1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách xử lý và hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài và chi phí thuê chuyên gia trong doanh nghiệp theo đúng quy định kế toán và thuế hiện hành
2. Hướng dẫn hạch toán
Nội dung hướng dẫn dưới đây được tổng hợp căn cứ theo các thông tư hướng dẫn hạch toán hiện hành, đơn vị tham khảo và áp dụng phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị.
2.1 Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài2.1.1 Chi phí nhân công thuê ngoài là gì ?Nhân công thuê ngoài là việc Doanh nghiệp sử dụng sức lao động con người để thực hiện các công việc theo yêu cầu. Chi phí nhân công thuê ngoài được hiểu là số tiền mà Doanh nghiệp phải trả sau khi các nhân công này đã hoàn thành công việc theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết. Các phương án thuê nhân công ngoài của Doanh nghiệp:
2.1.2 Hồ sơ và phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoàiTrường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng với cá nhân không có đăng ký kinh doanh để cung cấp nhân công, thì khoản thu nhập mà cá nhân nhận được được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện chịu thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Theo quy định, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN với thuế suất 10% trên tổng thu nhập trước khi thực hiện chi trả. Việc khấu trừ này áp dụng không phân biệt cá nhân nhận tiền là đại diện cho nhóm hay từng cá nhân riêng lẻ. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp này: Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 (TT 200, TT 99) hoặc TK 154 (TT 133) Có TK 331 Trích thuế TNCN 10%: Nợ TK 331 Có TK 3335 Khi thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh Từ năm 2026, khi doanh nghiệp giao khoán nhân công cho cá nhân kinh doanh, nghĩa vụ thuế được xác định dựa trên doanh thu của cá nhân. Nếu doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống, cá nhân không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Ngược lại, nếu doanh thu trên 500 triệu đồng/năm, cá nhân phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế TNCN 10% khi thanh toán. Doanh nghiệp cần lưu ý xác định đúng đối tượng và mức doanh thu để áp dụng chính xác quy định thuế. Hồ sơ bao gồm:
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp này: Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 (TT 200, TT 99) hoặc TK 154 (TT 133) Có TK 331 Khi thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng Doanh nghiệp khi thuê công ty thầu xây dựng để cung cấp nhân công cần đặc biệt lưu ý kiểm tra tình trạng hoạt động, uy tín và nghĩa vụ thuế của đối tác nhằm hạn chế rủi ro liên quan đến hóa đơn không hợp pháp hoặc doanh nghiệp bỏ trốn. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Phương pháp hạch toán chi phí được thực hiện dựa trên hóa đơn và chứng từ hợp lệ, đảm bảo phản ánh đúng chi phí nhân công thuê ngoài và đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế theo quy định. Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 (TT 200, TT 99) hoặc TK 154 (TT 133) Có TK 331 Khi thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công Khi doanh nghiệp tự thuê nhân công, thu nhập của người lao động được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện chịu thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Trường hợp đủ điều kiện, người lao động được lập Mẫu 08/CK-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC) để tạm thời không bị khấu trừ thuế TNCN 10%. Hồ sơ bao gồm:
Lưu ý: Điều kiện áp dụng Mẫu 08/CK-TNCN:
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp này: ** Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng: Ghi nhận chi phí: Nợ TK 622, 627 (TT 200, TT 99) hoặc TK 154 (TT 133) Có TK 334 Trích thuế TNCN 10% (nếu có): Nợ TK 334 Có TK 3335 Khi thanh toán: Nợ TK 334 Có TK 111,112 ** Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên: Ghi nhận chi phí: Nợ TK 622, 627 (TT 200, TT 99) hoặc TK 154 (TT 133) Có TK 334 Trích bảo hiểm xã hội: Nợ TK 622, 627 (TT 200, TT 99) hoặc TK 154 (TT 133), TK 334 (bảo hiểm trừ vào lương NLĐ) Có TK 338 Trích thuế TNCN 10% (nếu có): Nợ TK 334 Có TK 3335 Khi thanh toán: Nợ TK 334 Có TK 111,112 2.2 Hạch toán chi phí thuê chuyên gia2.2.1 Chi phí thuê chuyên gia là gì ?Chi phí này phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ từ cá nhân hoặc tổ chức có chuyên môn cao trong các lĩnh vực như tư vấn pháp luật, kỹ thuật, quản lý hoặc đào tạo. Theo Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể tại Điều 513, hợp đồng thuê chuyên gia được xem là hợp đồng dịch vụ, trong đó bên thuê trả thù lao cho bên cung ứng dịch vụ để thực hiện công việc cụ thể. Chi phí này bao gồm thù lao, chi phí đi lại, sinh hoạt hoặc các khoản liên quan như thuê địa điểm đào tạo. Để được tính vào chi phí hợp lý, khoản chi phải phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC. Chi phí thuê chuyên gia được hạch toán vào các tài khoản kế toán phù hợp tùy theo mục đích sử dụng, như tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung), 641 (chi phí bán hàng) hoặc 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (được thay thế bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC), Thông tư 133/2016/TT-BTC. Ví dụ, nếu doanh nghiệp thuê chuyên gia tư vấn quản lý, chi phí sẽ được ghi nhận vào tài khoản 642. Việc xác định đúng tài khoản đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Đối với chuyên gia nước ngoài, chi phí thuê nhà hoặc phụ cấp khác có thể phát sinh. Theo Thông tư 69/2025/TT-BTC, nếu chuyên gia nước ngoài không hưởng lương tại Việt Nam và có hợp đồng giữa doanh nghiệp nước ngoài với doanh nghiệp Việt Nam, chi phí thuê nhà được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu có hóa đơn hợp lệ. 2.2.2 Các trường hợp hạch toán chi phí thuê chuyên giaDưới đây là các trường hợp phổ biến, được cập nhật theo các văn bản pháp luật hiện hành, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ với Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và Luật Doanh nghiệp 2020.
Ghi nhận chi phí: Nợ TK 642, 627, 641 / Có TK 331 Khấu trừ thuế TNCN: Nợ TK 331 / Có TK 3335 Thanh toán: Nợ TK 331 / Có TK 111, 112
Ghi nhận chi phí: Nợ TK 642, 627, 641 / Có TK 331 Khấu trừ thuế TNCN: Nợ TK 331 / Có TK 3335 Thanh toán: Nợ TK 331 / Có TK 111, 112
Ghi nhận chi phí: Nợ TK 642 / 627 / 641 (giá chưa VAT) Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 331 / 111 / 112 Thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111 / 112 2.2.3 Một số câu hỏi thường gặp
Có, chi phí thuê chuyên gia được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC: phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 20 triệu đồng trở lên. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ đầy đủ để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Đối với cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân, trừ khi có cam kết 02/CK-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Với chuyên gia nước ngoài không cư trú, thuế thu nhập cá nhân được tính 20% trên thu nhập chịu thuế, theo Điều 18 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Thu nhập từ tiền thuê nhà không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế.
Chi phí thuê chuyên gia nước ngoài cần xem xét trạng thái cư trú và hợp đồng. Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, chi phí thuê nhà được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu có hóa đơn hợp lệ. Thuế thu nhập cá nhân được tính dựa trên thời gian lưu trú tại Việt Nam, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân sẽ thay thế mã số thuế, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
Không, theo Công văn 13675/2013/BTC, khi thuê cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp chỉ cần hợp đồng, chứng từ thanh toán và bảng kê chi phí. Nếu thuê qua công ty tư vấn, hóa đơn giá trị gia tăng là bắt buộc để khấu trừ thuế, theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. |
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
