Làm thế nào khi tính tỷ giá xuất quỹ bị sai so với tính toán thực tế?

Mục đích: Bài viết này giúp kế toán nhận biết và khắc phục tình trạng tỷ giá xuất quỹ trên phần mềm khác với số liệu thực tế, đảm bảo tính đúng đắn của báo cáo tài chính và tuân thủ nguyên tắc kế toán.

Nội dung bài viết gồm:

• Nhận diện nguyên nhân sai lệch tỷ giá xuất quỹ
• Hướng dẫn kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh chứng từ
• Lưu ý khi tính lại tỷ giá xuất quỹ trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, quản trị viên hệ thống và doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tỷ giá xuất quỹ ngoại tệ.

Nguyên nhân:

• Đơn vị tính giá tỷ giá xuất quỹ theo Phương pháp Bình quân tức thời nhưng trong cùng ngày chứng từ chi trước chứng từ thu.
• Nhập chèn Chứng từ thu tiền, Chứng từ chi tiền nhưng chưa tính lại Tỷ giá xuất quỹ

Cách kiểm tra:

• Xem Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng. Tích chọn Sắp xếp chứng từ theo thứ tự lập. Nếu trong cùng ngày chứng từ chi trước chứng từ thu báo cáo sẽ bị âm.

• Tính tay một thời điểm cần kiểm tra (bằng Excel) để đối chiếu xem phần mềm tính theo đúng nguyên tắc chưa.

Giải pháp:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung\Tiền tệ\ chọn mục “Trong cùng một ngày sắp xếp thu trước chi sau” sang Có \ Cất

Lưu ý: Khi người dùng tích chọn tùy chọn Trong cùng một ngày sắp xếp thu trước chi sau: Khi thực hiện tính tỷ giá xuất quỹ theo Phương pháp bình quân tức thời, nếu trong cùng 1 ngày có phát sinh cả chứng từ thu và chứng từ chi thì thứ tự ưu tiên sắp xếp khi tính giá sẽ là: Phiếu thu trước, phiếu chi sau (trong cùng 1 loại chứng từ thu/chi thì vẫn ưu tiên sắp xếp theo thứ tự lập).

Bước 2: Vào Tiền gửi\Tính tỷ giá xuất quỹ theo hướng dẫn tại đây, tại giao diện Tính tỷ giá xuất quỹ bình quân tức thời, chương trình tự động tích chọn Trong cùng một ngày sắp xếp thu trước chi sau

Bước 3: Kiểm tra lại báo cáo sau khi tính tỷ giá xuất quỹ thành công