Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc

Bài viết hướng dẫn cách nhận diện và hạch toán tiền đặt cọc đúng quy định kế toán và thuế.

Nội dung gồm ba phần: khái niệm, bản chất pháp lý của tiền đặt cọc; phương pháp hạch toán đối với cả bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc theo các chế độ kế toán hiện hành; và giải đáp một số vướng mắc thực tế như xuất hóa đơn, phân biệt đặt cọc với trả trước.

Phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp phát sinh giao dịch đặt cọc trong hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc ký kết hợp đồng kinh tế.

Tiền đặt cọc là khoản tiền hoặc tài sản có giá trị mà một bên giao cho bên kia nhằm bảo đảm việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng. Khoản tiền này sẽ được giữ trong một thời gian nhất định để bảo đảm rằng hợp đồng được thực hiện đúng thỏa thuận giữa hai bên.

• Trường hợp hợp đồng được thực hiện đúng: Tài sản đặt cọc sẽ được hoàn trả cho bên đặt cọc hoặc trừ vào nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận.
• Trường hợp bên đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng: Khoản tiền đặt cọc sẽ bị mất, đồng nghĩa với việc bên nhận đặt cọc có quyền giữ lại số tiền này như một hình thức bồi thường.
• Trường hợp bên nhận đặt cọc vi phạm nghĩa vụ hợp đồng: Họ phải hoàn trả tài sản đặt cọc và đền bù thêm một khoản tiền tương đương với giá trị đặt cọc.

3.1. Hạch toán tiền đặt cọc đối với bên đặt cọc

Ghi nhận khoản tiền đặt cọc:

Khi doanh nghiệp thực hiện đặt cọc, số tiền hoặc tài sản đặt cọc sẽ được ghi nhận vào tài khoản theo quy định:

Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược (Theo TT99, TT200)

Nợ TK 1386 – Phải thu về ký quỹ, ký cược (Theo TT 133)

Có TK 111, 112 – Phản ánh số tiền chi ra từ quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng

Hoàn trả tiền đặt cọc:

Khi hợp đồng được thực hiện đúng và tiền đặt cọc được hoàn trả lại cho doanh nghiệp, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 111, 112 – Nhận lại tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Có TK 244 (Theo TT99, TT200)

Có TK 1386 (Theo TT 133)

Xử lý tiền đặt cọc khi bị mất do vi phạm hợp đồng:

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng cam kết và bị mất khoản tiền đặt cọc, kế toán cần ghi nhận vào chi phí:

Nợ TK 811 – Chi phí khác (Số tiền bị mất)

Có TK 244 (Theo TT99, TT200)

Có TK 1386 (Theo TT 133)

Sử dụng tiền đặt cọc để thanh toán nghĩa vụ hợp đồng:

Trong một số trường hợp, khoản đặt cọc có thể được sử dụng để trừ vào số tiền phải trả cho nhà cung cấp hoặc đối tác:

Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp (Giảm số tiền phải thanh toán)

Có TK 244 (Theo TT99, TT200)

Có TK 1386 (Theo TT 133)

3.2. Hạch toán tiền đặt cọc đối với bên nhận đặt cọc

Ghi nhận khoản tiền đặt cọc:

Khi doanh nghiệp nhận được tiền đặt cọc từ bên đối tác hoặc khách hàng, kế toán thực hiện ghi nhận vào sổ sách như sau:

Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Có TK 344 – Nhận tiền ký quỹ, ký cược (Theo TT99, TT200)

Có TK 3386 – Nhận tiền ký quỹ, ký cược (Theo TT 133)

Hoàn trả tiền đặt cọc:

Khi hợp đồng được thực hiện đúng và tiền đặt cọc cần hoàn trả lại cho bên đặt cọc, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 344 (Theo TT99, TT200)

Nợ TK 3386 (Theo TT133)

Có TK 111, 112 – Hoàn trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Xử lý tiền đặt cọc khi bên đặt cọc vi phạm hợp đồng:

Trong trường hợp bên đặt cọc vi phạm hợp đồng và khoản tiền đặt cọc bị giữ lại như một khoản phạt vi phạm hợp đồng, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 344 (Theo TT99, TT200)

Nợ TK 3386 (Theo TT 133)

Có TK 711 – Thu nhập khác (Ghi nhận khoản tiền thu được từ vi phạm hợp đồng)

4.1. Có phải xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc không?

Theo Công văn số 75543/CT-TTHT ngày 20/11/2017 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội, việc lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản tiền đặt cọc được hướng dẫn như sau:

• Trường hợp 1: Nếu khoản tiền đặt cọc được thu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng, và tại thời điểm nhận tiền, dịch vụ chưa được cung cấp hoặc hợp đồng chưa được thực hiện, thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT cho khoản tiền này.
• Trường hợp 2: Nếu khoản tiền đặt cọc được thu theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT tại thời điểm thu tiền.

4.2. Trường hợp không xác định rõ khoản tiền trong hợp đồng là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì các bên giải quyết như thế nào?

Theo Điều 37 Nghị định 21/2021/NĐ-CP có quy định như sau:

Trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước thì số tiền này được coi là tiền trả trước.

Như vậy,  nếu một bên giao cho bên kia một khoản tiền mà không có thỏa thuận rõ ràng về việc đây là tiền đặt cọc hay tiền trả trước, thì số tiền này sẽ được coi là tiền trả trước và các bên sẽ phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả hoặc khấu trừ theo hợp đồng.