Một số lỗi thường gặp khi lấy chứng từ từ phần mềm CUKCUK sang AMIS KẾ TOÁN

Vấn đề: Khi thực hiện lấy chứng từ từ phần mềm bán hàng CUKCUK sang phần mềm AMIS Kế toán, hệ thống có thể hiển thị thông báo “Không có phát sinh nào trên CUKCUK”. Lỗi này thường xảy ra khi thông tin kết nối giữa hai phần mềm chưa đúng, chọn sai đơn vị/cửa hàng khi đồng bộ dữ liệu hoặc đơn vị vừa thêm cửa hàng trên CUKCUK nhưng chưa thiết lập lại trên AMIS Kế toán.

Nguyên nhân và cách xử lý: 

Nguyên nhân 1: Chọn sai cơ cấu tổ chức khi ghép giữa Cukcuk và AMIS kế toán

• Trên AMIS Kế toán vào: Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK \ Thiết lập đồng bộ dữ liệu.

• Tại giao diện Thiết lập kết nối, chuyển sang tab Cơ cấu tổ chức.

• Kiểm tra mã nhà hàng trên Cukcuk và mã đơn vị trên cơ cấu tổ chức AMIS Kế toán đang ghép với nhau.

  • Nếu ghép sai → chọn lại thông tin đúng và nhấn Cất.

  • Nếu đã ghép đúng → kiểm tra lại cửa hàng đang chọn trên Cukcuk và đơn vị đang làm việc trên AMIS Kế toán, sau đó đánh dấu chuyển chứng từ và lấy lại dữ liệu.

Nguyên nhân 2: Do chọn nhầm giao diện kết nối phần mềm đánh dấu chuyển chứng từ trên Cukcuk

Ví dụ: Đơn vị đang cần lấy chứng từ sang phần mềm AMIS kế toán nhưng trên Cukcuk đang chọn giao diện đánh dấu chuyển chứng từ của sản phẩm khác (ví dụ MISA SME)

=> Trên phần mềm Cukcuk \ Ứng dụng \ Chọn mục AMIS Accounting để đánh dấu chuyển chứng từ

Nguyên nhân 3: Do đơn vị mới kết nối thêm cửa hàng trên Cukcuk mà chưa hủy kết nối kết nối lại ở AMIS kế toán để chọn ghép thêm cửa hàng

• Trên AMIS Kế toán vào: Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK.

• Nhấn Hủy kết nối → sau đó chọn Kết nối ngay để thực hiện kết nối lại và ghép thêm cửa hàng cần đồng bộ.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, hệ thống có thể hiển thị thông báo như: “Vật tư hàng hóa / Kho / Nhân viên bán hàng / TK ngân hàng / Khách hàng / Nhà cung cấp / Đối tác giao hàng không có trong danh mục”.

Nguyên nhân: do dữ liệu danh mục trên AMIS Kế toán chưa được khai báo hoặc thiết lập liên kết danh mục giữa hai phần mềm chưa khớp.

Giải pháp:

Nguyên nhân 1: Danh mục chưa được khai báo trên AMIS Kế toán

Ví dụ: đơn vị lấy chứng từ từ cukcuk sang AMIS kế toán báo lỗi “Vật tư hàng hóa CABATRAUNAURAURAM không có trong danh mục”

Cách 1: Thiết lập “Tự động thêm mới Vật tư hàng hóa / Kho / Nhân viên bán hàng / TK ngân hàng / Khách hàng / Nhà cung cấp / Đối tác giao hàng chưa có trên danh mục”

• Bước 1: Trên AMIS Kế toán vào Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK \ Thiết lập đồng bộ dữ liệu.

• Bước 2: Tại tab Danh mục, chọn Hàng hóa, dịch vụ (hoặc Kho / Nhân viên / TK ngân hàng / Khách hàng / Nhà cung cấp / Đối tác giao hàng) và tích chọn Tự động thêm mới … chưa có trong danh mục → nhấn Cất.

Cách 2: Khai báo thủ công danh mục trên AMIS Kế toán (trường hợp đơn vị không muốn thiết lập để phần mềm tự động thêm danh mục)

• Bước 1: Vào Danh mục Vật tư hàng hóa trên AMIS Kế toán và khai báo thêm mã vật tư theo thông tin trùng với dữ liệu trên CUKCUK.

• Bước 2: Sau đó thực hiện đánh dấu chuyển chứng từ trên CUKCUK và lấy lại chứng từ sang AMIS Kế toán.

Nguyên nhân 2: Thiết lập liên kết danh mục yêu cầu khớp cả mã và tên nhưng dữ liệu không trùng nhau

• Bước 1: Chỉnh sửa thiết lập liên kết danh mục

  • Nếu đơn vị bắt buộc khớp cả mã và tên vật tư → cần chỉnh sửa tên hàng trên danh mục Vật tư hàng hóa của AMIS Kế toán trùng với tên hàng trên CUKCUK.

  • Nếu không bắt buộc khớp đồng thời cả mã và tên → bỏ tích tại ô Tên trong mục Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK \ Thiết lập đồng bộ dữ liệu → nhấn Cất.

• Bước 2: Sau khi thiết lập xong, vào CUKCUK đánh dấu chuyển lại chứng từ bị lỗi và thực hiện lấy lại chứng từ sang AMIS Kế toán.

Lưu ý: Trường hợp hệ thống báo chưa có trong danh mục đối với các danh mục khác như kho, nhân viên bán hàng, tài khoản ngân hàng…, Anh/Chị kiểm tra và xử lý tương tự như trên.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, hệ thống có thể hiển thị thông báo như: “Trên dữ liệu đã tồn tại vật tư hàng hóa / kho / nhân viên bán hàng / TK ngân hàng… nhưng khác tên”.

Nguyên nhân: mã vật tư đã tồn tại trên AMIS Kế toán nhưng tên hàng hóa không trùng với dữ liệu trên CUKCUK, trong khi đơn vị đang thiết lập tự động liên kết danh mục theo cả mã và tên và tự động thêm mới hàng hóa chưa có trên danh mục.

=> Vì vậy khi đối chiếu dữ liệu, phần mềm phát hiện mã trùng nhưng tên khác nên không thể tự động liên kết và sẽ báo lỗi.

Giải pháp:

Bước 1: Kiểm tra và chỉnh sửa thiết lập liên kết danh mục

• Nếu đơn vị bắt buộc phải khớp đồng thời cả mã và tên vật tư → cần chỉnh sửa lại tên hàng trên danh mục Vật tư hàng hóa của AMIS Kế toán để trùng với tên hàng trên CUKCUK.

• Nếu đơn vị không bắt buộc khớp cả mã và tên → vào Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK \ Thiết lập đồng bộ dữ liệu và bỏ tích tại ô Tên trong phần thiết lập liên kết danh mục → nhấn Cất.

Bước 2: Sau khi thiết lập xong, Anh/Chị vào CUKCUK đánh dấu chuyển lại chứng từ bị lỗi và thực hiện lấy lại chứng từ sang AMIS Kế toán.

Lưu ý: Trường hợp hệ thống báo lỗi “Trên dữ liệu đã tồn tại … nhưng khác tên” đối với các danh mục khác như kho, nhân viên bán hàng, tài khoản ngân hàng…, Anh/Chị kiểm tra và xử lý tương tự: đảm bảo thông tin danh mục giữa hai phần mềm được thiết lập liên kết phù hợp.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, hệ thống có thể hiển thị thông báo “Chứng từ thu tiền gửi CUKCUK không được chọn ghi vào TK ngân hàng nào”. Lỗi này xảy ra khi chứng từ thu tiền trên CUKCUK chưa được chọn số tài khoản ngân hàng, nên khi đồng bộ sang AMIS Kế toán hệ thống không xác định được tài khoản ngân hàng để sinh chứng từ thu tiền gửi.

Giải pháp:

• Anh/Chị vào phần mềm CUKCUK, mở chứng từ đang bị báo lỗi => Kiểm tra và bổ sung thông tin số tài khoản ngân hàng trên chứng từ.

• Sau khi cập nhật xong, thực hiện đánh dấu chuyển lại chứng từ trên CUKCUK và quay lại AMIS Kế toán lấy lại chứng từ để đồng bộ dữ liệu.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, trên chứng từ có thể không hiển thị thông tin tại cột Đơn vị.

Nguyên nhân: do trong phần thiết lập kết nối, đơn vị đang chọn mã đơn vị trên AMIS Kế toán là cấp Chi nhánh, nên khi đồng bộ dữ liệu hệ thống không tự động lấy được thông tin đơn vị để hiển thị trên chứng từ.

Giải pháp:

• Vào Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK \ Thiết lập đồng bộ dữ liệu.

• Vào tab Cơ cấu tổ chức, kiểm tra lại đơn vị dưới kế toán dùng để ghép: Thay vì chọn cấp Chi nhánh, Anh/Chị thiết lập lại là cấp Phòng ban.

Sau khi thiết lập như trên, khi lấy chứng từ từ CUKCUK sang AMIS Kế toán, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin đơn vị theo mã phòng ban đã được ghép.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, trên chứng từ có thể không hiển thị mục chiết khấu.

Nguyên nhân: do trên CUKCUK đang thiết lập Đơn giá chuyển sang AMIS Accounting là đơn giá sau khuyến mại, nên khi đồng bộ dữ liệu sang AMIS Kế toán, khoản chiết khấu (khuyến mại, giảm giá) đã được trừ trực tiếp vào đơn giá, vì vậy chứng từ sẽ không hiển thị riêng thông tin chiết khấu.

Giải pháp:

• Trên phần mềm CUKCUK, vào Ứng dụng \ AMIS Accounting \ chọn Thiết lập kết nối.

• Bỏ tích tùy chọn Đơn giá chuyển sang AMIS Accounting là đơn giá sau khuyến mại → nhấn Hoàn thành.

Sau khi thiết lập xong, trên AMIS Kế toán xóa chứng từ đã lấy bị lỗi. Sau đó vào CUKCUK đánh dấu chuyển lại chứng từ và thực hiện lấy lại chứng từ sang AMIS Kế toán.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, toàn bộ các chứng từ bán hàng thu tiền ngay bị chuyển thành chứng từ ghi nợ (chưa thu tiền) hoặc hệ thống có thể hiển thị thông báo “Đối tượng <…> đã tồn tại nhưng không phải là Khách hàng”.

Nguyên nhân: do trong thiết lập kết nối trên CUKCUK, đơn vị đang tích chọn Cho phép đẩy chứng từ bán hàng sang AMIS Accounting thành chứng từ ghi nợ nên toàn bộ các chứng từ bán hàng thu tiền ngay sẽ chuyển thành chứng từ chưa thu tiền, đồng thời đối tượng ghi nợ được chọn là Nhân viên nhưng trên AMIS Kế toán, đối tượng nhân viên này không được đánh dấu là Khách hàng, nên khi đồng bộ chứng từ hệ thống sẽ báo lỗi.

Giải pháp:

1. Trường hợp muốn giữ nguyên hình thức thanh toán như trên CUKCUK

• Vào CUKCUK \ Ứng dụng \ AMIS Accounting \ Thiết lập kết nối.

• Bỏ tích tùy chọn Cho phép đẩy chứng từ bán hàng sang AMIS Accounting thành chứng từ ghi nợ → nhấn Hoàn thành.

• Sau đó đánh dấu chuyển lại chứng từ trên CUKCUK và sang AMIS Kế toán lấy lại chứng từ.

2. Trường hợp muốn mặc định chứng từ sang AMIS Kế toán đều ghi nhận công nợ cho nhân viên

• Trên CUKCUK \ Ứng dụng \ AMIS Accounting \ Thiết lập kết nối:

  • Tích chọn Cho phép đẩy chứng từ bán hàng sang AMIS Accounting thành chứng từ ghi nợ.

  • Chọn đối tượng ghi nợ là mã nhân viên bán hàng → nhấn Hoàn thành.

• Sau đó trên AMIS Kế toán:

  • Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Nhân viên.

  • Nhấn Sửa tại dòng nhân viên đang được chọn trên CUKCUK.

  • Tích chọn “Là khách hàng” → nhấn Cất.

Cuối cùng, quay lại CUKCUK đánh dấu chuyển lại chứng từ và thực hiện lấy lại chứng từ sang AMIS Kế toán.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ bán hàng từ CUKCUK sang AMIS Kế toán, hệ thống chỉ sinh chứng từ bán hàng không kiêm phiếu xuất kho.

Nguyên nhân: do chương trình hiện đang mặc định tách riêng chứng từ bán hàng và phiếu xuất kho khi đồng bộ dữ liệu từ CUKCUK sang AMIS Kế toán.

Giải pháp: Nếu trên CUKCUK có lập phiếu xuất kho cho chứng từ bán hàng, khi thực hiện đánh dấu chuyển chứng từ, Anh/Chị cần:

• Tại tab Bán hàng: đánh dấu chứng từ bán hàng và hóa đơn (nếu có).

• Đồng thời tại tab Kho – mua hàng: đánh dấu phiếu xuất kho bán hàng.

Sau đó thực hiện lấy chứng từ sang AMIS Kế toán. Khi đó hệ thống sẽ:

• Sinh chứng từ bán hàng (kèm hóa đơn nếu có) tại phân hệ Bán hàng.

• Sinh phiếu xuất kho bán hàng tại phân hệ Kho.

Hai chứng từ này sẽ được tham chiếu với nhau để đảm bảo theo dõi đầy đủ nghiệp vụ bán hàng và xuất kho.

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ CUKCUK sang AMIS Kế toán, hệ thống hiển thị thông báo “Lỗi liên quan đến chứng từ số …”.

Nguyên nhân: do trước đó đơn vị đã lấy chứng từ bán hàng và các chứng từ liên quan sang AMIS Kế toán, sau đó xóa chứng từ bán hàng để lấy lại, nhưng chưa xóa hết các chứng từ liên quan (ví dụ: phiếu thu tiền mặt, phiếu thu tiền gửi…). Vì vậy khi đồng bộ lại, phần mềm phát hiện dữ liệu liên quan vẫn còn nên báo lỗi.

Giải pháp:

• Trên AMIS Kế toán, tìm và xóa các chứng từ liên quan đến chứng từ bán hàng như Phiếu thu tiền tại phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi 

• Sau đó vào CUKCUK đánh dấu chuyển lại chứng từ và sang AMIS kế toán lấy lại

Vấn đề: Khi chứng từ được lấy từ CUKCUK sang AMIS Kế toán, nếu người dùng chọn lại mã khách hàng trên chứng từ thì đơn giá có thể tự động thay đổi.

Nguyên nhân: do trong Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung \ tại mục Bán hàng đang thiết lập tùy chọn “Giá bán trên Báo giá, Đơn hàng, Hợp đồng, Bán hàng hóa/dịch vụ, Hóa đơn lấy theo giá bán gần nhất trên các chứng từ sau” là Chứng từ bán hàng hóa, dịch vụ hoặc Báo giá, Đơn hàng, Hợp đồng, Bán hàng hóa/dịch vụ, Hóa đơn.

=> Vì vậy khi thay đổi khách hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật đơn giá theo chứng từ gần nhất của khách hàng đó.

Giải pháp:

Nếu không muốn phần mềm tự động nhảy lại đơn giá theo chứng từ gần nhất của khách hàng, Anh chị thiết lập lại tùy chọn như sau:

• Trên AMIS kế toán, vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung
• Tại mục Bán hàng, chọn mục “Giá bán trên Báo giá, Đơn hàng, Hợp đồng, Bán hàng hóa/dịch vụ, Hóa đơn lấy theo giá bán gần nhất trên các chứng từ sau” là “Không lấy giá bán gần nhất” => nhấn Cất => nhấn Đóng 
• Sau đó xóa chứng từ bị sai trên AMIS kế toán và sang Cukcuk đánh dấu chuyển lấy lại

Vấn đề: Khi lấy chứng từ từ MISA CUKCUK sang MISA AMIS Kế toán, tài khoản doanh thu trên chứng từ lên không đúng với tài khoản ngầm định đã thiết lập trên danh mục Vật tư hàng hóa của mã hàng.

Nguyên nhân: là do phần mềm đang xác định tài khoản doanh thu theo thứ tự ưu tiên, cụ thể:

1. Tài khoản doanh thu thiết lập trên kết nối với CUKCUK.

2. Nếu không có → lấy tài khoản doanh thu ngầm định trên danh mục Vật tư hàng hóa.

3. Nếu vẫn không có → lấy tài khoản doanh thu ngầm định theo loại chứng từ trong danh mục tài khoản ngầm định

4. Nếu không có nữa → hệ thống mặc định TK 5111.

Vì vậy nếu trên Thiết lập kết nối CUKCUK đang khai báo TK doanh thu hạch toán ngầm định, phần mềm sẽ ưu tiên lấy tài khoản này, dẫn đến khác với tài khoản đã thiết lập trên danh mục Vật tư hàng hóa.

Giải pháp:

• Trên AMIS Kế toán vào Các tiện ích và thiết lập \ Kết nối ứng dụng \ Ứng dụng bán hàng \ MISA CUKCUK \ Chọn Thiết lập đồng bộ dữ liệu.

• Sang tab Cơ cấu tổ chức, kiểm tra cột TK doanh thu hạch toán ngầm định.

• Nếu đơn vị muốn chứng từ lấy theo tài khoản doanh thu trên danh mục Vật tư hàng hóa, Anh/Chị để trống cột TK doanh thu hạch toán ngầm định tại phần thiết lập kết nối => nhấn Cất.

Sau khi điều chỉnh thiết lập, Anh chị xóa chứng từ đã lấy bị sai và thực hiện đánh dấu chuyển lấy lại. Các chứng từ lấy từ CUKCUK sang AMIS Kế toán khi đó sẽ ưu tiên lấy tài khoản doanh thu trên danh mục Vật tư hàng hóa của từng mã hàng.

Vấn đề: Khi đối chiếu phiếu xuất kho giữa CUKCUK và AMIS Kế toán, giá vốn trên chứng từ có thể không giống nhau.

Nguyên nhân: là do hai phần mềm áp dụng phương pháp tính giá xuất kho khác nhau:

• Trên CUKCUK: hệ thống chỉ áp dụng phương pháp tính giá xuất kho Bình quân tức thời.

• Trên AMIS Kế toán: đơn vị có thể thiết lập các phương pháp tính giá xuất kho khác (ví dụ: bình quân cuối kỳ, nhập trước – xuất trước…).

Vì vậy, sau khi lấy chứng từ từ CUKCUK sang AMIS Kế toán, nếu đơn vị thực hiện tính lại giá xuất kho trên AMIS Kế toán, hệ thống sẽ cập nhật lại giá vốn theo phương pháp tính giá đang thiết lập trên AMIS Kế toán, dẫn đến giá vốn trên chứng từ khác với CUKCUK.

Giải pháp:
Đây là khác biệt do phương pháp tính giá xuất kho giữa hai phần mềm, không phải lỗi dữ liệu. Do đó khi đối chiếu số liệu, đơn vị cần kiểm tra phương pháp tính giá xuất kho đang áp dụng trên AMIS Kế toán để đảm bảo phù hợp với cách quản lý của doanh nghiệp.