Khóa sổ/bỏ khóa sổ kỳ kế toán

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp\Quy trình, chọn phần Khóa sổ kỳ kế toán, chọn Khóa sổ kỳ kế toán

Bước 2: Tại mục chọn Ngày khóa sổ mới: nhập ngày muốn thực hiện khóa sổ (sau khi khóa sổ, sẽ không thể thêm, sửa, xóa các chứng từ được hạch toán trong thời gian từ ngày khóa sổ mới trở về trước).

Lưu ý: Trường hợp đơn vị có nhiều chi nhánh, Tổng công ty có thể khóa sổ của chi nhánh phụ thuộc bằng cách tích chọn chi nhánh muốn khóa sổ trong danh sách (khi đó chi nhánh phụ thuộc sẽ không thể bỏ khóa sổ để sửa chứng từ của chi nhánh được).

Bước 3: Nhấn Thực hiện. Chương trình sẽ thực hiện khóa sổ kỳ kế toán.

• • Trường hợp trong kỳ khóa sổ có chứng từ chưa được ghi sổ, chương trình sẽ xuất hiện thông báo:

• • Nhấn Không, chương trình sẽ hủy thao tác khóa sổ.
  • Nhấn Có, chương trình sẽ liệt kê danh sách các chứng từ chưa được ghi sổ.

Bước 4: Xử lý chứng từ chưa ghi sổ:

• • • Tại cột Số chứng từ, ấn vào từng số chứng từ để kiểm tra.
    • Tại cột Cách xử lý, lựa chọn phương án xử lý cho từng chứng từ
      • Ghi sổ: đối với chứng từ đúng.
      • Xóa: đối với chứng từ sai/chứng từ làm nháp.
      • Chuyển ngày hạch toán: về sau ngày khóa sổ mới nếu vẫn muốn giữ chứng từ nháp (chứng từ này sẽ vẫn ở trạng thái Chưa Ghi Sổ)

Bước 5: Nhấn Xử lý. Chương trình sẽ tự động xử lý các chứng từ chưa được ghi sổ theo phương án đã chọn và hiển thị kết quả xử lý:

• • Trường hợp xử lý thành công, nhấn Kết thúc chương trình sẽ thực hiện khóa sổ kỳ kế toán.
  • Trường hợp xử lý không thành công, cần kiểm tra lại nguyên nhân và xử lý các chứng từ chưa ghi sổ này chương trình mới có thể khóa sổ kỳ kế toán. (Có thể nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ gốc lên xem và chỉnh sửa)

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp/Quy trình, chọn phần Khóa sổ kỳ kế toán, chọn Bỏ khóa sổ kỳ kế toán.

Bước 2: Tại mục Ngày khóa sổ mới: chọn ngày khóa sổ mới (trước ngày khóa sổ hiện thời).

Bước 3: Nhấn Thực hiện. Khi đó, dữ liệu tính từ ngày khóa sổ mới tới ngày khóa sổ hiện thời sẽ được bỏ khóa sổ.

Lưu ý: Ngày bỏ khóa sổ phải lớn hơn ngày bắt đầu dữ liệu (ví dụ dữ liệu bắt đầu từ ngày 01/01/2023 thì chỉ được bỏ khóa sổ từ ngày 31/12/2022 đến thời điểm hiện tại, không bỏ khóa sổ ngày 30/12/2022 trở về trước). Xem được ngày bắt đầu dữ liệu theo hướng dẫn tại đây.