10. Thương mại Dược phẩm (MỚI)

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Khai báo Khách hàng/Nhà cung cấp: Vào Danh mục → Đối tượng, tạo nhà thuốc/đại lý/bệnh viện và nhà cung cấp dược.
2. Khai báo Hàng hóa dược: Vào Danh mục → Vật tư hàng hóa, tạo mã thuốc, quy cách đóng gói (hộp/vỉ/viên/chai…), nhóm hàng (kháng sinh, vitamin…).
3. Thiết lập đơn vị tính và quy đổi (nếu có): Ví dụ thùng ↔ hộp ↔ vỉ ↔ viên để bán theo nhiều quy cách.
4. Khai báo Kho: Tạo kho Kho tổng, kho Kho chi nhánh (nếu có), kho Hàng cận date (nếu doanh nghiệp tách quản lý).
5. Khai báo Nhân viên/Trình dược viên: Tạo danh mục nhân viên để gắn trên chứng từ bán hàng và lên báo cáo doanh thu theo trình dược viên.

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện:

1. Mua hàng trong nước: Vào Nghiệp vụ → Mua hàng, chọn nhà cung cấp, nhập hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất.
2. Nhập kho hàng hóa: Chọn kho nhập, kiểm tra hạch toán giá trị vào hàng hóa (TK 156).
3. Nhập thông tin Lô/Hạn dùng: Tại dòng hàng hoặc màn hình chi tiết (tùy cách phần mềm hiển thị), nhập số lô và hạn dùng theo từng mặt hàng.
4. Mua hàng nhập khẩu: Ghi nhận chứng từ mua hàng nhập khẩu theo hướng dẫn, bổ sung các thông tin trị giá, thuế và chi phí liên quan (nếu có phát sinh).
5. Ghi nhận thanh toán/công nợ: Theo dõi 331 theo hóa đơn/chứng từ; thanh toán qua quỹ/ngân hàng nếu chi ngay.
6. Đối chiếu: Kiểm tra tồn kho theo mã hàng, và rà soát danh sách lô/hạn dùng đã nhập.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Mua hàng nhập kho: Nợ 156 (và Nợ 1331 nếu khấu trừ) / Có 111/112/331

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện:

1. Lập chứng từ bán hàng: Vào Bán hàng → Bán hàng hóa, chọn khách hàng (nhà thuốc/đại lý/bệnh viện), điều khoản thanh toán.
2. Chọn trình dược viên/nhân viên bán hàng: Trên chứng từ bán, chọn đúng trình dược viên để theo dõi doanh thu theo người phụ trách.
3. Chọn hàng hóa xuất bán: Chọn thuốc/hàng hóa, số lượng, đơn giá, chiết khấu (nếu có), thuế suất.
4. Xuất kho: Hệ thống ghi nhận xuất kho theo chứng từ bán (đảm bảo chọn đúng kho xuất).
5. Xuất hóa đơn: Phát hành hóa đơn theo quy định và theo dõi công nợ nếu bán chịu.
6. Đối chiếu doanh thu theo trình dược viên: Xem báo cáo doanh thu theo nhân viên để kiểm soát chỉ tiêu.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Ghi nhận doanh thu: Nợ 111/112/131 / Có 511 (và Có 3331 nếu có)
• Ghi nhận giá vốn: Nợ 632 / Có 156

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện:

1. Theo dõi tồn kho theo lô/hạn dùng: Vào Kho → Báo cáo tồn kho (hoặc báo cáo tương đương), xem chi tiết theo lô và hạn dùng.
2. Thiết lập ngưỡng cảnh báo cận date: Thiết lập số ngày cảnh báo (ví dụ 30/60/90 ngày) theo chính sách doanh nghiệp.
3. Xem danh sách hàng cận date/hết date: Sử dụng báo cáo/cảnh báo để lọc ra các mặt hàng sắp hết hạn.
4. Xử lý hàng hết date: Thực hiện nghiệp vụ xử lý theo quy định nội bộ (ví dụ: lập chứng từ xuất hủy/giảm kho, hoặc chuyển kho hàng hết date nếu doanh nghiệp tách kho).
5. Đối chiếu sau xử lý: Kiểm tra tồn kho và giá trị tồn kho sau khi xử lý hàng hết hạn.

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Thu tiền khách hàng theo hóa đơn: Vào Quỹ/Ngân hàng → Thu tiền, chọn Thu tiền khách hàng, tích chọn đúng hóa đơn để đối trừ công nợ.
2. Chi phí vận hành: Lập chứng từ chi phí (thuê kho, điện nước, vận chuyển, marketing…), hạch toán vào 641/642.
3. Hạch toán lương: Ghi nhận lương nhân viên bán hàng/trình dược viên/kho/quản lý và phân bổ đúng:
   • 641: lương bộ phận bán hàng (bao gồm trình dược viên nếu doanh nghiệp hạch toán vào bán hàng).
   • 642: lương quản lý/hành chính/kho (tùy cơ cấu DN).
4. Đối chiếu: Kiểm tra số dư quỹ/ngân hàng, công nợ phải thu, tuổi nợ theo khách hàng.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Thu tiền: Nợ 111/112 / Có 131
• Ghi nhận lương: Nợ 641/642 / Có 334

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Phân loại: Xác định tài sản thuộc TSCĐ hay CCDC theo chính sách DN.
2. Ghi tăng CCDC: Vào Công cụ dụng cụ → Ghi tăng, khai báo công cụ phục vụ kho/bán hàng.
3. Tính phân bổ CCDC: Vào Công cụ dụng cụ → Tính phân bổ, phân bổ vào 641/642 theo bộ phận sử dụng.
4. Ghi tăng TSCĐ: Vào Tài sản cố định → Ghi tăng, khai báo tài sản (nguyên giá, ngày sử dụng, thời gian khấu hao).
5. Tính khấu hao: Vào Tài sản cố định → Tính khấu hao theo tháng, hạch toán vào 641/642.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Khấu hao TSCĐ: Nợ 641/642 / Có 214
• Phân bổ CCDC: Nợ 641/642 / Có 242 (hoặc TK phân bổ tương ứng)

Xem phim hướng dẫn:

Các nghiệp vụ thực hiện:

1. Tính giá xuất kho: Chạy chức năng Tính giá xuất kho theo kỳ để cập nhật giá vốn.
2. Đối chiếu mua vào/bán ra: Kiểm tra hóa đơn, thuế suất, bảng kê thuế.
3. Hạch toán thuế (nếu có): Thực hiện bút toán thuế theo tờ khai và số liệu phát sinh.
4. Kết chuyển lãi lỗ: Thực hiện kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
5. Đối chiếu tồn kho và date: Trước khi chốt kỳ, rà soát hàng cận date/hết date và các bút toán xử lý đã ghi nhận đầy đủ.

Xem phim hướng dẫn:

Các báo cáo trọng yếu:

• Báo cáo doanh thu theo khách hàng/nhóm hàng: Theo dõi doanh thu theo nhà thuốc, đại lý, kênh bán.
• Báo cáo doanh thu theo Trình dược viên: Doanh thu, sản lượng theo nhân viên phụ trách.
• Báo cáo lãi gộp: Doanh thu – giá vốn theo mặt hàng/nhóm hàng để biết nhóm nào hiệu quả.
• Báo cáo tồn kho theo lô/hạn dùng: Tồn kho theo batch/date, danh sách cận date/hết date.
• Báo cáo công nợ phải thu: Công nợ theo khách hàng, theo hóa đơn, tuổi nợ.
• Báo cáo thu chi/dòng tiền: Thu chi theo kỳ, theo khoản mục để kiểm soát thiếu hụt tiền.