Một số câu hỏi thường gặp về Báo cáo tài chính trên phần mềm AMIS kế toán

Nguyên nhân: Khi xem bảng cân đối tài khoản, một số tài khoản doanh thu, chi phí có số dư cuối kỳ hai bên (vừa dư nợ vừa dư có cuối kỳ) là do tài khoản đó đang tích chọn Theo dõi chi tiết theo đối tượng trong Hệ thống tài khoản và khi mở báo cáo có tích chọn Hiển thị số dư hai bên.

Cách xử lý: Để không bị hiển thị số dư hai bên đối với các tài khoản doanh thu, chi phí, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Hệ thống tài khoản

Bước 2: Tại dòng tài khoản cần chỉnh sửa, nhấn Sửa tại cột Chức năng

Bước 3: Bỏ tích chọn Theo dõi chi tiết theo Đối tượng

Bước 4: Nhấn Cất

Sau đó Anh chị mở lại Bảng cân đối tài khoản kiểm tra lại

Nguyên nhân: Do có sự thay đổi định dạng số tiền trên phần mềm, trước đó có để số lẻ sau đó chỉnh về làm tròn số

Cách xử lý:

Bước 1: Xóa chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã làm

Bước 2: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Định dạng số \ chỉnh định dạng Tiền quy đổi thành 3 hoặc 4 số thập phân \ nhấn Cất

Bước 3: Thực hiện lại bút toán kết chuyển lãi lỗ

Bước 4: Làm tương tự bước 2, chỉnh lại định dạng số Tiền quy đổi về 0 để làm tròn số

Sau đó Anh chị kiểm tra lại số liệu trên Bảng cân đối tài khoản

Đơn vị đã lập và lưu Báo cáo tài chính trên phần mềm AMIS Kế toán, sau đó phát sinh nhu cầu xem lại Báo cáo tài chính cũ đã lưu hoặc xóa Báo cáo tài chính đã lập để lập lại báo cáo mới (do sai số liệu, thay đổi dữ liệu hạch toán hoặc lập nhầm báo cáo)

Giải pháp: Anh/chị làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp \ tab Lập báo cáo tài chính

Bước 2: Nhấn Xem để xem lại báo cáo đã lưu. Trường hợp muốn xóa, Trỏ chuột vào dòng báo cáo cần xóa, cột Chức năng nhấn ▼ chọn Xóa

Bước 3: Trường hợp sau khi thực hiện xóa xong báo cáo cũ, để lập báo cáo mới anh/chị nhấn Lập báo cáo tài chínhtheo hướng dẫn tại đây

Trả lời: Khi anh/chị xem báo cáo và đã chọn báo cáo theo khoảng thời gian (theo tháng, quý, năm), nhưng trên báo cáo lại hiển thị dạng “Từ ngày … đến ngày …” không đúng. Thực hiện thiết lập lại như sau:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung

Bước 2: Ở mục Chế độ kế toán , dòng Ngày bắt đầu năm tài chính chọn 1/1

Bước 3: Nhấn Cất rồi nhấn Đóng. Sau khi chỉnh xong mở lại báo cáo rồi kiểm tra lại

Để xem công thức lấy số liệu chỉ tiêu Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố trên thuyết minh báo cáo tài chính, Anh chị thực hiện như sau

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp \ tab Quy trình \ Tiện ích \ Thiết lập báo cáo tài chính 

Bước 2: Tại dòng Tên báo cáo, nhấn biểu tượng ∇ chọn Thuyết minh báo cáo tài chính

Bước 3: Vào mục 2. Thông tin bổ sung, kéo thanh cuộn xuống mục VII.9 Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố, sau đó Anh chị xem công thức tại cột Đầu năm, Cuối năm 

Trường hợp trên Bảng cân đối tài khoản xuất hiện số dư tài khoản tổng mà xem tài khoản con không có số dư là do lỗi trong quá trình tạo tài khoản con, chưa chuyển hết số liệu từ tài khoản tổng sang tài khoản con.

Để xử lý trường hợp này, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra ngày bắt đầu dữ liệu

• Vào biểu tượng bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Nhấn Tùy chọn\Tùy chọn chung.
• Tại mục Chế độ kế toán, Anh chị xem dòng Ngày bắt đầu dữ liệu để biết được ngày bắt đầu là ngày nào.

Bước 2: Thực hiện bảo trì dữ liệu tại ngày bắt đầu để cập nhật lại số dư

Lưu ý: Trước khi bảo trì nên thực hiện sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn dữ liệu và thuận tiện đối chiếu lại dữ liệu khi cần. Tại đây

• Vào Các tiện ích và thiết lập\ chọn Bảo trì dữ liệu, chọn thời gian bảo trì Từ ngày, Đến ngày là ngày bắt đầu dữ liệu
• Khi bảo trì tích vào ô Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ.

Bước 3: Vào Bảng cân đối tài khoản, nạp lại.

Để xem Bảng cân đối tài khoản theo tài khoản mẹ hoặc chi tiết đến tài khoản con, Anh chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào Báo cáo \ Báo cáo tài chính \ Bảng cân đối tài khoản
• Bước 2: Chọn tham số xem báo cáo.
  • Tại mục Bậc tài khoản: nhấn ∇ chọn bậc 1 nếu như chỉ muốn xem báo cáo theo tài khoản mẹ, chọn bậc lớn hơn nếu muốn xem báo cáo chi tiết đến tài khoản con theo từng cấp
  • Tích chọn Hiển thị số dư hai bên: nếu muốn hiển thị đúng số dư bên nợ, bên có đối với các tài khoản lưỡng tính
• Bước 3: Nhấn Xem báo cáo

Anh/chị đã hạch toán trên chứng từ vào tài khoản 632 nhưng khi xem Bảng cân đối tài khoản không hiển thị phát sinh có thể do các nguyên nhân sau:

– Nguyên nhân 1: Chưa thực hiện tính giá xuất kho 

Hệ thống chỉ ghi nhận giá vốn vào TK 632 sau khi thực hiện tính giá xuất kho. Nếu chưa thực hiện bước này, tài khoản 632 sẽ chưa phát sinh.

Giải pháp 1: Vào phân hệ  Kho – Quy trình – Tính giá xuất kho để hệ thống ghi nhận giá vốn.

– Nguyên nhân 2: Hạch toán sai tài khoản giá vốn

Chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã phát sinh nhưng hạch toán sai tài khoản giá vốn (không ghi nhận Nợ TK 632), khiến số liệu chỉ hiển thị trên Sổ chi tiết bán hàng mà không lên phát sinh TK 632.

Giải pháp 2: Vào Báo cáo \ Bán hàng \ Sổ chi tiết bán hàng, hiển thị cột TK giá vốn để kiểm tra các chứng từ.

Nếu phát hiện chứng từ đang hạch toán không phải TK 632, anh/chị chỉnh sửa lại tài khoản giá vốn cho đúng để số liệu lên Bảng cân đối tài khoản.

Vấn đề: Khi lập Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, kế toán thấy chỉ tiêu Chi phí lãi vay không lên số liệu dù trong kỳ có phát sinh hạch toán lãi vay.

Nguyên nhân: là do trên mẫu báo cáo mặc định, chỉ tiêu Chi phí lãi vay không được thiết lập công thức tự động lấy số liệu. Các khoản phát sinh trên tài khoản 635 – Chi phí tài chính sẽ được tổng hợp vào Chỉ tiêu 7. Chi phí tài chính, thay vì tách riêng phần lãi vay.

Giải pháp: Anh/Chị có thể xử lý theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhập tay số liệu

• Lập báo cáo tài chính theo hướng dẫn tại đây

• Căn cứ số phát sinh lãi vay thực tế để nhập thủ công vào chỉ tiêu Chi phí lãi vay.

Cách 2: Thiết lập lại công thức tự động

• Vào phân hệ Tổng hợp → Quy trình → chọn Tiện ích → Thiết lập báo cáo tài chính.

• Chọn báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh

• Chỉnh sửa công thức của chỉ tiêu Chi phí lãi vay để lấy số liệu từ tài khoản phù hợp (ví dụ 635 chi tiết lãi vay).

Tham khảo hướng dẫn Thiết lập công thức báo cáo tài chính tại đây

Sau khi thiết lập lại công thức, hệ thống sẽ tự động lên số liệu cho chỉ tiêu này trong các kỳ sau.

Vấn đề: Trường hợp TK 333 trên Sổ chi tiết không còn số dư, nhưng khi xem trên Bảng cân đối tài khoản vẫn hiển thị đồng thời số dư Nợ và số dư Có (bằng nhau) thường do đặc điểm của tài khoản 333.

TK 333 là tài khoản tổng hợp có tính chất lưỡng tính, các tài khoản con (như 3331, 3333, 3334…) cũng có thể phát sinh số dư Nợ hoặc số dư Có tùy theo nghiệp vụ. Khi xem Bảng cân đối tài khoản, hệ thống không tự động bù trừ số dư giữa các tài khoản con với nhau.

Ví dụ:

• TK 33311 có số dư Có

• TK 3333 có số dư Nợ

Thì trên Bảng cân đối tài khoản sẽ vẫn hiển thị đồng thời dư Nợ và dư Có

Giải pháp: Khi kiểm tra số dư TK 333 trên Bảng cân đối tài khoản, Anh/Chị thực hiện:

• Chọn tham số mở báo cáo ở bậc tài khoản cao nhất

• Tích chọn Hiển thị số dư hai bên

• Kiểm tra chi tiết số dư từng tài khoản con của TK 333

• Đối chiếu lại nghiệp vụ đã hạch toán để đảm bảo ghi nhận đúng tính chất Nợ/Có của từng tài khoản con

Từ đó xác định chính xác nguyên nhân và điều chỉnh (nếu có sai sót).