Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến Ngân hàng và Báo cáo ngân hàng

Anh/chị muốn xem hoặc xuất sổ chi tiết tài khoản 1121 theo từng tài khoản ngân hàng cụ thể (hoặc toàn bộ các tài khoản ngân hàng) để đối chiếu và theo dõi phát sinh.h.

Giải pháp: Để xem sổ chi tiết tài khoản 1121 theo từng tài khoản ngân hàng, thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào Báo cáo > Tiền gửi > Báo cáo tiền gửi > Sổ tiền gửi ngân hàng.
• Bước 2: Chọn tham số báo cáo:
  • Chọn khoảng thời gian cần xem
  • Chọn loại tiền
  • Chọn tài khoản kế toán: 1121
  • Tại Tài khoản ngân hàng, chọn số tài khoản ngân hàng cụ thể hoặc chọn Tất cả nếu cần xem toàn bộ.
• Bước 3: Nhấn Xem báo cáo.
• Bước 4: Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel nếu cần tải báo cáo về máy.

Khi làm bút toán chuyển tiền nội bộ thì trên sổ tiền gửi ngân hàng lại hiển thị đồng thời phát sinh thu và phát sinh chi.

Trả lời: Chuyển tiền nội bộ là nghiệp vụ chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng khác nhau trong cùng đơn vị hoặc chi nhánh.

• Khi xem Sổ tiền gửi ngân hàng, nếu để trống tham số Tài khoản ngân hàng, báo cáo sẽ tổng hợp phát sinh của tất cả các tài khoản, nên sẽ hiển thị cả thu và chi.

• Để báo cáo hiển thị đúng phát sinh và số dư từng tài khoản ngân hàng, anh/chị cần chọn Tài khoản ngân hàng cụ thể khi mở báo cáo hoặc chọn Tất cả nếu muốn xem tổng hợp toàn bộ các tài khoản ngân hàng của đơn vị.

Cần xem sổ chi tiết tài khoản 112 (tiền gửi ngân hàng) có hiển thị đối tượng kèm theo (mã đối tượng, tên đối tượng), nhưng trên báo cáo mặc định chưa thấy thông tin này hoặc báo cáo đang bị gộp dòng.

Giải pháp: Để xem báo cáo sổ chi tiết tài khoản 112 có đối tượng kèm theo thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo\Tiền gửi\Báo cáo tiền gửi\Sổ tiền gửi ngân hàng

Bước 2: Chọn tham số mở báo cáo: không tích chọn Cộng gộp các bút toán giống nhau và Cộng gộp theo chứng từ

Bước 3: Tích chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo bên phải màn hình\ chọn Sửa mẫu hiện tại. Ở mục Hiển thị cột dữ liệu, chọn Hiển thị thêm, tích chọn dòng Mã đối tượng, tên đối tượng\Cất .

Mẫu báo cáo S03a1-DN: Sổ nhật ký thu tiền, S03a2-DN: Sổ nhật ký chi tiền là mẫu chuẩn theo thông tư Bộ tài chính ban hành -> Phần mềm chưa hỗ trợ tùy chỉnh thêm các cột chi tiết trên báo cáo

Do vậy để xem thông tin đối tượng, Anh chị có thể sử dụng báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng (đối với TK 112) để có thể hiển thị thêm cột.

Cách tùy chỉnh mẫu báo cáo thêm cột đối tượng như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi / Báo cáo / Sổ tiền gửi ngân hàng

Bước 2: Chọn tham số / Xem báo cáo.

Lưu ý: Không tích chọn ô Cộng gộp các bút toán giống nhau, Cộng gộp theo chứng từ

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo / Sửa mẫu hiện tại / Nhấn Hiển thị thêm, tích chọn cột Mã đối tượng, Tên đối tượng

Bước 4: Nhấn Cất 

Do chuyển khoản sai thông tin người thụ hưởng, ngân hàng đã hoàn trả lại số tiền đã chuyển, anh/chị hạch toán như sau:

Bước 1: Hạch toán khi nhận tiền hoàn trả. Vào phân hệ Tiền gửi \tab Thu, chi tiền \Thêm Thu tiền.

• Chọn lý do Thu khác, Mã đối tượng chọn mã nhà cung cấp, Nộp vào tài khoản chọn tài khoản sai.
• Hạch toán: Nợ TK 112/ Có TK liên quan (331, 642,… tùy theo nghiệp vụ ban đầu)

Bước 2: Hạch toán khi chi lại tiền đúng thông tin người thụ hưởng. Vào phân hệ Tiền gửi \tab Thu, chi tiền\ Thêm Chi tiền

Thực hiện chuyển khoản lại đúng thông tin tài khoán, đối tượng và nội dung chi ban đầu

Séc chuyển khoản là tờ séc do doanh nghiệp/người trả tiền phát hành, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để chuyển cho người thụ hưởng.

Đặc điểm:

• Do người trả tiền lập và ký phát

• Người nhận mang séc đến ngân hàng để nộp

• Không được rút tiền mặt (chỉ chuyển khoản)

• Có thời hạn hiệu lực

• Ngân hàng chỉ chi tiền khi:

  • Tài khoản còn đủ số dư

  • Chữ ký, con dấu đúng mẫu

• Hình thức: Là tờ séc giấy, có mẫu sẵn của ngân hàng.

Ủy nhiệm chi là lệnh thanh toán do chủ tài khoản lập, yêu cầu ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản người khác.

Đặc điểm:

• Do chủ tài khoản trực tiếp lập

• Ngân hàng thực hiện chuyển tiền ngay

• Có thể lập: Trên giấy hoặc online (Internet Banking)

• Không có thời hạn như séc

• Là hình thức phổ biến nhất hiện nay

• Hình thức: Chứng từ kế toán/ngân hàng hoặc giao dịch điện tử.

==> Dựa theo phương thức chuyển tiền, Anh chị có thể lựa chọn phương thức thanh toán trên chứng từ Chi tiền gửi ở phần mềm để quản lý nội bộ (sẽ có sự khác nhau về tiền tố khi đánh số chứng từ, ví dụ SCK…hoặc UNC…), về mặt hạch toán kế toán thì không ảnh hưởng

Trường hợp đã khai báo hợp đồng tín dụng (hoặc khế ước vay) nhưng khi vào danh sách khế ước lại không hiển thị danh sách đã khai báo thì Anh chị nhấn vào Xem danh sách chứng từ ở màn hình để chuyển sang giao diện danh sách => Sau đó nhấn Lọc và chọn khoảng thời gian từ ngày phát sinh hợp đồng tín dụng (hoặc khế ước vay) để hiển thị thông tin.

Nguyên nhân: 

• Do chứng từ nhập số tiền âm

• Do lập chứng từ ủy nhiệm chi nhưng hạch toán Nợ TK 112 / Có TK liên quan (khác TK 112)

Giải pháp: Anh chị kiểm tra lại số tiền và định khoản kế toán trên chứng từ ủy nhiệm chi (chi tiền gửi cần hạch toán Nợ TK liên quan / Có TK 112)

Biểu hiện: Đơn vị muốn xem báo cáo tiền gửi (TK 112) mà không bị tách riêng các dòng định khoản chi tiết khác nhau (ví dụ chứng từ bị tách dòng hạch toán chi phí và hạch toán thuế)

Giải pháp: Để xem báo cáo tiền gửi (TK 112) mà không tách riêng từng dòng hạch toán chi tiết khác nhau, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo \ Tiền gửi \ Sổ tiền gửi ngân hàng

Bước 2: Chọn tham số mở báo cáo, tích chọn Cộng gộp theo chứng từ

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo

Vấn đề: Khi lập khế ước vay nhằm mục đích chi trả lương cho nhân viên, người dùng thường phân vân trong việc lựa chọn phương thức giải ngân phù hợp. Do nhân viên không mặc định là nhà cung cấp trên hệ thống nên dễ gây lúng túng khi chọn hình thức chuyển trả.

Giải pháp: Trường hợp tạo khế ước vay để trả lương nhân viên, Anh/Chị chọn phương thức giải ngân Chuyển trả nhà cung cấp.

Thực hiện thêm bước thiết lập:

• Vào Danh mục Nhân viên, chọn mã nhân viên cần sử dụng.

• Nhấn Sửa và tích chọn Là nhà cung cấp.

Sau khi thiết lập, Anh/Chị có thể chọn nhân viên đó tại thông tin nhà cung cấp trên khế ước vay.

Vấn đề: Trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều chứng từ liên quan đến các số tài khoản ngân hàng khác nhau. Khi cần ghi sổ riêng theo từng số tài khoản ngân hàng (ví dụ để kiểm soát số liệu hoặc xử lý từng tài khoản một), kế toán cần lọc và thực hiện ghi sổ theo từng ngân hàng thay vì ghi sổ đồng loạt.

Giải pháp: Để ghi sổ chứng từ theo từng tài khoản ngân hàng, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Lọc chứng từ theo số tài khoản ngân hàng

• Vào phân hệ Tiền gửi \ Tab Thu, chi tiền \ Nhấn Lọc.

• Chọn tham số lọc: Số tài khoản ngân hàng cần ghi sổ, Trạng thái ghi sổ: Chưa ghi sổ, Khoảng thời gian.

• Nhấn Lọc để hiển thị danh sách chứng từ.

Bước 2: Thực hiện ghi sổ hàng loạt

• Tích chọn các chứng từ cần ghi sổ.

• Chọn Thực hiện hàng loạt \ Ghi sổ.

Thực hiện tương tự với các tài khoản ngân hàng khác

Lưu ý:

• Danh sách trên tab Thu, chi tiền chỉ hiển thị các chứng từ ngân hàng được lập tại các phân hệ: Tiền gửi, Mua hàng, Bán hàng.

• Đối với các chứng từ liên quan đến ngân hàng nhưng được lập ở phân hệ khác (như Tiền mặt, Tổng hợp…), Anh/Chị cần vào đúng phân hệ tương ứng để thực hiện ghi sổ (nếu có).

Khi thực hiện hạch toán bút toán Nợ 112/Có 112, anh/chị không thấy hiển thị tài khoản nhận tiền để lựa chọn.

Nguyên nhân: Do đang lập chứng từ Ủy nhiệm chi (UNC) – đây là nghiệp vụ dùng cho chuyển tiền ra ngoài doanh nghiệp, nên hệ thống sẽ không cho chọn tài khoản ngân hàng nội bộ nhận tiền

Giải pháp: Đối với nghiệp vụ chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng trong cùng doanh nghiệp, anh/chị vào phân hệ Tiền gửi, tab Thu chi tiền, tại mũi tên cạnh Chi tiền chọn  Chuyển tiền nội bộ.

Vấn đề: Đơn vị lập chứng từ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền gửi ngân hàng nhưng khi xem báo cáo tiền gửi lại có số tiền hiển thị ở cột Chi

Nguyên nhân: Do trên chứng từ bán hàng có phát sinh chiết khấu => hệ thống sẽ ghi nhận thêm bút toán liên quan đến tiền chiết khấu. Do đó, dù là thu tiền ngay, trên báo cáo tiền gửi vẫn có thể xuất hiện số tiền ở cột Chi

Giải pháp:

Khi phát sinh chiết khấu, chứng từ bán hàng sẽ có 2 nhóm hạch toán:

1. Ghi nhận doanh thu và thuế:

Nợ TK 112

Có TK 511

Có TK 33311

2. Ghi nhận chiết khấu:

Nợ TK 5211 (TT200, TT99) hoặc TK 511 (TT133)

Có 112

👉 Do có phát sinh Có TK 112 ở bút toán chiết khấu nên khi lên báo cáo tiền gửi, khoản này sẽ được hiển thị vào cột Chi.

Lưu ý:

• Đây là cách thể hiện đúng theo hạch toán kế toán
• Có thể kiểm tra chi tiết bằng cách: Trên chứng từ nhấn mũi tên cạnh chữ In → chọn Mẫu chứng từ kế toán để xem đầy đủ các bút toán phát sinh

Vấn đề: Khi lập chứng từ phiếu chi (chi tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi (chi tiền gửi), người dùng không thấy tab thuế (kê khai hóa đơn) để nhập thông tin hóa đơn đầu vào.

Nguyên nhân:  do chưa chọn đúng loại nghiệp vụ trên chứng từ là “chi mua ngoài có hóa đơn”, nên phần mềm không hiển thị các tab liên quan đến thuế, hóa đơn.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:

• Khi lập phiếu chi/ủy nhiệm chi, chọn loại “Chi mua ngoài có hóa đơn”

→ Khi đó, chứng từ sẽ hiển thị thêm: Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế (nếu không tích chọn “Hạch toán gộp nhiều hóa đơn”) hoặc Tab Kê khai hóa đơn (nếu có tích chọn “Hạch toán gộp nhiều hóa đơn”)

→ Sau khi chọn đúng loại nghiệp vụ, anh/chị có thể nhập thông tin hóa đơn và hạch toán thuế bình thường.