1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn cách xác định nguyên nhân và xử lý khi ghi sổ Phiếu chi, Chi tiền gửi hoặc Chuyển tiền nội bộ nhưng phần mềm cảnh báo xuất quỹ âm do số dư tiền mặt hoặc tiền gửi không đủ tại thời điểm hạch toán.
Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn kiểm tra số dư quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu các chứng từ thu – chi đã hạch toán và xử lý các trường hợp phát sinh sai lệch dẫn đến cảnh báo xuất quỹ âm. Phạm vi áp dụng cho các nghiệp vụ Phiếu chi, Chi tiền gửi và Chuyển tiền nội bộ.
2. Cách xử lý khi báo xuất quỹ âm
2.1. Ghi sổ phiếu chi báo xuất quỹ âm
Khi ghi sổ chứng từ Phiếu chi báo ” Số dư của TK <…> tính đến ngày chỉ còn…Ghi sổ sẽ xuất quỹ âm“. Cần thực hiện kiểm tra và xử lý như sau:
Bước 1: Vào Báo cáo\Tiền mặt\Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc
- Chọn tham số thời gian trên báo cáo đến ngày hạch toán chứng từ Phiếu chi
- Chọn Loại tiền.
- Chọn Tài khoản là tài khoản đang hạch toán trên chứng từ.
Bước 3: Kiểm tra đối chiếu số tiền thu, chi tiền thực tế với số tiền trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
- Nếu số tiền ở cột thu còn thiếu với thực tế thì nhập bổ sung chứng từ thu tiền
- Nếu số tiền ở cột chi thừa so với thực tế thì kiểm tra lại và xóa bỏ chứng từ hạch toán thừa trên phần mềm.
Lưu ý: Nếu kiểm tra đến khoảng thời gian hạch toán chứng từ vẫn không thấy âm quỹ tiền mặt thì thiết lập thời gian xem báo cáo xa hơn, để kiểm tra xem có chứng từ nào ghi sổ ngoài thời gian lập chứng từ hay không.
Ví dụ: chọn tham số xem báo cáo từ ngày 01/01/2023 đến 31/12/8999, sau đó kiểm tra xem có chứng từ chi tiền nào lập sai ngày, tháng, năm không thì sửa lại hoặc xóa đi.
2.2. Ghi sổ Chi tiền gửi, Chuyển tiền nội bộ báo xuất quỹ âm
Khi ghi sổ chứng từ Chi tiền gửi hoặc Chuyển tiền nội bộ báo ” Số dư TK ngân hàng của TK <…> tính đến ngày … không đủ để xuất quỹ…Ghi sổ sẽ xuất quỹ âm“. Cần thực hiện kiểm tra và xử lý như sau:
Bước 1: Vào Báo cáo\Tiền gửi\Báo cáo tiền gửi\Sổ tiền gửi ngân hàng
Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc
- Chọn tham số thời gian trên báo cáo đến ngày hạch toán chứng từ Chi tiền gửi, Chuyển tiền nội bộ
- Chọn Loại tiền.
- Chọn Tài khoản là tài khoản đang hạch toán trên chứng từ.
- Chọn Tài khoản ngân hàng đang chi ra trên chứng từ.
Bước 3: Kiểm tra đối chiếu số tiền thu, chi tiền thực tế với số tiền trên Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Nếu số tiền ở cột thu còn thiếu với thực tế thì nhập bổ sung chứng từ thu tiền
- Nếu số tiền ở cột chi thừa so với thực tế thì kiểm tra lại và xóa bỏ chứng từ hạch toán thừa trên phần mềm.
Lưu ý: Nếu kiểm tra đến khoảng thời gian hạch toán chứng từ vẫn không thấy âm quỹ tiền gửi thì thiết lập thời gian xem báo cáo xa hơn, để kiểm tra xem có chứng từ nào ghi sổ ngoài thời gian lập chứng từ hay không.
Ví dụ: chọn tham số xem báo cáo từ ngày 01/01/2023 đến 31/12/8999, sau đó kiểm tra xem có chứng từ chi tiền nào lập sai ngày, tháng, năm không thì sửa lại hoặc xóa đi.
