Ảnh hưởng của hóa đơn khi sang năm 2022

Quy định về số hóa đơn – theo Khoản 3, điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP:

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Quy định về ký hiệu hóa đơn – Theo Mục b, khoản 1, điều 10, thông  tư 78:

b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

Quy định về thời điểm ký số – theo Khoản 9, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thời điểm ký số trên hóa đơn là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Như vậy, khi chuyển từ năm 2021 sang 2022:

• Khi phát hành hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn chỉ hiển thị những ký hiệu theo “Năm” của ngày hóa đơn.
• Khi đổi lại “Năm” của ngày hóa đơn thì phần mềm sẽ tự động hiển thị ký hiệu hóa đơn theo năm mới.

Ví dụ:

• Ngày hóa đơn thuộc năm 2021. Ký hiệu hóa đơn sẽ hiển thị những ký hiệu năm 2021. Ví dụ: 1C21TAA, 1C21TYY.

• Ngày hóa đơn thuộc năm 2022. Ký hiệu hóa đơn sẽ hiển thị những ký hiệu năm 2022. Ví dụ: 1C22TAA, 1C22TYY.

• Nếu ký hiệu hóa đơn đó đã phát hành hóa đơn năm sau thì khi quay lại hóa đơn năm trước để phát hành phần sẽ cảnh báo và không cho phép thực hiện.
• Ví dụ trường hợp người dùng đã phát hành hóa đơn năm 2022 của ký hiệu: 1C22TYY, sau đó quay lại phát hành hóa đơn năm 2021 của ký hiệu: 1C21TYY thì sẽ không cho phép phát hành: