Lập và phát hành hóa đơn có thông tin MĐVCQHVNS, số Căn cước công dân, số Hộ chiếu

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách lập và phát hành hóa đơn điện tử có thông tin Mã đơn vị có quan hệ với Ngân sách (MĐVCQHVNS), số Căn cước công dân, số Hộ chiếu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, giúp kế toán tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Nội dung bài viết gồm:

• Giới thiệu quy định về việc bổ sung thông tin MĐVCQHVNS, CCCD, Hộ chiếu trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Hướng dẫn chi tiết các bước lập và phát hành hóa đơn điện tử có các thông tin này, bao gồm: thiết lập mẫu hóa đơn, khai báo thông tin khách hàng, nhập dữ liệu hóa đơn, phát hành và gửi hóa đơn.
• Lưu ý khi nhập khẩu hóa đơn từ file dữ liệu, cách thêm và ghép cột thông tin MĐVCQHVNS, CCCD, Hộ chiếu trên phần mềm.

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử, người bán cần bổ sung thông tin mã định danh của người mua trong một số trường hợp:

• Đối với tổ chức, đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước: phải khai báo Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (MSDVCQHVNS).

• Đối với cá nhân không có mã số thuế: trên hóa đơn thể hiện số Căn cước công dân (CCCD) hoặc số Hộ chiếu (nếu cần)

Để phát hành hóa đơn có hiển thị các thông tin nêu trên, kế toán cần thiết lập mẫu hóa đơn có hiển thị các thông tin đó trước khi lập và phát hành.

 Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP xem chi tiết tại đây.

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh (tổ chức kinh doanh, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) có mã số thuế: thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo về mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thể hiện trên hóa đơn là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Đồng thời Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã với cơ quan thuế phải được CQT chấp nhận.

Để thực hiện lập và phát hành hóa đơn điện tử có thông tin MĐVCQHVNS, số Căn cước công dân, số Hộ chiếu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bạn thực hiện theo các bước sau: