3.8. Chênh lệch nhập, xuất kho giữa sổ kho thủ kho và sổ kế toán

LƯU Ý: Nếu anh (chị) không sử dụng phân hệ Thủ kho trên phần mềm Amis kế toán thì có thể bỏ qua thông báo này mà không ảnh hướng đến báo cáo tài chính
————————
1. Biểu hiện:

Trường hợp trong kỳ có chênh lệch về số lượng vật tư hàng hóa (VTHH) nhập/xuất kho giữa Sổ kho của thủ kho và Sổ kế toán (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ và số lượng nhập/xuất có chênh lệch.

Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị báo cáo này trong trường hợp Thủ kho có sử dụng phần mềm để ghi sổ kho (xem hướng dẫn tại đây).

2. Nguyên nhân và Giải pháp

Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng theo một trong các trường hợp sau:

+ Nguyên nhân 1: Chứng từ đã ghi lên sổ kế toán nhưng chưa được ghi vào sổ kho.

Giải pháp: Nhấn vào Số chứng từ để kiểm tra nội dung chi tiết của chứng từ, nếu là chứng từ hợp lệ nhưng quên chưa ghi vào sổ kho thì vào phân hệ Thủ kho để thực hiện ghi sổ chứng từ này vào sổ kho. Xem hướng dẫn ghi sổ kho tại đây.

+ Nguyên nhân 2:. Chứng từ đã ghi lên sổ kho nhưng bị bỏ ghi hoặc xóa trên sổ kế toán.

Giải pháp: Nhấn vào Số chứng từ để kiểm tra nội dung chi tiết của chứng từ:

• Nếu là chứng từ hợp lệ thì vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho để tìm kiếm theo Số chứng từ, sau đó Ghi sổ lại. Nếu không tìm thấy chứng từ thì vào phân hệ Thủ kho để Bỏ ghi chứng từ này (hoặc nhấn Bỏ ghi ngay trên chứng từ vừa mở lên), sau đó lập lại chứng từ mới thay thế trên sổ kế toán và đồng thời vào phân hệ Thủ kho để ghi sổ chứng từ mới lập.
• Nếu là chứng từ không hợp lệ thì nhấn Xóa (hoặc vào phân hệ Thủ kho để Bỏ ghi chứng từ này)

+ Nguyên nhân 3: Số lượng nhập/xuất kho ghi trên sổ kế toán và sổ kho lệch nhau.

Giải pháp: Kiểm tra lại và chỉnh sửa lại Số lượng trên chứng từ cho đúng thực tế.