Phần mềm hiển thị cảnh báo khi xuất kho vượt quá số lượng tồn theo lô

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và sử dụng chức năng cảnh báo khi xuất kho vượt quá số lượng tồn theo lô trên phần mềm. Nội dung bao gồm chi tiết thay đổi từ phiên bản R46, cách cấu hình tùy chọn cảnh báo, các trường hợp cảnh báo và phạm vi áp dụng cho các loại chứng từ liên quan đến xuất kho.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản R46: Khi áp dụng tùy chọn không cho phép xuất kho vượt quá số lượng tồn, chương trình vẫn cho phép xuất bán các lô đã hết hàng, dẫn đến việc kế toán phải chỉnh sửa lại khi kiểm kê.
• Từ phiên bản R46 trở đi: Khi xuất kho vượt quá số lượng tồn theo lô, chương trình cho phép người dùng lựa chọn việc có xuất kho vượt quá số lượng tồn hay không để phù hợp với nhu cầu quản trị.

3. Cách thực hiện bật hiển thị cảnh báo khi xuất kho vượt quá số lượng tồn theo lô

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa

Bước 2: Lựa chọn chế độ cảnh báo

Chương trình bổ sung tùy chọn Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn theo lô và hạn sử dụng, hiển thị khi dữ liệu của đơn vị thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau:

• Có tích chọn Theo dõi vật tư hàng hóa chi tiết theo số lô, hạn sử dụng
• Phương pháp tính giá: Không phải là phương pháp tính giá đích danh

Khi đó chương trình sẽ cho phép người dùng lựa chọn có hiển thị cảnh báo khi xuất kho vượt quá số lượng tồn theo lô hay không tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị:

• Trường hợp lựa chọn Không cảnh báo: Chương trình thực hiện cất chứng từ như bình thường.
• Trường hợp lựa chọn Cảnh báo và có ghi sổ: Chương trình sẽ hiển thị cảnh báo và cho phép người dùng lựa chọn có ghi sổ chứng từ hay không:

• Trường hợp lựa chọn Cảnh báo và không ghi sổ: Chương trình hiển thị cảnh báo và người dùng không được phép ghi sổ các chứng từ này

Lưu ý: Sau khi thiết lập tùy chọn cảnh báo, khi thực hiện các chứng từ xuất kho liên quan đến số lô, nếu số lượng xuất vượt quá tồn kho theo lô, chương trình sẽ xử lý theo đúng chế độ cảnh báo đã chọn.

3. Phạm vi áp dụng

Tùy chọn cảnh báo này áp dụng cho các loại chứng từ sau:

• Chứng từ trả lại hàng mua (tích chọn Trả lại hàng trong kho)
• Chứng từ xuất kho (bao gồm: xuất kho, xuất từ lắp ráp/tháo dỡ, xuất từ kiểm kê)
• Chứng từ chuyển kho
• Chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho