2. Các bước thực hiện
Thực hiện ghi tăng hàng loạt công cụ dụng cụ trên phần mềm như sau:
Bước 1: Tại phân hệ Công cụ dụng cụ\Quy trình\Ghi tăng, chọn chức năng Ghi tăng CCDC hàng loạt:
Bước 2: Khai báo thông tin công cụ dụng cụ
- Khai báo các thông tin của mã CCDC như: Tên CCDC, Ngày ghi tăng, Số lượng, Đơn giá, Số kỳ phân bổ…
- Tiếp tục khai báo Đơn vị sử dụng là các phòng ban sử dụng CCDC
Lưu ý: Tổng số lượng ghi tăng của mã CCDC phải bằng tổng số lượng phân bổ cho các đơn vị sử dụng.
- Tại tab Thiết lập phân bổ, hệ thống sẽ tự động thiết lập thông tin phân bổ:
- Đối tượng phân bổ là các đơn vị sử dụng CCDC
- Tỷ lệ phân bổ được căn cứ theo số lượng CCDC sử dụng tại từng đơn vị
Kế toán vẫn có thể chỉnh sửa lại thông tin phân bổ theo thực tế sử dụng tại doanh nghiệp.
Bước 3: Tích chọn lần lượt từng dòng mã CCDC để khai báo đầy đủ theo thứ tự
- Khai báo thông tin CCDC
- Đơn vị sử dụng
- Thiết lập phân bổ
Lưu ý: Trường hợp nhiều CCDC cùng sử dụng cho một đơn vị thì vẫn cần chọn riêng từng dòng mã CCDC để khai báo Đơn vị sử dụng và Thiết lập phân bổ cho từng công cụ. Phần mềm chưa hỗ trợ tự động áp dụng một lần khai báo cho toàn bộ danh sách CCDC ghi tăng.
Bước 4: Sau khi khai báo xong, nhấn Ghi tăng, hệ thống sẽ lưu thông tin các CCDC vừa khai báo tại cả tab Ghi tăng và tab Sổ theo dõi CCDC.
3. Lưu ý
Cảnh báo “Số lượng phải bằng tổng số lượng ở các đơn vị sử dụng” khi ghi tăng CCDC hàng loạt
Vấn đề: Khi thực hiện ghi tăng CCDC hàng loạt, Anh/Chị có thể gặp cảnh báo: “Số lượng phải bằng tổng số lượng ở các đơn vị sử dụng”
Nguyên nhân: Do số lượng tại mục Đơn vị sử dụng được khai báo riêng cho từng dòng CCDC, tuy nhiên nhiều người dùng thường hiểu nhầm đây là tổng số lượng của toàn bộ danh sách CCDC.
Giải pháp
Bước 1: Chọn dòng CCDC cần khai báo.
Bước 2: Khai báo thông tin tại mục Đơn vị sử dụng. Tổng số lượng phân bổ phải bằng số lượng ghi tăng của từng mã CCDC, không phải tổng số lượng của toàn bộ danh sách.
Bước 3: Thiết lập Phân bổ.
Bước 4: Chọn dòng CCDC tiếp theo và thực hiện tương tự cho đến khi hoàn thành toàn bộ danh sách.
Trường hợp nhiều CCDC cùng sử dụng cho một đơn vị, Anh/Chị vẫn cần chọn riêng từng dòng CCDC để khai báo Đơn vị sử dụng và Thiết lập phân bổ. Phần mềm hiện chưa hỗ trợ áp dụng một lần khai báo cho toàn bộ danh sách CCDC ghi tăng.