Chi phí thuê xe hạch toán như thế nào?

Bài viết hướng dẫn cách hạch toán chi phí thuê xe trong doanh nghiệp theo đúng quy định kế toán và thuế hiện hành. Nội dung bao gồm cách xác định tài khoản hạch toán theo mục đích sử dụng xe, hướng dẫn ghi nhận nghiệp vụ trên phần mềm AMIS Kế toán, đồng thời tổng hợp các quy định pháp luật liên quan, điều kiện chứng từ và các tình huống thường gặp khi phát sinh chi phí thuê xe.

Theo Thông Tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (nếu xe phục vụ vận chuyển hàng hóa hoặc tiếp thị bán hàng), TK 6422 – Chi phí quản lý DN (nếu xe dùng cho quản lý hoặc di chuyển nhân sự), TK 154 – Chi phí sản xuất KD dở dang (nếu xe phục vụ sản xuất), TK 242 – Chi phí trả trước (nếu thuê xe dài hạn trên 1 năm sau đó phân bổ dần chi phí)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.

Có TK 331 – Phải trả cho người bán: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

Có TK 111 – Tiền mặt: Ghi nhận nếu thanh toán bằng tiền mặt.

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận nếu thanh toán qua ngân hàng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông Tư 200/2014/TT-BTC:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu xe phục vụ vận chuyển hàng hóa hoặc tiếp thị bán hàng), TK 642 – Chi phí quản lý DN (nếu xe dùng cho quản lý hoặc di chuyển nhân sự), TK 627 – Chi phí sản xuất chung (nếu xe phục vụ sản xuất), TK 242 – Chi phí trả trước (nếu thuê xe dài hạn trên 1 năm sau đó phân bổ dần chi phí)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

Có TK 111 – Tiền mặt: Ghi nhận nếu thanh toán bằng tiền mặt.

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận nếu thanh toán qua ngân hàng.

Đối với chi phí thuê xe, Anh chị có thể hạch toán trên phần mềm AMIS kế toán theo 2 cách:

• Cách 1: Hạch toán trên phân hệ Mua hàng \ Chứng từ mua dịch vụ, tham khảo hướng dẫn tại đây
• Cách 2: Hạch toán trên phân hệ Tổng hợp \ Chứng từ nghiệp vụ khác, tham khảo hướng dẫn tại đây

• Hợp đồng thuê xe theo Bộ luật Dân sự 2015: Theo Điều 471, Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê xe là thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê, trong đó bên cho thuê giao xe cho bên thuê sử dụng trong thời hạn nhất định, còn bên thuê phải trả tiền thuê. Hợp đồng cần ghi rõ các điều khoản về giá thuê, thời hạn, trách nhiệm bảo dưỡng và các chi phí phát sinh.
• Quy định về thuế GTGT và thuế TNCN: Theo Thông tư 69/2025/TT-BTC, chi phí thuê xe được khấu trừ thuế GTGT nếu có hóa đơn hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt (với giá trị trên 20 triệu đồng). Đối với cá nhân cho thuê xe, nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, họ phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán (5% mỗi loại).
• Quy định về phí sử dụng đường bộ: Theo Nghị định 90/2023/NĐ-CP, phí sử dụng đường bộ là chi phí bắt buộc đối với xe ô tô tham gia giao thông. Nếu hợp đồng thuê xe quy định doanh nghiệp chịu phí này, chi phí sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 hoặc 642, tùy mục đích sử dụng, và cần có biên lai thu phí hợp lệ.

Chi phí thuê xe có cần hóa đơn GTGT không?

Có, để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lệ, chi phí thuê xe cần có hóa đơn GTGT hợp lệ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Thuê xe của cá nhân có được tính vào chi phí hợp lệ không?

Có, chi phí thuê xe của cá nhân được tính vào chi phí hợp lệ nếu có đầy đủ chứng từ như hợp đồng thuê xe, biên bản bàn giao xe và chứng từ thanh toán. Nếu doanh thu thuê xe của cá nhân vượt 100 triệu đồng/năm, cần nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

Chi phí thuê xe dài hạn hạch toán như thế nào?

Đối với thuê xe dài hạn (trên 1 năm), chi phí có thể được ghi nhận vào tài khoản 242 (chi phí trả trước) và phân bổ dần vào các kỳ. Nếu là thuê tài chính, xe được ghi nhận vào tài khoản 211 (tài sản cố định hữu hình).

Thanh toán chi phí thuê xe bằng tiền mặt có hợp lệ không?

Nếu chi phí thuê xe trên 20 triệu đồng, thanh toán phải thực hiện qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT theo Thông tư 69/2025/TT-BTC. Thanh toán bằng tiền mặt chỉ hợp lệ với các khoản dưới 20 triệu đồng