Khi ghi sổ chứng từ phần mềm báo “số chứng từ đã tồn tại” thì làm thế nào?

– Dùng tính năng Tìm kiếm nhanh

Bước 1: Nhấn vào thanh tìm kiếm trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + X.

Bước 2: Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm sau đó nhấn phím Enter, chương trình sẽ tự động tìm kiếm và đưa ra kết quả.

• Tương tự với việc tìm kiếm chứng từ, chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm như: Số chứng từ/Ngày chứng từ/Số tiền/Đối tượng hoặc nội dung diễn giải.

• Đối với các nghiệp vụ chưa nắm rõ cách thực hiện thì chỉ cần gõ nội dung nghiệp vụ vào thanh tìm kiếm. Chương trình sẽ tự động tìm kiếm và đưa ra các tài liệu hướng dẫn sử dụng có liên quan đến nghiệp vụ đó. Chỉ cần click vào các tài liệu để tìm hiểu chi tiết nghiệp vụ và thực hiện trên phần mềm.

– Hoặc Tìm kiếm chứng từ nâng cao

Bước 1: Nhấn chuột vào thanh tìm kiếm của chương trình (hoặc tổ hợp phím Alt + X), lựa chọn chức năng Tìm kiếm chứng từ nâng cao.

Bước 2: Khi đó tại giao diện Tìm kiếm chứng từ,  có thể tìm kiếm theo Chứng từ ghi sổ/chưa ghi sổ hoặc tìm theo tất cả các chứng từ.

Bước 3: Sau đó thực hiện thiết lập các điều kiện và nhấn Tìm kiếm.

Ví dụ: Tìm các phát sinh của khách hàng là công ty Nhân Hòa trong tháng 11 thì thực hiện như sau:

• • Chọn tìm theo Ngày chứng từ với khoảng thời gian từ ngày 01/11/2022 trở đi.
  • Chọn đối tượng là Công ty Nhân Hòa.
  • Nhấn Tìm kiếm. Chương trình sẽ tự động tìm kiếm các chứng từ thỏa mãn điều kiện mà anh/chị đã thiết lập và trả về kết quả.

1. Kiểm tra trong Danh sách chứng từ

• Vào phân hệ đang lập chứng từ bị báo lỗi => vào tab danh sách chứng từ của phân hệ đó (ví dụ lập phiếu chi thì vào phân hệ Tiền mặt \ tab Thu,chi tiền, lập chứng từ NVK thì vào phân hệ Tổng hợp \ tab Chứng từ nghiệp vụ khác)
• Lọc khoảng thời gian từ năm 200x đến năm 9000.
• Nhập số chứng từ cần kiểm tra.

2. Kiểm tra trong Danh sách Nhận hóa đơn

• Vào phân hệ Mua hàng\tab Nhận hóa đơn
• Nhập số chứng từ cần kiểm tra.

3. Nếu tìm kiếm nhưng không thấy chứng từ thì thực hiện Kiểm tra chứng từ trùng số

• Vào biểu tượng bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Bảo trì dữ liệu\Kiểm tra chứng từ trùng số
• Chọn Loại chứng từ, bấm Thực hiện

• Khi hoàn tất việc kiểm tra chứng từ trùng số, chương trình cũng sẽ hiển thị thông báo tại hình quả chuông

• • Trường hợp có chứng từ bị trùng số: Nhấn Xem chi tiết để xem danh sách các chứng từ bị trùng số. Chương trình hiển thị chi tiết các chứng từ bị trùng.
  • Trường hợp không hiển thị cảnh báo trùng số: Thực hiện F5 để tải lại trang, sau đó hạch toán lại chứng từ.