Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán

Anh/Chị muốn hiển thị số đơn đặt hàng trực tiếp trên giao diện/danh sách chứng từ bán hàng để dễ theo dõi và đối chiếu.

Giải pháp: Hiện tại trên danh sách chứng từ bán hàng, phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị thông tin số đơn đặt hàng.

Để xem đơn đặt hàng được gắn với chứng từ bán hàng nào, có thể xem Báo cáo chi tiết tình hình thực hiện đơn đặt hàng. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo theo đơn hàng \ Báo cáo chi tiết tình hình thực hiện đơn đặt hàng 
• Bước 2: Chọn tham số mở báo cáo
• Bước 3: Xem thông tin số đơn hàng ở mục Thông tin chung và số chứng từ ở mục Chi tiết tình hình giao hàng

Khi phát sinh chứng từ bán hàng từ đơn đặt hàng, phần mềm xác định mặt hàng đã được xử lý trên đơn nên mặt hàng đó không tiếp tục hiển thị lại khi lập chứng từ bán hàng cho các lần sau mặc dù chưa bán đủ số lượng theo đơn.

Giải pháp: Hiện tại, trên đơn đặt hàng, phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị cột Số lượng còn lại để theo dõi số lượng chưa bán

Trường hợp cần kiểm tra số lượng còn lại chưa bán của đơn đặt hàng, có thể thực hiện theo cách sau:

• Bước 1: Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo theo đơn hàng
• Bước 2: Chọn báo cáo Tình hình thực hiện đơn đặt hàng, thiết lập các tham số cần xem
• Bước 3: Nhấn Xem báo cáo. Trên báo cáo sẽ hiển thị cột Số lượng còn lại, được tính theo công thức: Số lượng còn lại = Số lượng đặt hàng – Số lượng đã giao

Anh/chị đã tạo Hợp đồng bán hàng trên phần mềm nhưng khi lập Phiếu nghiệp vụ khác, chứng từ Bán hàng, Thu tiền hoặc các chứng từ khác có trường Hợp đồng bán thì không hiển thị hoặc không chọn được mã hợp đồng đã tạo.

Nguyên nhân:

• Do hợp đồng bán đang ở trạng thái Đã thanh lý hoặc Đã hủy bỏ nên phần mềm không cho phép chọn trên chứng từ phát sinh.

• Danh sách hàng hoá dịch vụ trên hợp đồng bán khác thông tin Mã hàng trên chứng từ hạch toán

Giải pháp: Người dùng kiểm tra lại tình trạng hợp đồng và thông tin hàng hoá trên hợp đồng bán trước khi chọn lên chứng từ. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng\ chọn tab Hợp đồng bán hàng, chọn Số hợp đồng cần kiểm tra.

Bước 2: Nhấn Sửa, tại ô Tình trạng hợp đồng nhấn biểu tượng mũi tên ▼ và chọn trạng thái Đang thực hiện hoặc Chưa thực hiện. Đồng thời kiểm tra danh sách hàng hoá đã khai báo trên hợp đồng bán.

Bước 3: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Bán hàng \ Thêm chứng từ bán hàng.

Bước 4: Khai báo mã hàng trên chứng từ, đảm bảo mã hàng phát sinh nằm trong danh sách hàng hoá đã khai báo trên hợp đồng bán, sau đó chọn lại mã hợp đồng tương ứng.

Để xuất một hóa đơn từ nhiều đơn đặt hàng, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Lập các chứng từ bán hàng không kèm hóa đơn từ đơn đặt hàng.

Cách 1: Vào phân hệ Bán hàng \ tab Đơn đặt hàng \ tại dòng đơn đặt hàng cần sinh hạch toán, nhấn Lập chứng từ bán hàng tại cột Chức năng

Cách 2:

• Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Bán hàng, nhấn vào Thêm
• Tại giao diện chứng từ bán hàng, nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chọn lập chứng từ \ Chọn Lập từ đơn đặt hàng \ chọn số đơn đặt hàng tương ứng

Khai báo chứng từ bán hàng. Không tích chọn Lập kèm hoá đơn. Nhấn Cất

Bước 2: Lập một hóa đơn cho nhiều chứng từ bán hàng đã lập từ đơn đặt hàng

• Tại phân hệ Bán hàng, chọn tab Hoá đơn, Nhấn Thêm Hóa đơn
• Trên giao diện hóa đơn \ Chọn lập từ chứng từ bán hàng
  • Nhấn vào biểu tượng hình bánh răng  (⚙️) ở giữa, chọn Lập từ chứng từ bán hàng.
  • Nhấn vào biểu tượng kính lúp  (🔍)  để chọn chứng từ bán hàng
  • Tìm và chọn dữ liệu từ chứng từ bán hàng
  • Kiểm tra và bổ sung thông tin (nếu cần), rồi nhấn Cất để lưu lại hóa đơn.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây

Vấn đề: Trong một số trường hợp, số còn phải thu (còn phải thanh toán) trên danh sách hợp đồng bán có thể không khớp với số liệu kế toán thực tế do chứng từ thu chi theo hợp đồng chưa chọn hoặc chọn sai hợp đồng bán hoặc hạch toán sai tài khoản trên chứng từ… Vì vậy cần kiểm tra lại các chứng từ đã hạch toán liên quan đến hợp đồng để xác định nguyên nhân chênh lệch.

Giải pháp: Anh/Chị có thể kiểm tra số liệu theo các bước sau:

1. Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Báo cáo theo hợp đồng \ Tổng hợp công nợ phải thu theo hợp đồng bán để xem số liệu tổng hợp công nợ theo từng hợp đồng.

2. Nếu cần đối chiếu chi tiết, nhấn vào số hợp đồng trên báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu theo hợp đồng bán để chuyển sang báo cáo Chi tiết công nợ phải thu theo hợp đồng bán.

3. Trên báo cáo chi tiết, kiểm tra các chứng từ liên quan (hóa đơn bán hàng, chứng từ thu tiền…) để xác định nguyên nhân dẫn đến chênh lệch số còn phải thu.

Vấn đề: Khi đơn đặt hàng chưa giao hết số lượng nhưng đã xuất hóa đơn cho một phần hàng, người dùng thường băn khoăn liệu có cần ghi doanh số ngay hay phải chờ hoàn tất toàn bộ đơn hàng.

Giải pháp:

• Trường hợp đơn hàng chưa hoàn thành thì chưa cần ghi doanh số cho đơn hàng.
• Khi mới bán/giao một phần:
  • Tình trạng đơn hàng: Đang thực hiện
  • Tình trạng giao hàng: Đang giao
• Chỉ khi giao hết toàn bộ số lượng còn lại:
  • Tình trạng đơn hàng: Hoàn thành
  • Tình trạng giao hàng: Đã giao đủ

→ Lúc này mới thực hiện ghi doanh số cho đơn hàng. Tham khảo hướng dẫn cập nhật ghi doanh số cho đơn hàng tại đây

Vấn đề: Đã lập đơn đặt hàng/đơn mua hàng nhưng khi lập các chứng từ liên quan từ đơn (như lệnh sản xuất, chứng từ mua hàng…), hệ thống không hiển thị các đơn đã lập để lựa chọn.

Nguyên nhân: là do đơn đang ở trạng thái Hoàn thành hoặc Hủy bỏ, nên phần mềm sẽ không cho phép chọn tiếp để lập chứng từ.

Giải pháp:

• Trường hợp đơn đặt hàng/đơn mua hàng thực tế đã hoàn thành hoặc đã hủy bỏ: Việc không hiển thị là đúng theo nguyên tắc của phần mềm để đảm bảo số liệu chính xác.
• Trường hợp đơn đặt hàng/đơn mua hàng chưa hoàn thành hoặc không bị hủy nhưng trạng thái đang bị sai → Anh/chị kiểm tra và cập nhật lại tình trạng / trạng thái đơn về Đang thực hiện để có thể tiếp tục chọn khi lập chứng từ.

Vấn đề: Sau khi lập chứng từ bán hàng từ đơn đặt hàng, trên đơn đặt hàng có một số mặt hàng đã cập nhật số lượng bán, nhưng một số mặt hàng khác vẫn hiển thị Số lượng bán = 0 mặc dù đã xuất bán.

Nguyên nhân

Sau khi lập chứng từ bán hàng từ đơn đặt hàng, anh/chị đã sửa lại đơn đặt hàng và chứng từ bán hàng bổ sung thêm 1 số mặt hàng

Các mặt hàng được bổ sung sau đó không có thông tin tham chiếu đến đơn đặt hàng (cột Đơn đặt hàng trên các dòng mặt hàng của chứng từ bán hàng bị để trống), nên phần mềm không cập nhật số lượng bán về đơn đặt hàng. Vì vậy, trên đơn đặt hàng các mặt hàng này vẫn hiển thị Số lượng bán = 0.

Giải pháp

Để cập nhật đúng số lượng bán trên đơn đặt hàng, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

1. Mở Chứng từ bán hàng liên quan đến đơn đặt hàng, chọn Bỏ ghi \ Sửa.
2. Tại các dòng mặt hàng đang bị trống thông tin ở cột Đơn đặt hàng, chọn đúng Số đơn đặt hàng để thiết lập lại tham chiếu.
3. Nhấn Cất chứng từ.
4. Mở lại Đơn đặt hàng và kiểm tra lại cột Số lượng bán.

Lưu ý:
Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và duy trì mối liên kết giữa Đơn đặt hàng và Chứng từ bán hàng/Phiếu xuất kho bán hàng, anh/chị nên thiết lập không cho phép sửa đơn đặt hàng sau khi đã phát sinh chứng từ bán hàng bằng cách:

1. Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung.
2. Tại mục Bán hàng, thiết lập tùy chọn Cho phép sửa Đơn đặt hàng đã có phát sinh Chứng từ bán hàng, Phiếu xuất kho bán hàng thành Không.
3. Nhấn Cất để lưu thiết lập.

Vấn đề:
Người dùng đã lập chứng từ bán hàng từ tab Xử lý hóa đơn đầu ra hoặc từ Tiện ích lấy hóa đơn từ Meinvoice, tuy nhiên tại danh sách đơn đặt hàng vẫn hiển thị trạng thái “Lập chứng từ bán hàng”, “Chưa thực hiện”, “Chưa giao hàng”.

Nguyên nhân:
Nếu chứng từ bán hàng được lập từ tab Xử lý hóa đơn hoặc từ Tiện ích lấy hóa đơn từ meInvoice, chứng từ bán hàng chỉ được tham chiếu với hóa đơn, không tự động tham chiếu với đơn đặt hàng. Vì vậy, phần mềm không cập nhật trạng thái thực hiện của đơn đặt hàng.

Giải pháp:
Để cập nhật trạng thái đơn đặt hàng, Anh/Chị vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở chứng từ bán hàng đã lập liên quan đến đơn đặt hàng.

Bước 2: Nhấn Bỏ ghi → Sửa chứng từ.

Bước 3: Tại cột Đơn đặt hàng, chọn đúng số đơn đặt hàng tương ứng cho từng dòng hàng hóa.

Bước 4: Nhấn Cất chứng từ bán hàng.

Bước 5: Quay lại danh sách Đơn đặt hàng và kiểm tra lại trạng thái. Sau khi chứng từ bán hàng được tham chiếu với đơn đặt hàng, phần mềm sẽ cập nhật tình trạng thực hiện của đơn hàng tương ứng.