Làm thế nào khi xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ (không phục vụ HĐSXKD)?

Quà tặng như bánh trung thu, giỏ quà Tết, quà lễ, quà tri ân khách hàng, nhân viên… là những hàng hóa doanh nghiệp sử dụng để biếu, tặng theo mục đích nội bộ hoặc chăm sóc khách hàng. Khi hạch toán hàng biếu tặng, kế toán cần tuân thủ đúng quy định về kế toán và thuế GTGT để ghi nhận chính xác trên sổ sách kế toán và hóa đơn.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn chi tiết các bước lập phiếu xuất kho, xuất hóa đơn GTGT, định khoản kế toán và lưu ý về cách ghi nhận doanh thu, chi phí, thuế GTGT đối với hàng hóa biếu tặng, sử dụng nội bộ.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, thủ kho hoặc người phụ trách nghiệp vụ xuất kho, phát hành hóa đơn trên phần mềm.

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

=> Vậy là: Khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên thì doanh nghiệp phải xuất hóa đơn.

Lưu ý: Xuất hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng không có quy định riêng bắt buộc phải sử dụng một loại hóa đơn điện tử cụ thể. Người bán thực hiện lập hóa đơn theo loại hóa đơn mà đơn vị thuộc đối tượng sử dụng theo quy định; trường hợp thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì phải sử dụng loại hóa đơn này. Khi lập hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ thông tin người mua theo quy định

Ngoài ra, căn cứ theo điểm a3, mục 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biểu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

Doanh nghiệp bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm việc lập hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan; cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

• Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khẩu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
• Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghỉ trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng…năm”.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hóa đơn:

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

=> Do đó, thời điểm xuất hóa đơn biếu tặng là thời điểm doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu quà tặng cho khách hàng.

Nghiệp vụ “Xuất kho hàng bán đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng ngay” được thực hiện trên phần mềm như sau: