khoản ngân hàng công ty sử dụng khi hạch toán thanh toán chuyển khoản.

  • Có thể nhấn dấu + để thêm tài khoản mới nếu chưa có trong danh mục.

• Thiết lập đối tượng hạch toán: Có 2 tùy chọn Xử lý đối tượng chưa có trong danh mục

  • Kiểm tra, xác nhận thông tin đối tượng: Chương trình dừng lại để anh/chị xem và xác nhận trước khi thêm.

  • Tự động thêm mới (khuyến nghị khi xử lý nhiều hóa đơn): Chương trình  tự thêm NCC mới vào danh mục để tiếp tục hạch toán.

• Thiết lập vật tư hàng hóa: Có hai lựa chọn xử lý hàng hóa không có trong danh mục

  • Kiểm tra, xác nhận thông tin hàng hóa: Phù hợp khi dữ liệu cần kiểm soát chặt.

  • Tự động thêm mới: Chương trình tự tạo mã hàng hóa nếu không có trong danh sách.

  • Kho ngầm định khi thêm VTHH: Nhập kho mặc định cho tất cả các chứng từ.
• Cách lấy tên hàng khi lập chứng từ: chọn 1 trong 2 lựa chọn

  • Lấy theo tên hàng trên hóa đơn: Áp dụng khi tên trên hóa đơn phải được giữ nguyên.

  • Lấy theo tên hàng hóa trong danh mục: Chương trình sẽ thay bằng đúng tên chuẩn trong danh mục VTHH.

• Chi tiết Thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo nhà cung cấp, theo mặt hàng, theo loại dịch vụ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Thiết lập kho hạch toán: Chọn 1 trong 2 lựa chọn:

  • Hạch toán theo kho ngầm định của danh mục: Mỗi mã hàng sẽ về kho đã khai báo trong danh mục hàng hóa.

  • Hạch toán theo một kho cố định: Chọn 1 kho duy nhất cho tất cả chứng từ sinh ra từ quy tắc.

• Tiêu chí thống kê: thiết lập các tiê u chí thống kê như (khoản mục chi phí, đối tượng THCP, công trình, mã thống kê) trong trường hợp cần chọn cố định cho tất cả chứng từ sinh ra từ quy tắc. Nếu mỗi chứng từ sinh ra sẽ gắn với các tiêu chí khác nhau thì không cần thiết lập Tiêu chí thống kê ngầm định mà Anh chị tự chọn thông tin trên chứng từ hạch toán.

Bước 4: Nhấn Cất để lưu quy tắc tự động hạch toán hóa đơn.

• Cần thực hiện thiết lập thời gian lấy hóa đơn từ meInvoice về sao cho phù hợp, đảm bảo các hóa đơn lấy về là các hóa đơn chưa được hạch toán trên phần mềm kế toán.
  • Tại dòng Xử lý hóa đơn có ngày bắt đầu từ… bấm vào ✎ Thay đổi để có thể thiết lập lại ngày xử lý hóa đơn.

Chương trình tự động lấy các hóa đơn thỏa mãn các quy tắc đã được thiết lập về AMIS Kế toán và đọc nội dung hóa đơn được lấy về.

Chương trình sẽ thực hiện kiểm tra hóa đơn và xác định các danh mục Nhà cung cấp/VTHH mới phát sinh và tự động thêm mới các danh mục này trên dữ liệu kế toán.

• Các hóa đơn đã được xác định đủ các thông tin Nhà cung cấp/VTHH sẽ được tự động phân loại, sinh chứng từ hạch toán và ghi sổ chứng từ.
• Anh/Chị có thể xem nhanh được phần mềm đã tự động hạch toán được bao nhiêu hóa đơn và xem danh sách các chứng từ này tại Mua hàng\Xử lý hóa đơn đầu vào\tự động hạch toán hóa đơn