Làm thế nào khi số lượng tồn trên Báo cáo kho và Danh sách HHDV chênh lệch?

Bài viết hướng dẫn xử lý chênh lệch số lượng tồn giữa Báo cáo kho và Danh sách hàng hóa dịch vụ, giúp kế toán hiểu rõ nguyên nhân do cách lấy dữ liệu khác nhau giữa hai phần.

Nội dung tập trung vào xác định nguyên nhân lệch số liệu, kiểm tra chứng từ phát sinh và điều chỉnh ngày hạch toán khi cần thiết.

Phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng báo cáo kho để đối chiếu tồn thực tế trên phần mềm kế toán.

Ví dụ vào ngày 19/10/2023: mặt hàng Máy điều hòa Panasonic xem tại báo cáo Tổng hợp tồn kho tồn cuối ngày là: 44 cái.

Nhưng trên Danh sách hàng hóa dịch vụ thì cột Số lượng tồn mặt hàng này là 41 cái.

Nguyên nhân: Do cách lấy số liệu 2 phần này khác nhau:

• Số lượng tồn tại Danh sách HHDV đang hiển thị là số tồn tính đến ngày chứng từ cuối cùng được hạch toán trên dữ liệu (bao gồm tất cả các chứng từ).
• Số lượng tồn trên các Báo cáo tồn kho là số tồn tính đến ngày cuối cùng trên kỳ báo cáo (chỉ bao gồm các chứng từ trong khoảng thời gian chọn xem báo cáo).

Giải pháp:

Bước 1: Chọn khoảng thời gian có Ngày bắt đầu là sau ngày hiện tại đang xem báo cáo tồn kho.

• • Ví dụ: Bạn đang xem báo cáo tới ngày 30/09/2023 => thì bạn thực hiện chọn khoảng thời gian xem là từ 01/10/2023 đến ngày 31/12/9997

Bước 2: Mở các chứng từ phát sinh sau thời điểm xem báo cáo và kiểm tra lại

– Trường hợp 1: Chứng từ hạch toán nhầm ngày ==> thì sửa lại ngày cho đúng

– Trường hợp 2: Thực tế chứng từ phát sinh sau thời điểm xem báo cáo là đúng ==> thì không cần sửa lại, số liệu lệch là đúng.