Thay thế hóa đơn về giá trị 0 (trường hợp hóa đơn máy tính tiền thay thế cho hóa đơn có mã hoặc không mã) theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Mục đích: Bài viết này giúp Anh/Chị hiểu rõ quy trình thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành về giá trị 0 trong các trường hợp giao dịch không thực hiện hoặc hóa đơn bị xuất trùng, đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nội dung tổng quan gồm:

• Lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thay thế hóa đơn.
• Lập hóa đơn thay thế.

Ví dụ cụ thể

Giả sử đã xuất hóa đơn số 00000003 ngày 18/06/2025, ký hiệu 1C25TYY cho khách hàng, giá trị 17.325.000đ. Nay do xuất trùng, muốn thay thế hóa đơn này về giá trị  0. Đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn máy tính tiền.

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và gửi đến người mua trước khi lập hóa đơn thay thế

• Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Hóa đơn. Nhấn Thêm hóa đơn\Hóa đơn thay thế\Lập biên bản
• Phần mềm sẽ hiển thị Thông báo về quy định lập hóa đơn thay thế, nhấn vào Lập biên bản hệ thống sẽ điều hướng sang Meinvoice Web để lập biên bản thỏa thuận.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Bước 2: Lập hóa đơn thay thế gửi CQT cấp mã để gửi cho người mua

• Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Hóa đơn. Chọn biểu tượng mũi tên (▼) bên cạnh Thêm hóa đơn\Hóa đơn thay thế\Nhấn Lập HĐ thay thế.

• Lựa chọn loại hóa đơn cần thay thế và thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn sai sót. Nhấn Lấy dữ liệu.
• Chương trình hiển thị danh sách hóa đơn sai sót thỏa mãn các điều kiện đã thiết lập.
• Lựa chọn hóa đơn cần thay thế.

• Nhấn Đồng ý, chương trình hiển thị cảnh báo:
  • Sau khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn vừa chọn thì hóa đơn này sẽ được tách khỏi chứng từ bán dịch vụ, hóa đơn bị thay thế sẽ không còn giá trị sử dụng và người dùng sẽ không thể khôi phục được trạng thái ban đầu của hóa đơn.
  • Chương trình sẽ thực hiện bỏ ghi chứng từ bán dịch vụ lập kèm với hóa đơn này, người dùng phải thực hiện sửa lại chứng từ cho đúng và phát hành hóa đơn điện tử mới.

• Nhấn Có, chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ bán hàng.
• Phần mềm ngầm định tích chọn tại ô “Là hóa đơn thay thế” trên chứng từ bán hàng và hiển thị thông tin hóa đơn bị thay thế.
• Trên chứng từ bán hàng tích chọn ô “Là hóa đơn từ máy tính tiền”
• Sửa lại toàn bộ số lượng từng dòng hàng hóa = 0, chương trình tự động tính toán số liệu hóa đơn (giá trị hóa đơn = 0)

• Nhấn Cất
• Nhấn Phát hành hóa đơn để phát hành hóa đơn thay thế.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần)
• Gửi hóa đơn máy tính tiền cho cơ quan thuế: xem hướng dẫn chi tiết tại đây.