Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến phân hệ Tổng hợp

Anh/chị cần xem lại chứng từ hạch toán khấu trừ thuế đã phát sinh trên phần mềm để kiểm tra nội dung hạch toán, nhưng chưa biết vào phân hệ nào hoặc không thấy chứng từ khấu trừ thuế trong danh sách.

Giải pháp: Để xem lại chứng từ hạch toán khấu trừ thuế, anh/chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác.

• Bước 2: Tại danh sách chứng từ, lọc cột Loại chứng từ với giá trị “Khấu trừ thuế”.
• Bước 3: Mở chứng từ cần xem để kiểm tra chi tiết nội dung hạch toán.

Lưu ý: Trường hợp không hiển thị cột Loại chứng từ, anh/chị nhấn vào biểu tượng bánh răng (Tùy chỉnh giao diện), tích chọn hiển thị cột Loại chứng từ để thực hiện lọc.

Ví dụ: Tài khoản 411 có hạch toán tiền USD nhưng xem Sổ chi tiết TK 411 tiền USD không lên số liệu hoặc không lên đủ số liệu

Nguyên nhân:

• Nguyên nhân 1: Do trong danh mục Hệ thống tài khoản chưa tích Có hạch toán ngoại tệ
• Nguyên nhân 2: Đã tích Có hạch toán ngoại tệ nhưng tích chọn sau khi phát sinh chứng từ nên các chứng từ phát sinh trước đó sẽ không lên báo cáo

Cách xử lý 

• Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Hệ thống tài khoản 
• Tại dòng tài khoản bị lỗi (ví dụ TK 411), nhấn Sửa tại cột Chức năng -> tích chọn Có hạch toán ngoại tệ -> nhấn Cất 
• Mở lại các chứng từ ngoại tệ đã hạch toán liên quan đến tài khoản, nhấn Bỏ ghi / Sửa / Cất
• Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Sổ chi tiết các tài khoản \ chọn tham số loại tiền ngoại tệ, tích chọn tài khoản cần xem và kiểm tra lại số liệu

Lưu ý: Nếu có nhiều chứng từ đã phát sinh liên quan đến tài khoản, không thể sửa từng phiếu thì có thể sử dụng chức năng Ghi sổ/Bỏ ghi theo lô, tham khảo hướng dẫn tại đây

Nguyên nhân: Do trên chứng từ nghiệp vụ khác không tích chọn ô Hạch toán gộp nhiều hóa đơn và có bút toán hạch toán thuế ở bên tab Hạch toán và cả tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế 

Cách xử lý: 

• Nếu chứng từ không tích chọn ô Hạch toán gộp nhiều hóa đơn: Khi đó trên giao diện chứng từ sẽ hiển thị 2 tab: Tab Hạch toán và tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế:
  • Tab Hạch toán: Điền thông tin hạch toán nghiệp vụ (không điền hạch toán thuế)
  • Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế:
    • Dùng để hạch toán và kê khai lên bảng kê thuế.
    • Mỗi dòng trên tab Hạch toán sẽ tương ứng với dòng thuế trên tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế.

==> Bỏ hạch toán tiền thuế tại tab Hạch toán. Nếu tab hạch toán chỉ có duy nhất 1 dòng hạch toán thuế thì Anh chị sửa số tiền về 0

• Nếu muốn tích chọn lại vào ô Hạch toán gộp nhiều hóa đơn thì Anh chị nhân bản chứng từ sau đó tích chọn và xóa chứng từ cũ

Để xem sổ chi tiết tài khoản nộp thuế, Anh chị thực hiện như sau

Bước 1: Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Sổ sách kế toán \ Sổ chi tiết các tài khoản

Bước 2: Chọn tham số kỳ báo cáo, chọn tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo

Ngoài ra Anh chị cũng có thể xem Bảng tổng hợp quyết toán thuế GTGT năm trong Báo cáo \ Thuế để xem số thuế phải nộp theo từng tờ khai thuế

Để gộp các dòng có hạch toán giống nhau trên Sổ nhật ký chung, Anh chị thực hiện như sau :

Bước 1: Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Sổ sách kế toán \ Sổ nhật ký chung

Bước 2: Chọn tham số xem báo cáo, tích chọn Cộng gộp các bút toán giống nhau

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo 

Biểu hiện: Trên chứng từ các cột khác vẫn điền thông tin bình thường nhưng có cột bị ẩn (mờ) không điền được

Nguyên nhân: Do trong tùy chỉnh giao diện chứng từ, cột đó đang bị tích chọn “Không cho sửa”

Giải pháp: 

• Bước 1: Trên giao diện chứng từ, tích chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện \ Sửa mẫu hiện tại 
• Bước 2: Trên bảng Tùy chỉnh giao diện, nhấn Hiển thị thêm \ kéo đến dòng có Tên cột dữ liệu đang bị ẩn \ bỏ tích chọn cột Không cho sửa
• Bước 3: Nhấn Cất 

Vấn đề: Khi thực hiện đánh giá lại gốc ngoại tệ cuối kỳ, dù báo cáo công nợ (TK 131, 331) thể hiện số dư ngoại tệ bằng 0, hệ thống vẫn hiển thị đối tượng để đánh giá lại.

Nguyên nhân: do thay đổi định dạng số thập phân của tiền ngoại tệ, dẫn đến phát sinh chênh lệch phần lẻ nhưng bị ẩn trên báo cáo.

Ví dụ:

• Ban đầu đơn vị để 2 số thập phân: phát sinh 5.000,15 USD.

• Sau đó chỉnh định dạng về làm tròn 0 số thập phân → báo cáo hiển thị 5.000 USD.

• Thanh toán 5.000 USD → báo cáo hiển thị dư 0.

Tuy nhiên thực tế vẫn còn chênh lệch 0,15 USD (do làm tròn), nên khi đánh giá lại cuối kỳ hệ thống vẫn đưa đối tượng đó vào danh sách.

Giải pháp: 

Bước 1: Kiểm tra số dư thực tế

• Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Định dạng số

• Tại dòng Tiền ngoại tệ, tăng định dạng lên 3 hoặc 4 số thập phân \ Nhấn Cất.

• Vào: Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu (TK 131) hoặc Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả (TK 331)

• Chọn loại tiền ngoại tệ và xem báo cáo.

👉 Kiểm tra xem có xuất hiện số dư ngoại tệ lẻ thập phân hay không.

Bước 2: Xử lý

• Nếu có số lẻ thập phân và đơn vị không có nhu cầu theo dõi phần lẻ, thực hiện điều chỉnh lại số liệu trên chứng từ để loại bỏ phần lẻ.

• Sau khi xử lý xong, quay lại Thiết lập định dạng số, chỉnh tiền ngoại tệ về 0 số thập phân (nếu muốn làm tròn).

• Thực hiện đánh giá lại gốc ngoại tệ để kiểm tra lại kết quả.

Lưu ý: Nên thống nhất định dạng số thập phân tiền ngoại tệ ngay từ đầu kỳ để tránh phát sinh chênh lệch làm tròn khi đánh giá cuối kỳ.

Vấn đề: Đơn vị muốn theo dõi doanh thu, chi phí và lãi lỗ theo từng Đối tượng tập hợp chi phí (THCP) (ví dụ: theo từng xe, từng bộ phận…). Tuy nhiên, hiện tại phần mềm AMIS Kế toán chưa hỗ trợ báo cáo lãi lỗ riêng theo đối tượng THCP. Vì vậy, để xác định lãi lỗ theo từng đối tượng, kế toán cần sử dụng phương pháp lọc và tự tổng hợp số liệu từ các báo cáo chi tiết.

Giải pháp: Anh/Chị có thể xem và tổng hợp doanh thu, chi phí theo đối tượng THCP như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Sổ sách kế toán \ Chọn Sổ chi tiết các tài khoản.

Bước 2: Chọn tham số xem báo cáo

• Thiết lập Kỳ báo cáo.

• Tại trường Tài khoản, chọn các tài khoản doanh thu (ví dụ: 511, 711) và tài khoản chi phí (ví dụ: 621, 622, 627, 641, 642, 811).

• Lưu ý: Không tích chọn Cộng gộp các bút toán giống nhau.

Bước 3: Tại cột Đối tượng THCP, lọc theo Mã đối tượng THCP để xem chi tiết doanh thu và chi phí của từng đối tượng cụ thể, sau đó tự tổng hợp để xác định lãi/lỗ.

Lưu ý:

• Nếu chưa thấy hiển thị cột Đối tượng THCP trên báo cáo, Anh/Chị cần thực hiện thao tác hiển thị thêm cột trước khi lọc theo hướng dẫn tại đây

• Để thuận tiện hơn trong việc theo dõi lãi lỗ, đơn vị có thể cân nhắc chuyển sang theo dõi chi tiết theo Công trình hoặc Mã thống kê, vì các tiêu thức này đã có sẵn báo cáo lãi lỗ riêng trên phần mềm.

Vấn đề: Hiện tại phần mềm AMIS Kế toán chưa hỗ trợ chức năng theo dõi danh sách cổ đông và số lượng cổ phần trực tiếp trên phần mềm. Vì vậy, để quản lý thông tin cổ đông và số vốn góp của từng người, Anh/Chị có thể theo dõi tạm thời thông qua nghiệp vụ hạch toán vốn góp trên tài khoản 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu và chi tiết theo đối tượng.

Giải pháp:

Bước 1: Thiết lập tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng

• Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Tài khoản \ Hệ thống tài khoản.

• Tìm đến tài khoản 4111 (hoặc tài khoản cấp con 4111x nếu có) \ nhấn Sửa.

• Tích chọn Chi tiết theo đối tượng: Khách hàng \ nhấn Cất.

Lưu ý:

• Nếu khi cất phần mềm báo tài khoản đã có số dư đầu kỳ, Anh/Chị cần quay lại xóa số dư đầu kỳ của tài khoản 4111, sau đó vào lại Hệ thống tài khoản để tích chi tiết theo đối tượng.

• Nếu tài khoản 4111 đã phát sinh chứng từ hạch toán, sau khi tích chi tiết theo đối tượng cần mở lại các chứng từ \ Bỏ ghi \ Sửa bổ sung đối tượng \ Cất lại.

Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ góp vốn của cổ đông

• Khi lập chứng từ hạch toán góp vốn, tại cột Đối tượng chọn mã khách hàng tương ứng với cổ đông.

Một số trường hợp khai báo đối tượng:

• Cổ đông là người ngoài công ty: Khai báo mã khách hàng tương ứng với cổ đông.

• Cổ đông là nhân viên công ty: Khai báo mã nhân viên và tích chọn Là khách hàng để có thể theo dõi trên tài khoản 4111.

Bước 3: Xem báo cáo theo dõi vốn góp của cổ đông
Anh/Chị có thể theo dõi thông tin cổ đông và số vốn góp thông qua các báo cáo:

• Báo cáo \ Bán hàng \ Tổng hợp/Chi tiết công nợ khách hàng

• Báo cáo \ Tổng hợp \ Báo cáo công nợ \ Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng (lọc theo TK 4111 và Đối tượng) để theo dõi chi tiết vốn góp theo từng cổ đông.

Khi thực hiện đánh giá lại ngoại tệ cuối năm trên MISA AMIS Kế toán, một số tài khoản vẫn xuất hiện trong danh sách đánh giá lại mặc dù đơn vị không muốn thực hiện đánh giá lại cho tài khoản đó (ví dụ: TK vốn, tài khoản theo dõi nội bộ…).

Nguyên nhân: Do tài khoản đang được thiết lập theo dõi ngoại tệ, phần mềm sẽ tự động đưa tài khoản đó vào danh sách đánh giá lại cuối năm khi có số dư.

Giải pháp:

– Trường hợp 1: Không muốn đánh giá lại ngoại tệ cho tài khoản trong chứng từ đánh giá lại => Tại danh sách tài khoản trên chứng từ đánh giá lại tài khoản ngoại tệ, bỏ tích chọn dòng tài khoản không cần đánh giá lại.

– Trường hợp 2: Tài khoản đang được theo dõi ngoại tệ và đơn vị không muốn tiếp tục theo dõi

Khi tài khoản được tích chọn Theo dõi ngoại tệ, phần mềm sẽ tự động đưa tài khoản đó vào danh sách đánh giá lại cuối năm. Nếu đơn vị không còn nhu cầu theo dõi ngoại tệ, thực hiện:

Bước 1: Vào Danh mục\Tài khoản\ Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Tìm tài khoản và tích đúp vào tài khoản cần sửa

Bước 3: Bỏ tích chọn Theo dõi ngoại tệ sau đó nhấn Cất để lưu lại.

Sau khi bỏ theo dõi ngoại tệ, khi thực hiện lại đánh giá lại ngoại tệ cuối năm, tài khoản này sẽ không còn xuất hiện trong danh sách đánh giá lại

Vấn đề: Khi thực hiện kết chuyển lãi lỗ, kế toán có thể thấy một số bút toán bị “ngược” so với thông thường (ví dụ: Nợ TK 911/Có TK doanh thu hoặc Nợ TK chi phí/Có TK 911). Điều này gây nhầm lẫn vì không đúng với nguyên tắc kết chuyển quen thuộc, dẫn đến lo ngại số liệu bị sai.

Giải pháp: Phần mềm sẽ tự động hạch toán bút toán kết chuyển dựa trên số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản tại thời điểm kết chuyển, nhằm đảm bảo sau khi kết chuyển thì các tài khoản doanh thu, chi phí đều có số dư = 0. Cụ thể:

• Đối với tài khoản doanh thu (511, 515, 711…):

  • Nếu dư Có → hạch toán: Nợ TK doanh thu / Có TK 911

  • Nếu dư Nợ → hạch toán: Nợ TK 911 / Có TK doanh thu

• Đối với tài khoản chi phí (632, 635, 641, 642, 811…):

  • Nếu dư Nợ → hạch toán: Nợ TK 911 / Có TK chi phí

  • Nếu dư Có → hạch toán: Nợ TK chi phí / Có TK 911

👉 Vì vậy, khi thấy bút toán kết chuyển bị “ngược”, nguyên nhân thường là do số dư cuối kỳ của tài khoản đang bị ngược bản chất (ví dụ: doanh thu dư Nợ, chi phí dư Có).

Cách kiểm tra:

• Vào Bảng cân đối tài khoản => Nhấn vào tài khoản doanh thu/chi phí cần kiểm tra để mở Sổ chi tiết tài khoản

• Rà soát lại các phát sinh đã hạch toán để đảm bảo ghi nhận đúng số dư Nợ/Có trước khi kết chuyển.