Một số câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm AMIS kế toán

• Trường hợp 1: Hóa đơn bị thay thế và Hóa đơn thay thế phát hành trực tiếp trên AMIS kế toán
  • Khi thay thế hóa đơn trên phần mềm AMIS kế toán, phần mềm sẽ tự động tách hóa đơn bị thay thế ra khỏi chứng từ bán hàng và bỏ ghi chứng từ bán hàng này.
  • Anh chị thực hiện sửa lại chứng từ bán hàng cho đúng và phát hành hóa đơn điện tử mới (hóa đơn thay thế)
  • Tham khảo hướng dẫn thay thế hóa đơn trên AMIS kế toán tại đây
• Trường hợp 2: Hóa đơn bị thay thế và Hóa đơn thay thế đều phát hành trên MeInvoice
  • Bước 1: Trên AMIS kế toán, mở chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế, nhấn Bỏ ghi/ Tiện ích / Xóa 
  • Bước 2: Vào phân hệ Bán hàng / tab Bán hàng / Nhấn Tiện ích / Lấy hóa đơn từ MeInvoice / Chọn loại hóa đơn, khoảng thời gian -> Lấy dữ liệu
    • Tại dòng hóa đơn bị thay thế: nhấn Lập hóa đơn tại cột Chức năng
    • Tại dòng hóa đơn thay thế: nhấn Lập chứng từ bán hàng tại cột Chức năng
• Trường hợp 3: Hóa đơn bị thay thế phát hành ở phần mềm của nhà cung cấp khác, hóa đơn thay thế phát hành trên Meinvoice
  • Vì hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế của đơn vị phát hành trên 2 phần mềm hóa đơn khác nhau, do vậy sẽ không lấy được hóa đơn thay thế từ phần mềm Meinvoice về AMIS kế toán để hạch toán tự động.

=> Anh chị sẽ tự hạch toán và gõ tay số hóa đơn thay thế vào chứng từ bán hàng ở phần mềm AMIS kế toán. Các bước thực hiện như sau

• • Bước 1: Sửa lại chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế về giá trị bằng 0
  • Bước 2: Lập chứng từ bán hàng cho hóa đơn thay thế
    • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Bán hàng, nhấn Thêm\ Chứng từ bán hàng
    • Chọn loại chứng từ là Bán hàng hóa trong nước, tích chọn Lập kèm hóa đơn, khai báo các thông tin chung và thông tin hóa đơn (Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn)
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết (Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,…) theo hóa đơn đã phát hành sau đó nhấn Cất

• Trường hợp 4: Hóa đơn thay thế được phát hành trên phần mềm khác không phải của MISA
  • Bước 1: Sửa lại chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế về giá trị bằng 0
  • Bước 2: Lập chứng từ bán hàng cho hóa đơn thay thế
    • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Bán hàng, nhấn Thêm\ Chứng từ bán hàng
    • Chọn loại chứng từ là Bán hàng hóa trong nước, tích chọn Lập kèm hóa đơn, khai báo các thông tin chung và thông tin hóa đơn (Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn)
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết (Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,…) theo hóa đơn đã phát hành sau đó nhấn Cất

Lưu ý: Để gõ tay được số hóa đơn thay thế trên chứng từ hạch toán, Anh chị làm theo hướng dẫn tại đây

Vấn đề: Doanh nghiệp sử dụng song song hoặc chuyển đổi giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (MTT), dẫn đến vướng mắc khi cần xử lý sai sót: có được dùng khác loại hóa đơn để điều chỉnh/thay thế hay không.

Giải pháp:

• Đối với hóa đơn khởi tạo từ MTT bị sai sót:
  Phải xử lý bằng chính loại hóa đơn MTT (điều chỉnh hoặc thay thế), không sử dụng hóa đơn GTGT để xử lý.
• Đối với hóa đơn GTGT bị sai sót:
  • Nếu doanh nghiệp đã chuyển hẳn sang dùng hóa đơn MTT: có thể dùng hóa đơn MTT để xử lý sai sót cho hóa đơn GTGT.
  • Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng song song 2 loại: nên xử lý sai sót theo đúng loại hóa đơn tương ứng đã lập ban đầu.
• Trường hợp phát hành sai loại (sai mẫu/ký hiệu):
  • Nếu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế, được cấp mã/HĐ hợp lệ và bên mua chấp nhận: vẫn kê khai, hạch toán bình thường.
  • Nếu bên mua không chấp nhận: lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế về 0 cho hóa đơn sai, sau đó phát hành hóa đơn mới đúng loại.

Lưu ý: Hướng dẫn mang tính tham khảo theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên trao đổi thêm với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để đảm bảo xử lý đúng quy định.

• Hiện tại biên bản điều chỉnh lập trên phần mềm chỉ hỗ trợ chọn đến hóa đơn gốc cần điều chỉnh.
• Trường hợp nếu đã điều chỉnh lần 1 bị sai, cần điều chỉnh lần 2 thì Anh chị không bắt buộc lập tiếp biên bản điều chỉnh lần 2.
• Nếu bên mua có yêu cầu lập tiếp biên bản điều chỉnh lần 2, Anh chị có thể lập ngoài phần mềm và ký, đóng dấu xác nhận 2 bên hoặc ký điện tử.

Khi vào tab Hóa đơn \ thêm hóa đơn không thấy có mục hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế do đơn vị đang không chọn Có sử dụng hóa đơn điện tử Meinvoice.

Để khắc phục, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung

Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, chọn Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn là Có \ nhấn Cất

Bước 3: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn tab Kết nối Meinvoice và nhập thông tin đăng nhập Meinvoice. Nhấn Kết nối.

Sau đó Anh chị quay lại thêm hóa đơn kiểm tra lại

Anh/chị đã lập hóa đơn điều chỉnh (giảm số lượng, giảm giá trị hoặc điều chỉnh hàng hóa) cho hóa đơn bán hàng, tuy nhiên khi kiểm tra tồn kho vẫn bị trừ hoặc không thay đổi theo nội dung điều chỉnh.

Trả lời: Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh về mặt hóa đơn/thuế, không tự động điều chỉnh lại số lượng tồn kho. Để kho tăng lại đúng số lượng đã điều chỉnh giảm, anh/chị cần thực hiện hạch toán chứng từ tương ứng, cụ thể:

• Trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử meInvoice: Vào phân hệ Bán hàng/ tab Hóa đơn/ lọc Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn điều chỉnh/ Nhấn biểu tượng mũi tên ▼ chọn Lập chứng từ trả lại hàng bán => Hệ thống sẽ ghi nhận chứng từ kho để tăng lại tồn kho theo số lượng điều chỉnh.

• Trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm phát hành hóa đơn của nhà cung cấp khác, cần hạch toán hóa đơn điều chỉnh vào phần mềm AMIS kế toán: Vào phân hệ Bán hàng / tab Trả lại hàng bán / nhấn Thêm. Trên chứng từ tích Kiêm phiếu nhập kho để điều chỉnh tăng tồn kho.

• Trường hợp nhà cung cấp xuất nhầm hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn gốc không sai thì Anh chị vẫn hạch toán theo số liệu đúng vào phần mềm
• Đối với hóa đơn điều chỉnh bị xuất nhầm, nếu có điều chỉnh liên quan đến số lượng hoặc giá trị thì Anh chị có thể trao đổi với nhà cung cấp để nhà cung cấp xuất tiếp hóa đơn điều chỉnh tiếp theo để điều chỉnh lại, đảm bảo nguyên tắc Số liệu trên hóa đơn gốc + Số liệu trên các hóa đơn điều chỉnh liên quan = Số liệu đúng

Anh/chị cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành, tuy nhiên dù hóa đơn vẫn hiển thị trên AMIS Kế toán nhưng khi tìm kiếm để lập hóa đơn điều chỉnh thì không tìm thấy hóa đơn.

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành hiển thị trên Amis Kế toán nhưng khi tìm để lập hóa đơn điều chỉnh không có do các nguyên nhân sau:

• Nguyên nhân 1: Hóa đơn gốc ở trạng thái Chờ cấp mã, anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây
• Nguyên nhân 2: Hóa đơn gốc đó đã được chọn lập Hóa đơn thay thế, anh/chị kiểm tra bằng cách:
  • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Hóa đơn
  • Lọc cột Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn đã bị thay thế, sau đó tìm số hóa đơn cần điều chỉnh xem có ở mục này không.

• Nguyên nhân 3: Hóa đơn đang tìm kiếm là Hóa đơn điều chỉnh, anh/chị lưu ý cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc, không lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh.
• Nguyên nhân 4: Chọn nhầm ngày, tháng để tìm hóa đơn, anh/chị mở lại hóa đơn để kiểm tra lại ngày hóa đơn rồi thực hiện lọc lại khoảng thời gian chính xác

Anh/chị cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã phát hành, tuy nhiên khi tìm kiếm để lập hóa đơn thay thế thì không tìm thấy hóa đơn, dù hóa đơn vẫn hiển thị trên AMIS Kế toán.

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành hiển thị trên Amis Kế toán nhưng khi tìm để lập hóa đơn thay thế không có do các nguyên nhân sau:

• Nguyên nhân 1: Hóa đơn gốc ở trạng thái Chờ cấp mã, anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây
• Nguyên nhân 2: Hóa đơn gốc đó đã được chọn lập Hóa đơn điều chỉnh, anh/chị kiểm tra bằng cách:
  • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Hóa đơn
  • Lọc cột Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn đã bị điều chỉnh, sau đó tìm số hóa đơn cần điều chỉnh xem có ở mục này không

• Nguyên nhân 3: Chọn nhầm ngày, tháng để tìm hóa đơn, anh/chị mở lại hóa đơn để kiểm tra lại ngày hóa đơn rồi thực hiện lọc lại khoảng thời gian chính xác

Trường hợp cần điều chỉnh giảm hóa đơn, Anh chị sẽ không làm ở chứng từ bán hàng, để ghi âm, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Lập văn bản thỏa thuận với người mua
• Lập hóa đơn điều chỉnh tại tab Hóa đơn trên phần mềm
• Phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: 

• Xem hướng dẫn chi tiết về Điều chỉnh hóa đơn tại đây

• Xem hướng dẫn về Cách ghi thông tin trên Hóa đơn điều chỉnh: tại đây.

Bước 2: Hạch toán cho hóa đơn điều chỉnh

Sau khi có hóa đơn điều chỉnh, Anh chị sẽ lập các chứng từ hạch toán tương ứng như giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán hoặc nghiệp vụ khác để hạch toán giảm doanh thu, giảm thuế và tăng hàng nhập kho (nếu có giảm số lượng hàng bán).

Tham khảo hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh chi tiết tại đây

Vấn đề: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc đã phát hành từ phần mềm của nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, AMIS Kế toán hiện chưa hỗ trợ trực tiếp việc điều chỉnh hóa đơn ngoài hệ thống, nên người dùng cần thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice và sau đó hạch toán lại trên AMIS.

Giải pháp: Hiện tại, Anh/Chị cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn trên MeInvoice, sau đó đồng bộ về AMIS Kế toán để hạch toán:

Bước 1: Trên phần mềm AMIS kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình \ Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn \ Biên bản điều chỉnh hóa đơn => Khi đó chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Trên phần mềm MeInvoice, thực hiện lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh như sau

1. Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn

• Tại mục xử lý HĐ lập sai \ Điều chỉnh hóa đơn \ Lập biên bản điện tử 
• Trên giao diện Chọn hóa đơn lập biên bản điều chỉnh, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác
• Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập biên bản điều chỉnh → nhấn Đồng ý
• Nhập nội dung biên bản → ký điện tử → lưu và gửi khách hàng

2. Lập hóa đơn điều chỉnh

•  Vào mục Xử lý HĐ lập sai \ chọn Điều chỉnh hóa đơn \ nhấn Lập hóa đơn điều chỉnh.

• Trên giao diện Chọn hóa đơn điều chỉnh, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác
• Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập hóa đơn điều chỉnh → nhấn Đồng ý

• Khai báo thông tin trên hóa đơn điều chỉnh, nhấn Lưu và Phát hành. Lưu ý: ký hiệu hóa đơn trên hóa đơn điều chỉnh sẽ là ký hiệu của hóa đơn mới đang sử dụng ở Meinvoice, không phải ký hiệu của hóa đơn gốc

• • Xem thêm hướng dẫn Cách viết thông tin trên hóa đơn điều chỉnh tại đây
  • Tích chọn Gửi CQT cấp mã để chương trình tự động gửi hóa đơn cho CQT cấp mã ngay khi phát hành.
  • Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi hóa đơn được cấp mã.

• • Trên hóa đơn điều chỉnh hiển thị dòng thông tin điều chỉnh cho hóa đơn nào.

Bước 3: Lấy hóa đơn điều chỉnh về phần mềm AMIS kế toán

• Vào phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng, chọn Tiện ích\Lấy hóa đơn từ meInvoice

• Lấy hóa đơn
  • Thiết lập các tham số : Loại hóa đơn, TT hạch toán, khoảng thời gian và nhấn Lấy dữ liệu
  • Chương trình sẽ tự động đồng bộ danh sách hóa đơn thỏa mãn các tham số đã được thiết lập từ meInvoice về AMIS Kế toán
  • Chọn chức năng Lập chứng từ bán hàng hoặc các thao tác khác ở cột Chức năng để hạch toán

Vấn đề: Trong một số trường hợp, đơn vị phát sinh hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó nhưng kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ tính thuế của hóa đơn bị thay thế. Khi đó, ngày hạch toán trên chứng từ bán hàng và kỳ kê khai thuế không đồng nhất, dẫn đến tình trạng doanh thu trên tờ khai thuế không khớp với doanh thu trên sổ cái.

Giải pháp: Để khớp doanh thu giữa sổ cái và tờ khai thuế, Anh/Chị thực hiện như sau:

1. Vào phân hệ Bán hàng, tìm đến chứng từ bán hàng của hóa đơn thay thế.

2. Mở chứng từ \ nhấn Bỏ ghi \ nhấn Sửa

3. Sửa lại ngày hạch toán của chứng từ về thời điểm phát sinh của hóa đơn bị thay thế (kỳ tính thuế đã kê khai).

4. Cất chứng từ.

Sau khi điều chỉnh ngày hạch toán phù hợp với kỳ kê khai, doanh thu trên sổ cái và trên tờ khai thuế sẽ được đồng bộ và khớp số liệu.

Vấn đề: Khi doanh nghiệp thực hiện thay thế hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra lại trạng thái của hóa đơn cũ và ảnh hưởng của hóa đơn này đến chứng từ bán hàng cũng như các báo cáo thuế. Do đó cần xác định cách hệ thống hiển thị hóa đơn đã bị thay thế và việc hóa đơn này có còn được tính vào tờ khai, bảng kê thuế hay không.

Giải pháp:

Sau khi thực hiện thay thế hóa đơn trên phần mềm AMIS kế toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật như sau:

• Hóa đơn bị thay thế sẽ được tách khỏi chứng từ bán hàng (nếu trước đó lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn).

• Hóa đơn vẫn hiển thị tại phân hệ Bán hàng \ tab Hóa đơn.

• Tại danh sách hóa đơn, cột Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị: “Hóa đơn đã bị thay thế”.

• Khi lập tờ khai thuế GTGT và bảng kê bán ra, hệ thống không lấy giá trị của hóa đơn đã bị thay thế để lên tờ khai.

Vấn đề:Doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn ở kỳ trước, sau đó phát sinh hóa đơn thay thế khác kỳ với nội dung giữ nguyên số tiền và tiền thuế, chỉ thay đổi thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế khách hàng,.. Người dùng băn khoăn không biết có cần kê khai lại hóa đơn thay thế trên tờ khai thuế GTGT hay không.

Ví dụ:

• Hóa đơn gốc 00000001: số lượng 1, đơn giá 100, thành tiền 100, tiền thuế 10, đã kê khai thuế ở quý I.
• Sau đó đơn vị lập hóa đơn thay thế 00000002 cho hóa đơn 00000001: số lượng 1, đơn giá 100, thành tiền 100, tiền thuế 10 (giá trị tiền, thuế không đổi), có thay đổi về thông tin khách hàng trên hóa đơn, phát sinh ở quý II

=> đơn vị không rõ có cần lập tờ khai bổ sung cho quý I hay không ?

Giải pháp:

• Trường hợp hóa đơn thay thế không làm thay đổi giá trị (tiền, thuế), chỉ điều chỉnh thông tin thì không bắt buộc phải kê khai lại trên tờ khai thuế GTGT vì không ảnh hưởng đến số liệu.

• Khi lập tờ khai thuế GTGT, nếu hóa đơn này đang hiển thị trên bảng kê bán ra thì Anh chị nhấn Chọn chứng từ → bỏ tích hóa đơn → nhấn Đồng ý để loại khỏi bảng kê.

Vấn đề: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc đã phát hành từ phần mềm của nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, AMIS Kế toán hiện chưa hỗ trợ trực tiếp việc thay thế hóa đơn ngoài hệ thống, nên người dùng cần thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice và sau đó hạch toán lại trên AMIS.

Giải pháp: Hiện tại, Anh/Chị cần thực hiện thay thế hóa đơn trên MeInvoice, sau đó đồng bộ về AMIS Kế toán để hạch toán:

Bước 1: Trên phần mềm AMIS kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Quy trình \ Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn \ Biên bản thay thế hóa đơn => Khi đó chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Trên phần mềm MeInvoice, thực hiện lập biên bản thay thế và hóa đơn thay thế như sau

1. Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn

• Vào Xử lý HĐ lập sai → Thay thế hóa đơn → Lập biên bản điện tử

• Trên giao diện Chọn hóa đơn lập biên bản thay thế, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác

• Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập biên bản thay thế → nhấn Đồng ý

• Nhập nội dung biên bản → ký điện tử → lưu và gửi khách hàng

2. Lập hóa đơn thay thế

• Vào Xử lý HĐ lập sai → Thay thế hóa đơn → Lập hóa đơn thay thế

• Trên giao diện Chọn hóa đơn thay thế, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác

• Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập hóa đơn thay thế → nhấn Đồng ý

• Nhập thông tin trên hóa đơn thay thế → Lưu và phát hành hóa đơn.

  Lưu ý: ký hiệu hóa đơn trên hóa đơn thay thế sẽ là ký hiệu của hóa đơn mới đang sử dụng ở Meinvoice, không phải ký hiệu của hóa đơn gốc

• Tích chọn Gửi CQT cấp mã để chương trình tự động gửi hóa đơn cho CQT cấp mã ngay khi phát hành.
  Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi hóa đơn được cấp mã.
  Trên hóa đơn thay thế hiển thị dòng thông tin thay thế cho hóa đơn nào.

Bước 3: Lấy hóa đơn về AMIS Kế toán để hạch toán

• Vào Bán hàng → tab Bán hàng → Tiện ích → Lấy hóa đơn từ MeInvoice

• Thiết lập điều kiện (loại hóa đơn, thời gian…) → Lấy dữ liệu

• Chọn chức năng Lập chứng từ bán hàng hoặc các thao tác khác ở cột Chức năng để hạch toán

Lưu ý: Nếu trước đó đã hạch toán doanh thu cho hóa đơn gốc (phát hành từ phần mềm khác), cần xóa chứng từ cũ trước khi hạch toán hóa đơn thay thế để tránh ghi nhận doanh thu 2 lần.

Vấn đề: Doanh nghiệp sử dụng song song mẫu hóa đơn 1 thuế suất và nhiều thuế suất. Khi lập hóa đơn cho hàng hóa dịch vụ chỉ có 1 thuế suất nhưng lại chọn nhầm sang mẫu nhiều thuế suất, người dùng lo ngại đây là sai sót cần điều chỉnh.

Giải pháp:

• Trường hợp hóa đơn chỉ có 1 thuế suất: vẫn được phép lập trên mẫu nhiều thuế suất.
• Nếu hóa đơn đã phát hành không sai về nội dung, giá trị và thuế suất, trạng thái hóa đơn hợp lệ / đã được CQT cấp mã: không cần xử lý sai sót điều chỉnh hay thay thế.
• Lưu ý: chỉ bắt buộc dùng đúng mẫu nhiều thuế suất khi hóa đơn có nhiều mức thuế suất khác nhau.

Vấn đề: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn với 1 thuế suất, nhưng sau đó phát hiện hóa đơn thực tế có mặt hàng được giảm thuế và mặt hàng không được giảm thuế, áp dụng 2 mức thuế suất khác nhau (8% và 10%). Đây là sai sót về thuế suất, cần xử lý theo đúng quy định hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp lệ và kê khai thuế chính xác.

Giải pháp:

Hướng dẫn dưới đây được xây dựng dựa trên quy định xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đơn vị có thể tham khảo để thực hiện phù hợp với thực tế tại đơn vị.

Cách 1: Thay thế bằng hóa đơn mẫu nhiều thuế suất (khuyến nghị)

• Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn nhiều thuế suất (nếu chưa có). Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây
• Bước 2: Thay thế hóa đơn sai sót bằng mẫu hóa đơn nhiều thuế suất
  • Lập biên bản thỏa thuận với người mua, nêu rõ nội dung sai sót.
  • Lập hóa đơn thay thế, gửi CQT cấp mã và gửi lại cho người mua. Lưu ý: chọn đúng ký hiệu hóa đơn mẫu nhiều thuế suất để phát hành
  • Tham khảo hướng dẫn thay thế hóa đơn tại đây

Cách 2: Vẫn sử dụng mẫu hóa đơn 1 thuế suất

Trường hợp 1: Điều chỉnh hóa đơn

• Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với người mua.
• Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần hàng hóa bị sai thuế suất. Tham khảo hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn tại đây
• Bước 3: Lập hóa đơn mới cho phần hàng hóa đó với thuế suất đúng.

Trường hợp 2: Thay thế hóa đơn (tách thành nhiều hóa đơn)

• Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai với giá trị = 0. Tham khảo hướng dẫn thay thế hóa đơn về 0 tại đây
• Lập 2 hóa đơn mới riêng biệt:
  • 1 hóa đơn cho hàng hóa thuế suất 10%
  • 1 hóa đơn cho hàng hóa thuế suất 8%

Biểu hiện:

• Sai tên người mua trên hóa đơn điện tử.
• Sai địa chỉ người mua trên hóa đơn điện tử.
• Sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ thì có cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không?
• Trường hợp nào chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không phải xuất lại hóa đơn?

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn chỉ sai tên người mua, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ và không sai mã số thuế cùng các thông tin trọng yếu khác, Anh/Chị không bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Anh/Chị chỉ cần:

• Lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan thuế.
• Thông báo nội dung sai sót cho người mua.

Lưu ý: Đây là trường hợp duy nhất chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nếu người bán và người mua có thỏa thuận vẫn muốn xuất lại hóa đơn thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo thỏa thuận.

Biểu hiện: Sai thông tin trên hóa đơn điện tử nhưng không làm thay đổi giá trị cụ thể:

• Sai thông tin người bán.
• Sai mã số thuế người mua.
• Sai căn cước công dân người mua.
• Sai mã QHNS.
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ.
• Sai đơn vị tính.
• Sai biển kiểm soát.
• Sai hình thức thanh toán.
• Sai số hợp đồng, số PO.
• Sai số hộ chiếu.

Giải pháp: Đối với các trường hợp hóa đơn sai thông tin nhưng không làm thay đổi giá trị thanh toán, Anh/Chị có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Biểu hiện: Sai giá trị trên hóa đơn điện tử cụ thể:

• Sai số lượng.
• Sai đơn giá.
• Sai thành tiền.
• Sai tỷ giá.
• Sai chiết khấu.
• Sai thuế suất GTGT.
• Sai tiền thuế GTGT.

Giải pháp: Đối với các trường hợp hóa đơn sai giá trị như số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ giá, chiết khấu, thuế suất GTGT hoặc tiền thuế GTGT, Anh/Chị có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Lưu ý: Trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, chỉ tiêu Thuế suất (%) phải nhập đúng mức thuế suất áp dụng, không nhập theo giá trị chênh lệch.

Trả lời: Đối với các trường hợp sau, anh/Chị bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn thay thế theo quy định hiện hành.

• Phát sinh chiết khấu thương mại sau khi đã xuất hóa đơn.
• Người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa đã mua.
• Hủy giao dịch sau khi đã lập hóa đơn.
• Có kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền làm thay đổi giá trị hoặc khối lượng hàng hóa, dịch vụ.

Giải pháp: Các trường hợp sau bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế bao gồm:

• Hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP bị sai sót
• Hóa đơn kinh doanh xe, Hóa đơn bán tài sản là xe ô tô, mô tô. Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp này cần lập hóa đơn Thay thế: “c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều này”

Lưu ý: Đối với các trường hợp trên, không được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, mà bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế theo quy định.

Biểu hiện:

• Xuất trùng hóa đơn.
• Lập trùng hóa đơn cho cùng một giao dịch.
• Xuất dư hóa đơn.
• Lập nhiều hóa đơn hơn số lượng giao dịch thực tế.
• Phát hiện hóa đơn được lập trùng hoặc lập dư thì xử lý như thế nào?

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn được lập trùng hoặc dư so với giao dịch thực tế, Anh/Chị có thể xử lý theo một trong các hình thức sau:

• Lập hóa đơn điều chỉnh về giá trị 0; hoặc
• Lập hóa đơn thay thế theo quy định.

Việc lựa chọn hình thức xử lý thực hiện theo quy định hiện hành và thỏa thuận giữa người bán với người mua (nếu có).

Biểu hiện:

• Xuất sai mẫu hóa đơn.
• Lập hóa đơn sai thời điểm.
• Chọn nhầm mẫu hóa đơn.
• Hóa đơn lập không đúng thời điểm theo quy định.
• Sai mẫu hóa đơn thì lập điều chỉnh hay thay thế?
• Sai thời điểm lập hóa đơn thì xử lý như thế nào?

Giải pháp: Hầu hết các trường hợp sai sót đều có thể xử lý bằng hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế, anh/chị có thể lựa chọn hình thức xử lý tùy vào thỏa thuận với người mua của đơn vị, tuy nhiên cũng có các trường hợp đặc biệt cần xử lý bằng hình thức Điều chỉnh, và có các trường hợp sai sót chưa được nêu rõ trong quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP . Vì thế, để đảm bảo được xử lý sai sót hóa đơn đúng quy định anh/chị có thể tham khảo thêm hướng dẫn xử lý của Cơ Quan Thuế chủ quan của đơn vị để không vi phạm quy định tránh bị xử phạt.

• Đối với đơn vị sử dụng mẫu hóa đơn Một thuế suất, khi điều chỉnh các thông tin không liên quan đến mức Thuế suất nhưng trên hóa đơn điều chỉnh Anh/Chị vẫn cần nhập mức thuế suất đúng theo hóa đơn gốc (Không điền Tiền thuế nếu không có thay đổi liên quan đến Tiền thuế) .
• Đối với đơn vị sử dụng mẫu hóa đơn Nhiều thuế suất, khi điều chỉnh các thông tin nhưng không liên quan đến mức Thuế suất thì anh/chị vẫn nhập mức Thuế suất đúng trên hóa đơn điều chỉnh ( Không điền Tiền thuế nếu không có thay đổi liên quan đến Tiền thuế)

Biểu hiện: Hóa đơn sai địa chỉ lập thông báo sai sót muộn có bị phạt không?

Cách xử lý: Đối với trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót cần lập TBSS mẫu 04 gửi CQT thì hiện tại chưa có quy định cụ thể về thời hạn phải gửi thông báo sai sót.

Tuy nhiên, MISA khuyến nghị Anh/Chị nên gửi ngay TBSS cho CQT khi phát hiện hóa đơn có sai sót theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP , nếu phát hiện hóa đơn nào quên gửi thì thực hiện bổ sung ngay và gửi cho cơ quan thuế.

Biểu hiện: Đã lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh gửi người mua đã ký nhưng phát hiện hóa đơn điều chỉnh vẫn sai sót nên lập lại hóa đơn điều chỉnh lần 2 thì có cần lập lại biên bản thỏa thuận điều chỉnh lần 2 không ?

Cách xử lý: Hiện tại chưa có quy định nêu rõ về vấn đề lập biên bản điều chỉnh nhiều lần cho cùng một hóa đơn, nhưng phần mềm Meinvoice vẫn đáp ứng cho phép lập nhiều biên bản điều chỉnh cho một hóa đơn gốc ( hóa đơn bị điều chỉnh )

Để đảm báo anh/chị có thể thỏa thuận với bên người mua có cần lập thêm Biên bản thỏa thuận lần 2 không, sau đó có thể lập thêm biên bản điều chỉnh lần 2 ở phần mềm.

Lưu ý: Chỉ lập được biên bản điều chỉnh cho hóa đơn gốc ( bị điều chỉnh ), không lập được BB điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh.

Biểu hiện: Hóa đơn gốc đã được xử lý sai sót bằng hình thức thay thế. Sau đó phát sinh nghiệp vụ người mua trả lại hàng

Cách xử lý: Theo quy định, trường hợp hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức thay thế, nếu tiếp tục phát hiện cần xử lý liên quan đến hóa đơn đó thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức thay thế (Không được lập hóa đơn điều chỉnh). Do đó, nếu người mua trả lại toàn bộ hàng hóa sau khi đã lập hóa đơn thay thế thì Anh/Chị tiếp tục lập hóa đơn thay thế số 2, thay thế cho hóa đơn thay thế số 1 và ghi nhận giá trị bằng 0 để phản ánh việc người mua trả lại hàng

Biểu hiện: Xuất hóa đơn nhầm cho MST , khách hàng khác 

Ví dụ: Đúng là xuất cho khách hàng có MST là A nhưng xuất nhầm cho Khách hàng có MST là B 

Giải pháp:

– Cách 1: Lập hóa đơn thay thế

• Bước 1: Lập Biên bản thỏa thuận với người mua đúng về việc hóa đơn có sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế.
  • Lưu ý: Thông tin trên biên bản là thông tin của khách hàng thực tế giao dịch (khách hàng đúng) và gửi biên bản cho khách hàng này ký xác nhận.
• Bước 2: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai theo hướng dẫn của phần mềm.

Tham khảo hướng dẫn thay thế hóa đơn tại đây

– Cách 2: Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn về giá trị 0, sau đó lập hóa đơn mới

• Lập hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị của hóa đơn sai về 0, sau đó lập hóa đơn mới với thông tin người mua đúng.
• Hoặc lập hóa đơn thay thế đưa giá trị hóa đơn sai về 0, sau đó lập hóa đơn mới với thông tin chính xác của người mua.

Biểu hiện: Lập hóa đơn điền sai MST người mua cho công ty khác, giờ lập Biên bản thay thế/ điều chỉnh xong thì gửi cho bên người mua đúng hay người mua sai? 

Cách xử lý : Khi xuất hóa đơn sai MST người mua cho MST công ty khác không liên quan đến giao dịch thực tế, Anh/Chị khi lập Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thay thế thì gửi cho bên người mua thực tế ( MST đúng ) để người mua đúng ký biên bản và xác nhận có sai sót khi lập hóa đơn.

Biểu hiện: Hóa đơn đã bị thay thế nhưng giờ muốn khôi phục về trạng thái hóa đơn mới, hóa đơn gốc có được không?

Cách xử lý: Khi hóa đơn đã bị thay thế thì không thể khôi phục về trạng thái gốc.

Nếu Anh/Chị muốn xử lý tiếp thì Anh/Chị thực hiện thay thế cho hóa đơn thay thế lần 1 

– Trường hợp 1: Có giao dịch mua bán thực tế , không trả lại hàng mà chỉ không muốn lấy hóa đơn

Cách xử lý 1: Trong trường hợp này đơn vị vẫn phải xuất hóa đơn theo đúng quy định và nếu người mua không nhận thì không cần gửi hóa đơn qua Mail cho Khách hàng nhưng vẫn đảm bảo vẫn xuất hóa đơn và gửi CQT bình thường.

– Trường hợp 2: Có giao dịch mua bán thực tế nhưng khách hàng hủy dịch vụ hoặc trả lại hàng mua không lấy nữa

Cách xử lý 2: Trường hợp này nếu người mua hủy dịch vụ hoặc trả lại toàn bộ hàng thì anh/chị thực hiện xử lý bằng cách Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH (không lập Thay thế)  về bằng giá trị 0 theo đúng quy định tại nghị định 254/2026/NĐ-CP.