Kiểm kê kho

1. Định khoản

1.1 Phát hiện thừa nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa sau khi kiểm kê:

  • Ghi nhận các khoản thừa hàng tồn kho khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 152, 155, 156

Có TK 3381       (nếu chưa phát hiện được nguyên nhân)

=> Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có tài khoản 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính

  • Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý

Nợ TK 3381

Có TK liên quan

1.2. Phát hiện thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:

  • Các khoản thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 1381 Phải thu khác (trường hợp chưa phát hiện ra nguyên nhân)

Có TK 152, 155, 156

  • Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý

Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)

Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi có yêu cầu kiểm kê kho từ kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

1. Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.

2. Kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho, đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán kho

3. Nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm nguyên nhân xử lý

4. Trưởng ban kiểm kê sẽ đưa ra quyết định xử lý

5. Căn cứ và quyết định xử lý, kế toán kho thực hiện lập phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho. Đồng thời, hạch toán bút toán chênh lệch thừa, thiếu hàng hóa so với sổ kế toán.

6. Trường hợp tìm được nguyên nhân và yêu cầu bồi thường thì hạch toán phải thu hoặc phải trả cho đối tượng phải bồi thường. Trường hợp chưa tìm được nguyên nhân thì hạch toán vào tài sản thừa chờ xử lý hoặc tài sản thiếu chờ xử lý

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê
Để phục vụ cho công tác Quyết toán báo cáo tài chính, vào cuối kỳ Kế toán đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có theo đúng quy định:

  • Xem các quy định và quy trình thực hiện kiểm kê tại đây.
  • Tải mẫu Quyết định thành lập hồi đồng kiểm kêKế hoạch kiểm kê tại đây.

Bước 2: Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho
Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:

1. Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán hàng tồn kho và cách xử lý tại đây.

2. Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê theo một trong các trường hợp sau:

Kiểm kê hàng hoá thông thường
1. Vào phân hệ Kho\ tab Quy trình, chọn Kiểm kê kho (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm bảng kiểm kê).

2. Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.

3. Nhập kết quả kiểm kê của các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch với sổ sách kế toán hoặc bị kém/mất phẩm chất vào bảng kiểm kê.

  • Tích chọn Kiểm kê giá trị, nếu muốn nhập thêm kết quả kiểm kê theo giá trị tồn thực tế của vật tư, hàng hoá.
  • Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh:

+ Chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch, sau đó nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế (nếu muốn kiểm kê theo giá trị).
+ Chọn vật tư, hàng hóa bị kém/mất phẩm chất và nhập số lượng vào cột tương ứng.

  • Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
  • Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

4. Nhấn Cất.
5. Nhấn In và chọn mẫu Biên bản kiểm kê cần in, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Kiểm kê hàng hoá theo số lô, hạn sử dụng
1. Vào phân hệ Kho\ tab Quy trình, chọn Kiểm kê kho (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm bảng kiểm kê).

2. Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê.
3. Tích chọn Chi tiết theo và chọn Số lô, hạn sử dụng.
4. Nhấn Đồng ý.

5. Nhập kết quả kiểm kê đối với các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch vào bảng kiểm kê.

  • Tích chọn Kiểm kê giá trị, nếu muốn nhập thêm kết quả kiểm kê theo giá trị tồn thực tế của vật tư, hàng hoá.
  • Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh: chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch và nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế (nếu muốn kiểm kê theo giá trị)

  • Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
  • Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

6. Nhấn Cất.
7. Nhấn In và chọn mẫu Biên bản kiểm kê cần in, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Lưu ý

  • Trước khi kiểm kê, có thể xuất toàn bộ danh sách vật tư, hàng hóa ra file excel để phục vụ kiểm kê đối chiếu với số tồn thực tế bằng cách: Nhấn Xuất khẩu VTHH trên giao diện Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa.
  • Nhấn Lấy lại số tồn, nếu sau khi lập Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa có phát sinh chứng từ làm thay đổi số tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Chương trình sẽ cập nhật lại số liệu tại cột Số lượng theo sổ kế toán đúng thực tế.
  • Nhấn Nhập khẩu kết quả để lấy được kết quả kiểm kê tồn kho thực tế từ tệp excel vào phần mềm. => Chi tiết hướng dẫn các bước thực hiện, xem tương tự tại đây.

Bước 3: Xử lý kết quả kiểm kê
Với những vật tư, hàng hóa phát sinh chênh lệch, Kế toán có thể xử lý như sau:
  • Chọn Lập PN trên bảng kiểm kê, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho cho các vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế > Số liệu trên sổ kế toán.

  • Chọn Lập PX trên bảng kiểm kê, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho cho các vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế < Số liệu trên sổ kế toán.

Sau khi xử lý kết quả kiểm kê, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa\tab Kết quả xử lý.

Bước 4: Tổng hợp kết quả kiểm kê
Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn trong đơn vị theo quy định, Kế toán tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê hàng tồn kho) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Tải mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tại đây.
Cập nhật 27/08/2020

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua Facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay
icon messenger