Làm thế nào khi nhập khẩu Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm báo lỗi không hợp lệ?

– Nguyên nhân 1: Do ghép nhầm cột Mã khách hàng với cột Tên khách hàng trên file excel

Giải pháp: Tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu, bạn kiểm tra cột trên phần mềm và cột trên tệp dữ liệu phần Mã khách hàng và Tên khách hàng xem đã ghép đúng chưa.

– Nguyên nhân 2: Do Mã của đối tượng đó chưa có khai báo trong Danh mục

Giải pháp: Bạn kiểm tra lại Mã đối tượng mà phần mềm đang báo lỗi đã có trong Danh mục hay chưa, nếu chưa thì bổ sung vào trước.

Ví dụ: Với cảnh báo ” Mã khách hàng <VANLONG> không có trong danh mục => Bạn kiểm tra như sau:

• Bước 1: Vào mục Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Khách hàng

• Bước 2: Gõ Mã khách hàng đó vào ô Tìm kiếm
  • Nếu không có dữ liệu: bạn phải khai báo Khách hàng này vào danh mục trước, sau đó nhập khẩu lại.
  • Nếu đã có dữ liệu: bạn kiểm tra một số giải pháp sau:
    • Trên file Excel, kiểm tra lại Mã đó có bị dấu cách trắng không thì bỏ dấu cách trống.
    • Có thể file Excel đó lỗi => Tải lại file excel mẫu, nhập lại dữ liệu vào excel, sau đó nhập khẩu Excel vào phần mềm.

Nguyên nhân: Do bước Ghép dữ liệu trên phần mềm thì đang bị ẩn cột Số hóa đơn.

Giải pháp:

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung
• Bước 2: Mục Quản lý hóa đơn\nhấn hình cây bút để sửa
• Bước 3: Dòng Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn\chọn Không\nhấn Cất

• Bước 4: Sau đó nhập khẩu Excel lại. Tại bước Ghép dữ liệu, bạn vào mục Ẩn hiện thông tin\tích hiển thị cột Số hóa đơn, Ký hiệu, Mẫu số\nhấn Đồng ý và nhấn Tiếp tục để kiểm tra.

Nguyên nhân: Do Đơn vị tính của mã hàng này tại danh mục Vật tư hàng hóa trên phần mềm là chưa có hoặc đã có nhưng khác với ĐVT đang nhập trên Excel.

Ví dụ: Mặt hàng Áo sơ mi nam, trên danh mục VTHH khai báo ĐVT là Cái, nhưng trên Excel lại nhập là Chiếc

Giải pháp: Kiểm tra lại Đơn vị tính và nhập lại cho khớp, sau đó nhập khẩu lại Excel.

Nguyên nhân: Do dòng liên quan đang bị lỗi
Ví dụ: Do dòng số 9 đang bị lỗi => vì vậy chỉ cần chỉnh lỗi dòng số 9,  thì dòng 10 sẽ nhập khẩu được.

Giải pháp: Lọc câu báo lỗi dòng <…> tương ứng để kiểm tra và xử lý tại dòng đó

Nguyên nhân: Do trên dữ liệu này đã tồn tại số chứng từ đang nhập khẩu nên sẽ không thể tiếp tục nhập khẩu thêm mới vào phần mềm.

Giải pháp:

• Bước 1: Trên dữ liệu, bạn thực hiện tìm chứng từ theo hướng dẫn tại đây
• Bước 2: Với kết quả tìm kiếm chứng từ của phần mềm:
  • Nếu số chứng từ đó đúng: bạn sửa lại số chứng từ trên file Excel thành số khác => để không trùng với số chứng từ đã tồn tại trên phần mềm, sau đó nhập khẩu lại
  • Nếu số chứng từ đó sai: bạn xóa chứng từ sai đó trên phần mềm, rồi nhập khẩu lại

• Nguyên nhân: Do trên excel, bạn đang nhập Tài khoản tổng hợp, nhưng Hệ thống tài khoản trên phần mềm thì tài khoản này có tài khoản cấp con
• Giải pháp: Ví dụ trên Excel, cột TK doanh thu đang nhập là 511.

Bước 1: Vào mục Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Hệ thống tài khoản

Bước 2: Tìm đến tài khoản 511 và kiểm tra:

• • • Nếu có tài khoản con: bạn phải nhập trên excel đúng các tài khoản con này
    • Nếu không có tài khoản con: bạn kiểm tra lại trên excel đã nhập đúng số tài khoản con như trên phần mềm hay chưa

Nguyên nhân: 

• Trên file mẫu Excel có khai báo thông tin tại cột Đơn vị, nhưng điền thông tin Tên đơn vị chứ không điền Mã đơn vị khi nhập khẩu sẽ báo lỗi. (Lưu ý phần mềm căn cứ theo MÃ)
• Hoặc trong danh sách phòng ban chưa có mã đơn vị này

Giải pháp:

Bước 1: Vào Cơ cấu tổ chức trên dữ liệu kiểm tra xem đã có Mã đơn vị này chưa (xem hướng dẫn tại đây)

Bước 2:

• Nếu đã có Mã đơn vị đó: Bạn nhập trên file Excel khớp mã đơn vị trên phần mềm, rồi nhập khẩu lại.
• Nếu chưa có Mã đơn vị đó: Vào AMIS Kế toán, thêm Đơn vị theo hướng dẫn tại đây

Nguyên nhân: 

• Do đang để trống thông tin cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán trên file excel

Giải pháp:

Đối với hình thức mua hàng không qua kho, trên file excel sẽ để trống cột Số phiếu nhập và bắt buộc điền số chứng từ mua hàng ở cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán. Anh chị sẽ không được để trống đồng thời 2 cột này do số chứng từ là thông tin bắt buộc khi lập phiếu trên phần mềm.

Ví dụ: Nhập khẩu danh mục Khách hàng từ excel phần mềm cảnh báo không hợp lệ “Khách hàng <…> đã tồn tại“

Nguyên nhân: Do Mã của Khách hàng này đã tồn tại trên dữ liệu (Lưu ý là phần mềm căn cứ theo MÃ, không căn cứ theo Tên)

Giải pháp:

Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng kiểm tra lại

Bước 2: Nếu đã có khai báo thì không cần nhập khẩu thêm mới.

Lưu ý: Kiểm tra tương tự đối với các danh mục khác: Vật tư hàng hóa, Nhà cung cấp,…

Nguyên nhân 1: Xảy ra khi nhập khẩu danh mục VTHH, trên file Excel có các cột: Mã Nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng NVL, Mã khoản mục CP (các cột có màu tím) => các cột này dùng để khai báo định mức Nguyên vật liệu cho Thành phẩm và chỉ dùng khai báo khi cột tính chất là Thành phẩm thì mới nhập thông tin ở đây, nếu khác tính chất Thành phẩm sẽ báo lỗi.

Giải pháp: 

• Nếu nhập khẩu danh mục Thành phẩm: trên Excel, cột Tính chất phải chọn là Thành phẩm
• Nếu nhập khẩu danh mục không phải Thành phẩm: trên Excel, bỏ trống thông tin các cột: Mã Nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng NVL, Mã khoản mục CP

Nguyên nhân 2: Do chưa nhập khẩu Mã VTHH là nguyên vật liệu vào danh mục trước.

Giải pháp: Bạn nhập khẩu danh mục Mã VTHH nguyên vật liệu vào trước, sau đó nhập khẩu danh mục Mã VTHH là Thành phẩm kèm Định mức NVL.

Nguyên nhân: Thường xảy ra khi nhập khẩu danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, VTHH. Nếu có nhập thông tin cột Mã nhóm khách hàng, Mã nhóm nhà cung cấp hay Mã nhóm VTHH thì mã nhóm đó cần phải được khai báo trên danh mục trước.

Giải pháp: 

Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Nhóm khách hàng, nhà cung cấp kiểm tra xem trên danh mục đã xem đã có nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp đó chưa:

Bước 2:

• Nếu chưa có: khai báo bổ sung nhóm đó, rồi nhập khẩu lại.
• Nếu đã có: trên file Excel, điền đúng Mã của nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp,…

*Kiểm tra tương tự đối với trường hợp nhập khẩu Danh mục VTHH.

Nguyên nhân: Do tại dòng đó, cột Thông tin bắt buộc có tích vào ô, nhưng Cột trên tệp dữ liệu thì đang trống

Thông tin bắt buộc trên phần mềm có nghĩa là cột thông tin này trên file excel bắt buộc phải nhập đầy đủ tất cả các dòng. Trường hợp thông tin không đầy đủ (dòng có dòng không), bạn không tích vào ô bắt buộc này, chỉ cần ghép đúng cột trên tệp dữ liệu phần mềm sẽ nhập khẩu vào. Khi tích vào ô Thông tin bắt buộc này, bạn bắt buộc phải ghép với cột đã có trên tệp dữ liệu.

Giải pháp: Tại Cột trên tệp dữ liệu, bạn phải chọn lên thông tin tiêu đề cột của Excel, sao cho tương ứng với Cột trên phần mềm, rồi nhập khẩu lại.

• Nguyên nhân: Do trên giao diện ghép cột, cột thông tin bị ẩn nên không ghép được với cột đã thiết lập trên file excel
• Giải pháp: Hiện cột lên và ghép với cột tương ứng trên file excel theo hướng dẫn tại đây