Làm thế nào để quản lý mặt hàng theo Mã quy cách?

Bài viết hướng dẫn quản lý vật tư, hàng hóa theo mã quy cách trên phần mềm, giúp kiểm soát chính xác từng đặc điểm riêng biệt của từng mặt hàng như số khung, số máy, màu sắc, size,…

Nội dung bài viết bao gồm: khái niệm về mã quy cách, các bước thiết lập và khai báo, nhập số dư, nhập phát sinh, in chứng từ và xem báo cáo, cùng các lưu ý khi thao tác.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Amis Kế toán có nhu cầu quản lý vật tư, hàng hóa theo mã quy cách.

Phần mềm cho phép quản lý mặt hàng theo mã quy cách, hỗ trợ cả trường hợp mã quy cách duy nhất (không trùng) và mã quy cách có thể trùng nhau giữa các mặt hàng.

• • Mã quy cách không trùng: Áp dụng cho các mặt hàng có đặc điểm nhận diện duy nhất như số khung, số máy, số điện thoại,..
  • Mã quy cách cho phép trùng: Áp dụng cho các mặt hàng có thể có đặc điểm giống nhau như size, màu sắc của quần áo, giày dép,…

Việc quản lý vật tư, hàng hóa theo mã quy cách trên phần mềm Amis kế toán được thực hiện theo 6 bước sau:

Bước 1: Thiết lập theo dõi Vật tư hàng hóa có theo dõi mã quy cách

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư, hàng hóa
• Tại mục Mã quy cách\Có sử dụng mã quy cách, nhấn biểu tượng cây bút để sửa\chọn Có\nhấn Cất

Bước 2: Khai báo các vật tư hàng hóa có theo dõi mã quy cách

• Vào phân hệ Kho\ Hàng hóa, dịch vụ hoặc Danh mục\Vật tư hàng hóa
• Nhấn Thêm.

• Khai báo thông tin chi tiết về VTHH => Tại mục Mã quy cách, khai báo các Mã quy cách được áp dụng đối với hàng hoá.

Bước 3: Nhập số dư tồn ban đầu của vật tư hàng hóa (nếu có)

• Vào Các tiện ích và thiết lập, chọn Nhập số dư ban đầu\ Tồn kho vật tư, hàng hóa và CCDC. Nhấn Nhập tồn kho.
• Trên giao diện chi tiết tồn kho vật tư hàng hóa, chọn chức năng Nhập mã quy cách (hoặc nhấn phím F6).

• Nhập chi tiết thông tin mã quy cách cho các vật tư hàng hóa còn tồn, nhấn Đồng ý.

Bước 4: Nhập mã quy cách khi có phát sinh nghiệp vụ mua hàng/nhập kho hoặc bán hàng/xuất kho

• Với các chứng từ mua hàng, nhập kho: 
• • Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng
  • Trên chi tiết chứng từ, chọn bản ghi khai báo vật tư hàng hóa sau đó nhấn F6 (hoặc nhấn Nhập quy cách)
  • Nhập chi tiết thông tin mã quy cách cho các vật tư hàng hóa. Nhấn Đồng ý

• Với các chứng từ Bán hàng, xuất kho: 
• • Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, nhấn Thêm\Chứng từ bán hàng
  • Trên chi tiết chứng từ, chọn bản ghi khai báo vật tư hàng hóa sau đó nhấn F6 (hoặc nhấn Chọn quy cách)
  • Tích chọn các mã quy cách cho vật tư hàng hóa rồi nhập số lượng xuất tương ứng. Nhấn Đồng ý

Bước 5: Cất và in chứng từ

Sau khi Cất chứng từ, bạn nhấn In và chọn các mẫu chứng từ có liên quan đến mã quy cách như sau:

• • Phiếu nhập kho (Mã quy cách)
  • Phiếu xuất kho (Mã quy cách)
  • Phiếu xuất kho kiêm bảo hành (Mã quy cách)

Bước 6: Xem báo cáo vật tư hàng hóa có mã quy cách

Vào phân hệ Bán hàng\ Báo cáo\ chọn các báo cáo liên quan đến mã quy cách như sau:

• Sổ chi tiết bán hàng theo mã quy cách

• Tổng hợp nhập xuất tồn theo mã quy cách

• Sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo mã quy cách.

Khi nhập chứng từ mua hàng hoặc bán hàng mà không hiển thị cột Mã quy cách, thực hiện như sau:

Bước 1: Trên giao diện chứng từ, nhấn biểu tượng bánh răng ⚙️ Tùy chỉnh giao diện

Bước 2: Chọn Sửa mẫu hiện tại.

Bước 3: Tích chọn hiển thị cột Mã quy cách.

Bước 4: Nhấn Cất để lưu thay đổi.