Bổ sung tùy chọn theo dõi vật tư hàng hóa chi tiết theo vị trí

Tùy chọn Theo dõi vật tư hàng hóa chi tiết theo vị trí giúp kiểm soát việc nhập đủ thông tin vị trí trên các chứng từ nhập/xuất kho vật tư hàng hóa (VTHH), hạn chế bỏ sót dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho theo vị trí thực tế. Người dùng có thể lựa chọn 3 mức độ kiểm soát: không cảnh báo, cảnh báo có thể ghi sổ, hoặc cảnh báo và không cho ghi sổ. Tính năng này áp dụng cho các vai trò: Kế toán, Quản trị viên, Kế toán trưởng có quyền thiết lập tùy chọn hệ thống.

Các phần hướng dẫn gồm:

• Thiết lập tùy chọn cảnh báo ở hệ thống
• Hành vi phần mềm khi lưu chứng từ thiếu vị trí theo từng mức độ kiểm soát

Anh chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thiết lập cảnh báo khi chưa chọn vị trí trên chứng từ

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn của phần mềm.
• Chọn Vật tư, hàng hóa\Chung.
• Tại mục Theo dõi vật tư hàng hóa chi tiết theo vị trí, chọn Có để bật chức năng này.

• Sau khi bật, phần mềm sẽ hiển thị tùy chọn (5) Cảnh báo khi chưa chọn vị trí trên chứng từ ngay dưới mục “Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn theo vị trí“.
• Tại đây, chọn mức kiểm soát phù hợp:
  • Không cảnh báo
  • Cảnh báo và có ghi sổ (hiển thị nhắc nhở, vẫn lưu và ghi sổ được chứng từ)
  • Cảnh báo và không ghi sổ (chỉ lưu chứng từ, không cho ghi sổ nếu còn thiếu vị trí)
• Nhấn Lưu để áp dụng thiết lập.

Bước 2: Lưu chứng từ nhập/xuất kho khi thiếu vị trí (hành vi theo từng mức độ cảnh báo)

Khi lập chứng từ nhập kho hoặc xuất kho và có dòng chi tiết VTHH chưa chọn vị trí, phần mềm sẽ xử lý như sau:

• Nếu chọn Không cảnh báo: Có thể ghi sổ chứng từ như bình thường, phần mềm không thông báo.
• Nếu chọn Cảnh báo và có ghi sổ: Khi nhấn Cất, phần mềm hiển thị hộp thoại “Tồn tại vật tư chưa chọn vị trí” với 2 nút:
  • Cất: Lưu và cho ghi sổ chứng từ
  • Hủy: Quay lại form, phần mềm bôi đỏ ô Vị trí còn thiếu và di chuyển con trỏ đến dòng đầu tiên bị thiếu.
• Nếu chọn Cảnh báo và không ghi sổ: Khi nhấn Cất, phần mềm hiển thị hộp thoại tương tự. Nếu chọn Cất, chứng từ được lưu nhưng chuyển sang trạng thái “Chưa ghi sổ.” Để ghi sổ cần nhập đủ vị trí. Nếu vẫn thiếu vị trí, phần mềm tiếp tục cảnh báo cho đến khi đầy đủ thông tin. Nếu ghi sổ hàng loạt, phần mềm liệt kê các số chứng từ bị chặn ghi sổ do thiếu vị trí.

• Tùy chọn cảnh báo chỉ hiển thị khi kích hoạt “Theo dõi vật tư hàng hóa chi tiết theo vị trí = Có“.
• Quyền cấu hình tính năng này thuộc về nhóm người dùng có quyền thiết lập tùy chọn hệ thống.
• Khi nâng cấp hoặc chuyển đổi dữ liệu từ phiên bản trước, tùy chọn này mặc định là “Không cảnh báo“.
• Chức năng áp dụng cho tất cả các chứng từ nhập/xuất kho, bao gồm chứng từ phát sinh tự động, đồng bộ từ phần mềm khác hoặc eShop.
• Cần nhập đầy đủ vị trí cho tất cả dòng chi tiết VTHH để đảm bảo báo cáo tồn kho theo vị trí được chính xác.