Chi phí tiếp khách: Quy định, cách hạch toán & Điều kiện khấu trừ

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), để một khoản chi phí tiếp khách được xem là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cần đáp ứng đồng thời cả 3 điều kiện sau:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là điều kiện tiên quyết để chứng minh mục đích của khoản chi là phục vụ lợi ích kinh doanh.
• Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) trong mỗi lần thanh toán, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp tài trợ chi phí cho nhân viên để tiếp khách, số tiền này sẽ được cộng trực tiếp vào lương của nhân viên và được xem là thu nhập chịu thuế của họ.

Như vậy, nếu chi phí tiếp khách của doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện nêu trên sẽ hạch toán chi phí là chi phí hợp lý được trừ thuế TNDN.

Căn cứ quy định Luật sửa đổi các Luật về thuế 2014 số 71/2014/QH13 và Khoản 2 Điều 14 của Thông tư 96/2015/TT-BTC đã bãi bỏ giới hạn 15% đối với các khoản chi phí liên quan đến tiếp thị, quảng cáo, hoa hồng khuyến mãi, tiếp tân, hội nghị, khánh tiết và các chi phí hỗ trợ trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, hiện nay chi phí tiếp khách không còn bị giới hạn và sẽ được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Để đảm bảo tính hợp lệ, hồ sơ chi phí tiếp khách cần được chuẩn bị đầy đủ và minh bạch. Theo quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc.

Một bộ hồ sơ chi phí tiếp khách đầy đủ thường bao gồm:

• Hóa đơn điện tử hợp lệ: Nội dung hóa đơn cần ghi rõ là “Dịch vụ ăn uống” hoặc các dịch vụ tương ứng, kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống đã sử dụng (nếu có).
• Chứng từ thanh toán: Bắt buộc là chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các chứng từ nội bộ khác: Để tăng tính thuyết phục, doanh nghiệp nên lập thêm các giấy tờ như biên bản, giấy mời, hoặc các tài liệu chứng minh mục đích của buổi tiếp khách là để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, kèm theo danh sách khách mời tham dự.

Trả lời: Không. Kể từ ngày 01/01/2015, quy định khống chế chi phí tiếp khách (cùng các chi phí quảng cáo, khuyến mãi…) không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp có thể trừ toàn bộ chi phí này nếu đáp ứng đủ điều kiện:

• Chi phí tiếp khách phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng từ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ và mục đích sử dụng của các khoản chi tiếp khách.

Trả lời: Doanh nghiệp chi tiền cho nhân viên để tiếp khách không được hạch toán như một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí này sẽ cộng trực tiếp vào lương tháng của nhân viên, coi đó là một khoản hỗ trợ, đây là thu nhập chịu thuế của người lao động.

Về phía doanh nghiệp, khoản thực chi tiếp khách dưới dạng khoán vào tiền lương cho người lao động được tính là chi phí hợp lý nếu đã thực trả cho người lao động và cung cấp được các chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Trả lời: Có. Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của chi phí tiếp khách nếu khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trả lời: Có. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, chi phí ăn uống có kèm rượu, bia trong quá trình tiếp khách vẫn được tính là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trả lời: Căn cứ tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Mặc dù thực tế nhiều hoạt động golf vẫn liên quan đến quá trình kinh doanh nhưng hiện nay quan điểm thuế hầu như đều xác định chi phí chơi golf là chi phí mang tính chất giải trí cho cá nhân, không phục vụ sản xuất kinh doanh nên không được khấu trừ thuế GTGT, không được trừ khi tính thuế TNDN.

Cạnh đó, chi phí chơi golf tiếp khách hàng do công ty chi trả cho Ban lãnh đạo nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì sẽ tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Trả lời: Một bộ hồ sơ đầy đủ cần có: Hóa đơn điện tử hợp lệ (kèm bảng kê nếu cần); Chứng từ thanh toán (chuyển khoản cho hóa đơn từ 20 triệu); Các chứng từ nội bộ chứng minh mục đích kinh doanh như: quy chế tài chính, giấy mời, lịch trình làm việc, danh sách khách mời…