Khai báo CCDC đầu kỳ

Có thể khai báo CCDC đầu kỳ theo hai cách: nhập trực tiếp trên phần mềm hoặc nhập danh sách từ tệp Excel.

– Cách 1: Nhập CCDC đầu kỳ trực tiếp vào phần mềm

Bước 1: Nhấn biểu tượng bánh răng ⚙️ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu, chọn mục CCDC đang sử dụng đầu kỳ:

Bước 2: Nhấn Khai báo CCDC đầu kỳ:

Bước 3: Nhập các thông tin chi tiết cho CCDC năm trước như: Mã CCDC, Tên CCDC, Số lượng, Ngày ghi tăng, Tổng số kỳ phân bổ, Số kỳ phân bổ còn lại, Giá trị CCDC…

Bước 4: Tại tab Đơn vị sử dụng, khai báo thông tin phòng ban đang sử dụng cho lần lượt từng CCDC:

Bước 5: Tại tab Thiết lập phân bổ, thiết lập tỷ lệ phân bổ và tài khoản chi phí để phân bổ giá trị CCDC cho bộ phận sử dụng tương ứng:

Bước 6: Nhấn Cất. Chương trình tự chuyển thông tin CCDC sang tab Sổ theo dõi CCDC và Ghi tăng trên phân hệ Công cụ dụng cụ để theo dõi

Bước 7: Quay lại giao diện Nhập số dư ban đầu, chọn Số dư tài khoản → Nhập số dư.
Thêm dòng và nhập số dư cho TK 242 theo nguyên tắc:

Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 242 (hoặc 242x nếu TK 242 có mở tiết khoản) = (Giá trị còn lại CCDC đầu kỳ + Số tiền còn lại chi phí trả trước đầu kỳ) của các CCDC/Chi phí trả trước có khai báo TK chờ phân bổ tương ứng.

– Cách 2: Nhập danh sách CCDC đầu kỳ từ tệp Excel

Bước 1: Nhấn biểu tượng bánh răng ⚙️ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu, chọn mục CCDC đang sử dụng đầu kỳ:

Bước 2: Nhấn biểu tượng ▼ cạnh nút Khai báo CCDC đầu kỳ chọn Nhập công cụ dụng cụ đầu kỳ từ Excel

Chương trình sẽ hiển thị giao diện nhập khẩu từ excel:

Bước 3: Chọn tệp nguồn

• Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
• Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng làm tiêu đề cho cột.
• Có 3 lựa chọn nhập khẩu thông tin:

• • Thêm mới: NSD sẽ tạo mới các mã trong danh mục VTHH, NCC, khách hàng …
  • Cập nhật: NSD sẽ cập nhật, bổ sung thêm các thông tin của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
  • Ghi đè: Cập nhật dữ liệu theo thông tin mới của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
• Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục.

Bước 4: Ghép dữ liệu

• Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình:

• Trường hợp là file do bạn tự tạo không theo mẫu chương trình thì cần  thực hiện ghép cột thủ công:

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu

• Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo:
• Nếu vừa có dòng hợp lệ và không hợp lệ, khi đó có thể lựa chọn:
  • Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
  • Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

Bước 6: Kết quả nhập khẩu dữ liệu

• Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 5
• Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

Bước 7: Quay lại giao diện Nhập số dư ban đầu, chọn Số dư tài khoản → Nhập số dư.
Thêm dòng và nhập số dư cho TK 242 theo nguyên tắc:

Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 242 (hoặc 242x nếu TK 242 có mở tiết khoản) = (Giá trị còn lại CCDC đầu kỳ + Số tiền còn lại chi phí trả trước đầu kỳ) của các CCDC/Chi phí trả trước có khai báo TK chờ phân bổ tương ứng.

• Việc theo dõi CCDC phải được thực hiện đồng thời trên cả Sổ cái tài khoản 242 và Sổ theo dõi CCDC. Trong đó:
  
  • Sổ cái tài khoản 242: dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau (trong đó có bao gồm CCDC).
    
  • Sổ theo dõi CCDC: dùng để theo dõi chi tiết về CCDC như: Mã CCDC, Tên CCDC, Số lượng, Giá trị CCDC, Tổng số kỳ phân bổ, Số kỳ phân bổ còn lại, Giá trị đã phân bổ, Giá trị còn lại…
• Việc theo dõi CCDC trên 2 hệ thống sổ này phải khớp nhau. Do đó, khi khai báo CCDC đầu kỳ thì “Giá trị còn lại của CCDC đầu kì” phải được phản ánh tương ứng trên số dư đầu kỳ của tài khoản 242.
• Để sửa lại thông tin CCDC đầu kỳ, vào phân hệ Công cụ dụng cụ\tab Ghi tăng, chọn thông tin CCDC đầu kỳ muốn thay đổi và nhấn Sửa