Hướng dẫn hạch toán hàng cho biếu, tặng khách hàng và nhân viên

• Khi mua quà về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và chứng từ thanh toán kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 156 – Giá trị quà mua về để tặng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/112/331 – Thanh toán cho người bán

• Khi xuất quà tặng cho người nhận, lập hóa đơn biếu tặng:

Nợ TK 641/642/622/623/627 – Chi phí quà tặng (phần giá trị ai/bộ phận sử dụng)
Có TK 156 – Xuất giảm tồn kho quà tặng
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn biếu tặng

=> Khi xuất quà tặng, kế toán không ghi nhận doanh thu hay giá vốn, vì đây là hoạt động biếu tặng không thu tiền

• Ghi nhận chi phí ngay khi mua trong trường hợp mua hàng để tặng ngay mà không nhập kho:

Nợ TK 641/642/622/623/627 – Chi phí quà tặng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331 – Thanh toán cho người bán

• Ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi lập hóa đơn biếu tặng:

Nợ TK 641/642/622/623/627 – Chi phí thuế GTGT đầu ra
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

• Khi mua quà về nhập kho: Vào phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng
• Khi xuất quà tặng cho người nhận, lập hóa đơn biếu tặng. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây
  • Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.
  • Lập và xuất hóa đơn GTGT
  • Vào phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\nhấn Thêm

• Vào phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng\Chứng từ mua hàng không qua kho
• Khi xuất quà tặng cho người nhận, lập hóa đơn biếu tặng. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây
  • Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.
  • Lập và xuất hóa đơn GTGT
  • Vào phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\nhấn Thêm

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 1 điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn thì:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này.

Như vậy: Khi xuất Hàng hóa, dịch vụ để cho biếu tặng (Khách hàng, nhân viên …) thì phải xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng.