1.Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn bạn cách xác định nguyên nhân và xử lý khi số tồn quỹ cuối kỳ trên phần mềm bị âm, dương hoặc sai lệch so với thực tế, giúp đảm bảo số liệu quỹ tiền mặt chính xác và khớp với thực tế phát sinh.
Nội dung bài viết gồm: Bài viết trình bày các biểu hiện sai lệch số tồn quỹ, phân tích nguyên nhân theo từng trường hợp dữ liệu hạch toán riêng từng năm hoặc chung nhiều năm, đồng thời hướng dẫn kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh số dư, chứng từ phát sinh.
Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho kế toán, thủ quỹ hoặc người dùng chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh số liệu quỹ tiền mặt trên phần mềm kế toán doanh nghiệp.
2. Biểu hiện
Số tồn quỹ cuối kỳ bị âm, dương sai so với thực tế.
3. Các vấn đề và cách xử lý
Trường hợp Số tồn quỹ cuối kỳ bị âm, dương sai so với thực tế thường do một số nguyên nhân sau:
3.1. Đối với dữ liệu hạch toán riêng từng năm tài chínhBước 1: Kiểm tra lại số dư đầu kỳ Đơn vị cần kiểm tra lại số dư tồn quỹ cuối kỳ trên báo cáo năm trước đã khớp với số đầu kỳ trên dữ liệu đang hạch toán. Giải pháp
Bước 2: Kiểm tra phát sinh Thu/ Chi trong năm Cần kiểm tra các chứng từ đã hạch toán đã đầy đủ thu/chi chứng từ phát sinh chưa – kế toán chủ động kiểm tra so với chứng từ thực tế phát sinh tại đơn vị so với số liệu đã nhập trên phần mềm. Trên giao diện Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt:
Sau đó in lại báo cáo và kiểm tra 3.2. Đối với dữ liệu hạch toán chung nhiều năm tài chínhBước 1: Kiểm tra lại số dư đầu kỳ Do hạch toán chung các năm tài chính trên 1 dữ liệu kế toán, nên tồn quỹ đầu năm sẽ chạy tự động dựa vào hạch toán các năm trước.
Bước 2: Kiểm tra phát sinh Thu/ Chi trong năm Cần kiểm tra các chứng từ đã hạch toán đã đầy đủ thu/chi chứng từ phát sinh chưa – kế toán chủ động kiểm tra so với chứng từ thực tế phát sinh tại đơn vị so với số liệu đã nhập trên phần mềm. Trên giao diện Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt:
Sau đó in lại báo cáo và kiểm tra |