1. Tổng quan và Thiết lập ban đầu
Tổng quan: Ngành Thương mại Hóa mỹ phẩm có đặc thù quản lý nhiều mã hàng, hạn sử dụng (expiry), số lô và chính sách bán hàng theo kênh/nhân viên kinh doanh. Thiết lập đúng từ đầu giúp quản lý tồn kho, giá vốn, công nợ và kiểm soát hàng cận date/hết date chính xác.
Xem phim hướng dẫn:
Các bước thực hiện trên AMIS Kế toán:
- Khởi tạo dữ liệu kế toán: Đăng nhập tại
https://actapp.misa.vn/và tạo dữ liệu cho doanh nghiệp TM hóa mỹ phẩm. - Thiết lập chế độ kế toán và thuế: Chọn Thông tư 200/133, phương pháp thuế GTGT (khấu trừ/trực tiếp) phù hợp.
- Thiết lập quản lý kho: Bật theo dõi tồn kho theo kho và thống nhất phương pháp tính giá xuất kho.
- Thiết lập theo dõi lô/hạn dùng: Thống nhất quy ước nhập liệu Số lô, Hạn dùng để phục vụ cảnh báo date.
- Chuẩn hóa hệ thống tài khoản sử dụng: Thường dùng 156 (hàng hóa), 131 (phải thu), 331 (phải trả), 511 (doanh thu), 632 (giá vốn), 641/642 (chi phí).
Lưu ý: Muốn kiểm soát cận date/hết date chính xác, ngay từ khâu nhập kho phải bắt buộc nhập đủ Số lô + Hạn dùng.
2. Danh mục và Nhập kho đầu kỳ
Tổng quan: Khai báo đầy đủ hàng hóa mỹ phẩm, nhóm hàng, đơn vị tính, kho, khách hàng và nhà cung cấp. Nhập tồn đầu kỳ chi tiết theo lô/hạn dùng để bắt đầu theo dõi date.
Xem phim hướng dẫn:
Các bước thực hiện:
- Khai báo Hàng hóa: Vào Danh mục → Vật tư hàng hóa, tạo mã mỹ phẩm, nhóm hàng (Skincare, Makeup…), đơn vị tính (chai, hộp, bộ).
- Khai báo Kho: Tạo kho Kho tổng, Kho trưng bày hoặc các kho đại lý/chi nhánh.
- Khai báo Đối tượng: Tạo danh sách Khách hàng và Nhà cung cấp hóa mỹ phẩm.
- Nhập tồn kho đầu kỳ: Nhập số lượng, giá trị tồn đầu kỳ gắn kèm số lô + hạn dùng tương ứng từng mặt hàng.
Mẹo: Chuẩn hóa mã theo quy tắc: MP- (mỹ phẩm), CS- (chăm sóc da) để tìm kiếm và lọc báo cáo nhanh hơn.
3. Quản lý Mua hàng và Nhập kho
Tổng quan: Ghi nhận mua hàng hóa mỹ phẩm từ nhà cung cấp, hạch toán nhập kho và theo dõi công nợ phải trả (331). Đảm bảo nhập đủ thông tin lô để phục vụ xuất bán theo hạn dùng.
Xem phim hướng dẫn:
Quy trình thực hiện:
- Lập chứng từ mua hàng: Vào Nghiệp vụ → Mua hàng, chọn NCC, nhập thông tin hàng hóa, số lượng và giá mua.
- Nhập kho lô/hạn dùng: Tại cột Số lô và Hạn dùng, điền chính xác thông tin trên bao bì sản phẩm.
- Ghi nhận thanh toán/công nợ: Hạch toán vào TK 331 (phải trả NCC) hoặc chi tiền ngay qua quỹ/ngân hàng.
Định khoản thường gặp:
- Mua hàng nhập kho: Nợ 156, Nợ 1331 / Có 111/112/331
4. Nghiệp vụ Bán hàng và theo dõi Doanh thu theo NVKD
Tổng quan: Ghi nhận bán hàng mỹ phẩm cho đại lý/khách lẻ. Gắn nhân viên kinh doanh (NVKD) trên mỗi chứng từ bán hàng để theo dõi doanh số, đánh giá hiệu quả và tính hoa hồng.
Xem phim hướng dẫn:
Quy trình thực hiện:
- Lập chứng từ bán hàng: Vào Bán hàng → Bán hàng hóa, chọn khách hàng và mặt hàng cần xuất bán.
- Chọn NVKD: Tại ô Nhân viên bán hàng, chọn đúng NVKD phụ trách đơn hàng này.
- Chọn lô xuất bán: Hệ thống sẽ gợi ý chọn các lô còn tồn (ưu tiên lô cận date nhất nếu theo quy tắc FEFO).
- Xuất hóa đơn: Ghi nhận doanh thu (511) và phát hành hóa đơn điện tử.
Định khoản:
- Doanh thu: Nợ 111/112/131 / Có 511, 3331
- Giá vốn: Nợ 632 / Có 156
5. Quản lý kho Hóa mỹ phẩm
Tổng quan: Quản lý tồn kho thực tế, kiểm soát hạn dùng để giảm rủi ro hàng hỏng và chủ động xử lý các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng.
Xem phim hướng dẫn:
Quy trình thực hiện:
- Theo dõi tồn kho theo lô/date: Vào Kho → Báo cáo tồn kho theo lô/hạn dùng.
- Cảnh báo hàng cận date: Sử dụng công cụ cảnh báo thông minh để lọc danh sách hàng sắp hết hạn.
- Kiểm kê kho: Thực hiện đối chiếu số lượng thực tế tại quầy/kho với số liệu trên phần mềm.
- Xử lý hàng hết hạn: Lập chứng từ xuất hủy hoặc xuất trả nhà cung cấp (nếu có chính sách trả hàng).
6. Quản lý Dòng tiền và Hạch toán lương NVKD
Tổng quan: Quản lý thu hồi công nợ khách hàng đúng hạn và hạch toán chi phí lương NVKD vào bộ phận bán hàng để phản ánh đúng lãi lỗ thực tế.
Xem phim hướng dẫn:
Các bước thực hiện:
- Thu tiền khách hàng: Vào Quỹ/Ngân hàng → Thu tiền khách hàng, chọn đúng hóa đơn để đối trừ công nợ.
- Chi phí vận hành: Hạch toán các khoản chi marketing, quảng cáo, mặt bằng vào TK 641/642.
- Hạch toán lương NVKD: Ghi nhận lương và thưởng doanh số cho nhân viên bán hàng.
Định khoản:
- Ghi nhận lương: Nợ 641 / Có 334
7. Quản lý TSCĐ và Công cụ dụng cụ
Tổng quan: Quản lý các tài sản tại cửa hàng/văn phòng như kệ trưng bày, tủ lạnh bảo quản, máy tính tiền. Ghi tăng và phân bổ/khấu hao định kỳ để quản lý chi phí.
Xem phim hướng dẫn:
Các bước thực hiện:
- Ghi tăng TSCĐ/CCDC: Khai báo các thiết bị phục vụ bán hàng mới mua.
- Tính phân bổ hàng tháng: Thực hiện phân bổ chi phí CCDC (máy quét mã vạch, kệ hàng) vào TK 641/642.
- Tính khấu hao TSCĐ: Thực hiện khấu hao định kỳ cho các tài sản có giá trị lớn (xe giao hàng, tủ trưng bày lớn).
8. Kết chuyển cuối kỳ và Lập BCTC
Tổng quan: Thực hiện các nghiệp vụ cuối tháng: tính giá xuất kho để cập nhật giá vốn, đối chiếu thuế và kết chuyển lãi lỗ để lập báo cáo tài chính.
Xem phim hướng dẫn:
Các nghiệp vụ thực hiện:
- Tính giá xuất kho: Chạy chức năng tính giá để hệ thống cập nhật giá vốn (632) chính xác cho các hóa đơn bán hàng.
- Kết chuyển doanh thu, chi phí: Thực hiện bút toán kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ (911).
- Lập và nộp BCTC: Tổng hợp dữ liệu lên bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ.
9. Tổng kết và Hệ thống Báo cáo quản trị
Tổng quan: Hệ thống báo cáo giúp doanh nghiệp TM hóa mỹ phẩm đánh giá lãi gộp, hiệu quả của từng NVKD và quản lý chặt chẽ date hàng hóa để tối ưu kinh doanh.
Xem phim hướng dẫn:
Các báo cáo trọng yếu:
- Báo cáo Doanh thu theo NVKD: Theo dõi hiệu quả tư vấn và bán hàng của từng nhân viên.
- Báo cáo Lãi gộp theo mặt hàng: Biết được dòng mỹ phẩm nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất.
- Báo cáo Tồn kho theo hạn dùng: Danh sách hàng sắp hết hạn để có kế hoạch khuyến mãi/xả hàng.
- Báo cáo Tổng hợp công nợ: Quản lý tiền thu từ các đại lý và nhà thuốc.
Lượt xem: 10
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
